體系與實際的一致性還表現在用形象直觀的形式表述企業的質量管理體系。企業的機構設定、職能描述和規章制度都應該使企業的每一位員工看得清、聽得懂、學得會，而不應故弄玄虛、高深莫測。不知從什麼時候開始，有的企業的管理者不知從那裡揀來一些誰也不懂的外來語，把這些外來語硬塞進企業的機構名稱、職能描述和規章制度中，硬是不讓別人看懂。
例如：有乙個職業技術學校，其質量手冊生搬硬套標準的語言，規定了「產品實現的策劃」、「與顧客有關的過程」、「監視和測量裝置的控制」等內容，而不是按照「師資管理」、「學生管理」、「教學管理」等內容對學校的質量管理體系進行描述，對於這樣的規定，無論是學校的領導、教師還是學生都會不知所云。
檔案和執行的不一致
現場審核時，經常發現有的企業的檔案寫得很美，但是現場一看則是另一回事，檔案與實際做法「相互獨立」，兩者似乎沒有任何關係。這樣的例子比較多，主要表現是：
檔案本身無法實施。有的企業寫檔案時就沒有考慮到實施，例如iso 9001標準7.2條款「與顧客有關的過程」，對於製造企業來說，這個過程主要是指「銷售」或「營銷」，但是不少企業的質量管理體系檔案既不寫「銷售」、也不寫「營銷」，使人不知所云。
再比如iso 9001標準的4.1條款，就是要求我們識別組織的過程，並進而對這些過程進行有效控制的內容。但是，不少企業的《質量手冊》在寫到這一條款時往往就是照著標準抄錄，或者做少許詞彙上的變化，這樣的規定是很少能夠得到實施的。
沒有把質量管理體系納入企業的正常工作。質量管理體系的實施離不開企業各個職能部門和全體員工的共同努力，僅僅靠質量工作者實施質量管理體系就會演繹成滑稽的獨角戲，這樣的質量管理體系就是水中月、鏡中花，對企業的管理沒有多少真正的用處。因此，企業質量管理體系的實施必須與企業的日常工作緊密結合起來，把質量管理體系檔案滲透到技術標準、管理標準和工作標準之中，把質量管理體系活動融入到企業的計畫、組織、指揮、協調和控制的各個環節，把質量管理體系績效的評價納入企業績效評價系統。
「大音希聲，大象無形」，當質量管理體系融入企業的正常管理活動之後，質量管理體系的有效性就是可以期待的。
質量管理體系的執行需要靠企業大量重複的工作來實現，它不是乙個「獨立」事件。質量管理體系的實施一旦開始，就沒有終止的那一天，這就象乙個人一旦出生開始呼吸，在整個一生中就沒有終止的那一天一樣。
高層管理者沒有給予真正的關注。有人說：按照iso 9001標準建立的質量管理體系就是「一把手」的體系，這話有一定的道理，企業質量管理的每乙個職能、每一項工作，其起點都可以追溯到最高管理者，整個質量管理體系描述的就是逐級授權、逐級負責、逐級監督的管理過程。
沒有最高管理者的關注，質量管理體系所需的資源就很難得到真正的保證，對質量管理體系實施情況的檢查督促和激勵措施也很難得到兌現，因此最高管理者的重視是質量管理體系有效性的前提。所以，領導的重視不僅僅要表現在口頭上，而是體現在目標的設定、資源的分配、績效的評價和激勵措施上。
考評和激勵不一致
企業的績效評價和激勵措施很重要，它是乙個風向標，企業評價什麼員工就追求什麼。有的企業沒有把質量管理體系指標列入企業績效考評指標，企業的激勵措施與質量管理體系沒有聯絡。這樣，員工在做質量管理體系的事情時就提不起精神，因為畢竟員工更關心的是他的工資和獎金而不是空洞的術語。
雖然許多人並不同意這種說法，特別是那些高雅之士。但是我們還是現實一些為好，假如您沒有把質量管理體系指標與企業的激勵措施相聯絡，您就不要期望員工能夠把質量管理體系當真。
還可以列舉出一些不一致的現象，這些現象就是質量管理體系「無效性」的主要表現形式，雖然這些現象都是前進中的雜音，但企業不可小視它的副面作用。我們透視這些現象的目的在於防止或杜絕這些現象，並不是故意給質量管理體系建設詬誶謠諑。假如大家看穿了這些不一致的現象，可能對建立有效的質量管理體系有一些幫助。
（本文作者來自山東省質量技術監督幹部學校）
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