第一條總則
為了給員工創造乙個乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境,使公司辦公管理及文化建設提公升到乙個新層次,特制定如下制度。
第二條本制度適用於公司本部及各外埠公司全體員工。
第三條整理
1. 每月對檔案(包括電子文件)作盤點,把檔案分為必要(有效)和不要(過期無效)的,不要的全部銷毀。必要檔案交秘書部送檔案室歸檔。
2. 每月對表單記錄(包括電子文件)作盤點,盤點後的有效表單記錄統一交秘書部送檔案室歸檔。
3. 對所轄區域的物品、裝置、空間做盤點,並區分其「要」和「不要」;
分類如下:
1) 裝置:電腦、印表機、文具、書籍等;
2) 空間:櫃架、桌椅、儲物箱等。
3) 物品:個人用品、裝飾品
4. 依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的「要」與「不要」 ;
5. 「不要」物品經各部門主管判定後,集中報廢或拍賣。
必要品的使用頻率和常用程度基準表
常用程度使用頻率處理方法
低過去一年都沒有使用過的物品,而且不能再用丟棄
中在過去的6個月中只使用過一次的物品
乙個月使用一次的物品集中存放(例如歸檔或存放在庫房中)
高一周使用一次的物品、每天都使用的物品、每小時都要使用的物品
儲存在辦公桌或隨身攜帶
第四條整頓
卡座區整頓:
1. 辦公桌:桌面除檔案、電腦、口杯、**、文具外,不允許放其他物品;文具必須豎放。
辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、塗改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器,可以集中放在辦公桌的一定區域內,電腦線、網線、**線有序放置;人離開半小時以上應將桌面收拾乾淨。
2. 抽屜:抽屜裡盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放a4的檔案、資料;把這個空間從充分利用起來,可以放下面這些東西:
個人的東西
個人的參考資料(資料夾、辭典、手冊、商品目錄等)
檔案卷宗(各種資訊、草擬的檔案材料等)
空白稿紙、不常使用的文具等
3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人離開時椅子調正,離開半個小時以上,椅子應放回桌洞內;
4. 電腦:電腦置寫字檯左前角,豎式主機置桌面下;
5. 卡座屏風:內外側不允許有任何張貼;
6. 垃圾簍:罩塑膠袋,置寫字檯下右前角;
7. 桌洞下不得堆積雜物;
8. 外衣手袋:請置掛於衣帽間或抽屜內,嚴禁隨意放在辦公桌椅上。
辦公室整頓:
1. 辦公室:桌面除公司購置案頭用品、檔案盒、筆筒、檔案、電腦外無其他物品;
2. 抽屜:同卡座區規範;
3. 電腦:桌面呈45度角貼牆放置,豎式主機置桌面下;
4. 垃圾簍:置於桌後;
5. 飲水機:放指定地點,不得隨意移動;
6. 報刊:必須上報架,或閱完後放入辦公桌內;
7. 外衣手袋:同卡座區規範
檔案、資料管理整頓:
1. 檔案管理依據《集團檔案管理制度》執行
2. 將檔案按照待處理、處理中和已處理分類放置,此外還有機密類檔案。根據應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種,常不用的檔案要盡快處置;
3. 硬碟裡的電子文件、資料分類必須條理清晰,電子檔案需要永久、長期儲存的,應形成紙質和辦公軟體等雙套介質材料歸檔儲存;
4. 儲存公用資訊的軟盤採取保護措施,使大家都自覺地小心使用。並且為了明確儲存在硬碟和軟盤裡的資訊聯絡,建議在軟盤的標籤上註明題目。
還要把軟盤分類。修改以後,一定要註明標題、日期。同時軟盤也應該像儲存檔案一樣,儲存在專用的夾子裡。
信件、電子郵件(oa)整頓:
1. 做乙個臨時性的信夾,把不能立即處理的信件放在裡面,必須儲存的東西則放在信件儲存冊裡;
2. 辦公自動化裡面重要郵件應該及時備份;電腦硬碟中應專門建立乙個資料夾,不能處理的郵件存放在裡面;
3. 為了減輕伺服器負擔,提高響應速度,辦公自動化中已看郵件不要超過一定數量,經理、處長不得超過100封,部長不得超過50封,員工不得超過20封。系統管理員不定期抽查。
第五條清掃
公司新辦公樓有專門的保潔人員,公共區域(如通道、樓梯)不需清掃,清掃的物件主要是個人辦公區域:桌面,桌洞;辦公裝置:電腦、傳真機、影印機、印表機等等
清掃基準
物件清掃標準要求週期清掃時間
個人區域桌面乾淨整潔、桌洞內無垃圾、無雜物遺落每天5分鐘清掃每天下班後5分鐘
辦公裝置主機和重點部位的正面、背面、送風口無汙垢每週一次每週五下班前15分鐘
文件桌面、電腦中不能有失效檔案,不可輕易看到機密檔案
超過保管年限的表單及時集中銷毀,保管年限內的表單裝訂送秘書部歸檔
第六條清潔
落實整理、整頓、清掃工作。
1. 徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。
2. 利用文化宣傳活動,保持新鮮活躍的活動氣氛
保持5s意識
第七條素養
遵守《集團員工手冊》有關規定
遵守《公司日常管理規定》
素養巡查
行政部每天兩次例行巡查(早晨、中午)
每月底5s推行委員會對整個公司的5s執**況進行檢查
5s推行委員會主任委員對公司不定期巡查
獎懲條例
採取記分制,每人每月基準分100分,凡違反上述整理、整頓、清掃管理規範一次者扣5分,違反《公司日常管理規定》者扣10分。
行政部每天進行檢查,對違規者在辦公自動化上予以公布。月末進行統計,對被扣5分者給予警告處分,被扣10分者扣發當月工資50元,15分者100元,以此類推。
每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分,對連續兩個月排名第一名的公司、處室的員工給予當月平均獎金10%的獎勵;對連續兩個月排名最後的公司、處室的員工扣發當月平均獎金的10%。
年終將每位員工每月得分相加,得分最高者評為「5s先進個人」給予精神、物質獎勵。
5S管理制度
1.0目的 為使公司管理規範化 標準化,提高產品質量,提公升企業形象,培養員工良好的行為 道德素養,特制定本制度。2.0適用範圍 公司所有區域 3.0職責 3.1人事行政部 負責本制度的制訂 修改 發行 3.2其它部門 負責本部門5s的宣導與培訓 執行 4.0作業內容 4.1制度推行的組織機構 4....
5S管理制度
為了提公升某品牌公司整體形象和員工的自律能力,培養某品牌特有的企業文化,達到提高員工素質和修養的目的,特制訂5s管理制度 5s活動的內容 5s是整理 seiri 整頓 seiton 清掃 seisou 清潔 seiketu 素養 uke 五個日語單詞的詞頭縮寫,每乙個s都是以前乙個s為基礎,因此順序...
5s管理制度
一 序言 人,都是有理想的。企業內員工的理想,莫過於有良好的工作環境,和諧融洽的管理氣氛,對等的薪酬福利。5s籍造就安全 舒適 明亮的工作環境,提公升員工真 善 美的品質,從而塑造企業良好的形象,實現共同的夢想。二 目的 為了給員工創造乙個乾淨 整潔 舒適 合理的工作場所和空間環境,深化細化集團現行...