大學生社團聯合會檔案管理制度
第一條社團檔案是社團歷史延革、工作開展情況的真實記錄，是社團決策、開展工作的重要參考，便於統一領導，分級管理，有利於維護檔案的完整與安全，便於社團查閱，也是社團聯合會（以下簡稱社聯）和團委開展社團工作的重要參照。
第二條學生社團檔案是指學生社團上交社聯存檔，以及社聯備案的文字、圖表資料。
第三條社聯為各學生社團建立檔案集，由秘書處專門負責，制定科學的檔案分類方案、並定期進行收集、整理、歸檔、編目和管理。
第四條社聯所管理學生社團的檔案主要包括：
1、社團申請成立資料冊；
2、每學期的社團註冊登記表；
3、社團評優材料；
4、社團每學期的工作計畫及工作總結；
5、社團每次活動形成的有關材料（活動策劃書、活動總結、相關**等）；
6、社團財務報表；
7、學生社團成員的流動變化情況；
8、學生社團幹部換屆情況；
9、學生社團獲獎及通報情況；
10、其他需要儲存的檔案。
第五條社聯各部檔案
秘書處：
1、社聯各部門成員的檔案及通訊錄、各社團負責人檔案及通訊錄；
2、每學期社聯（社團）幹部換屆情況登記表；
3、每學期社聯所發檔案和通知；
4、每學期每次社聯各部門例會會議記錄及考勤；
5、每學期每次社聯活動所有成員考勤表；
6、每學期每次社團幹部會議社團負責人考勤表；
7、學生社團幹部大會、社團負責人聯席會議、社聯主席團會議及社聯中層幹部例會等相關重大會議記錄；
8、各社團的活動報告、簡訊及其它資訊電子檔。
組織部：
1、每年新成立社團檔案；
2、每學期社團新成員註冊登記表；
3、每學期社團招新申請表及總結報告表；
4、每學期社團註冊、登出、合併、更名等相關資料；
5、每學期社團日常活動申請表、活動檢查表。
編輯部：
1、每學期社團主題活動申請表、策劃書及審核意見彙總表；
2、每學期各社團活動總結表、活動報道、活動流程表；
3、社聯**上所有發布的報道電子檔。
財審部：
1、每學期社團年度財務報表；
2、每學期社團活動經費申請表；
3、每學期社聯財務報表；
4、社團的財產、物資、檔案等的交接憑證。
外聯部：
1、社聯每次活動贊助方案、贊助情況、商家資訊；
2、社聯走訪外校的相關資料。
宣傳部：
1、社聯、社團每次活動海報電子檔；
2、社聯、社團每次活動的**、**；
3、社聯和社團編輯的出版物。
第六條所有資料由各部門進行相應整理後交至秘書處進行統一管理，財審部資料由本部自行管理，檔案材料要整潔,不能殘缺不全。
第七條社聯所存檔的社團檔案儲存期限：
1、永久保留的檔案：社團章程、社團註冊登記表、社團評優材料、社團獲獎情況社團幹部換屆情況、社團檔案表、大型社團活動資料以及其它應當永久儲存的檔案；
2、限期保留的檔案：各社團的學期工作計畫、社團成員變化情況以及其它可以定期儲存的檔案，保留期限為一學期。
第七條各社團應當定期上交各種儲存檔案，借用相關檔案的須經得相應部門同意，辦理手續後方可借用。
第八條各社團對本社團檔案有優先使用權。各依託單位對依託本單位的社團的檔案有優先使用權，檔案借閱期不得超過一周。
第九條其它各部門、社團及個人必須及時歸還所借檔案資料，檔案借閱期不得超過一周。
第十條歸還所借檔案資料時由相關部門檢查檔案的完整性，並在登記冊上登記，如有缺損由所借人員進行相應的賠付。
第十一條社聯主席團有權對檔案管理工作不定期進行檢查。
第十二條檔案的銷毀
按保管期限已經到期的檔案和已無儲存價值的檔案可定期鑑定和銷毀，銷毀前由秘書處部長登記造冊,報社團領導批准後,在指定地監銷,並在銷毀清冊上簽字。
第十三條
本制度由山東勞動職業技術學院大學生社聯合會負責解釋，自頒布之日起試行。
大學生社團聯合會
2023年12月7日
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