59辦公室業務20129
檔案學研究
辦公室業務office opertions
文/湖南寧鄉花明樓**
詹段清芻議資訊環境下的檔案管理
【摘要】分析了資訊環境下的檔案管理中存在的問題，從基礎設施和人才隊伍建設、管理應用系統和保密工作、檔案管理意識和資金投入等方面，提出了在資訊環境下實現有效檔案管理的相關措施。
【關鍵詞】資訊環境檔案管理問題相關措施
近年來，隨著全球資訊化浪潮和知識經濟時代的到來，計算機網路技術的飛速發展以及辦公自動化等系統的普遍應用，紙質檔案仍佔主導地位的檔案管理模式必然面臨著新的要求和挑戰。現代檔案管理依託網路資訊科技得以長足發展，管理模式也隨之發生了相應的變革。在當前資訊化的社會中，檔案管理只有開拓創新、與時俱進，才能適應現代社會對電子檔案有效利用的要求。
一、我國資訊環境下的檔案管理中存在的問題
（一）開發利用檔案資訊的裝置落後，檔案管理人員的知識水平較低
近幾年來，部分檔案管理部門沒有及時充分運用先進的現代化資訊資源，傳統的管理方式在檔案管理中仍大行其道。紙質檔案的弊端日益凸顯，亟待解決。即使一些檔案管理部門在檔案管理中使用了計算機，但應用的計算機裝置相對落後，沒有充分發掘出計算機在檔案管理中的巨大功能，致使部門的檔案管理在資訊環境下仍較落後。
（二）用於推廣的管理軟體品種過多，對檔案資訊的保密意識淡薄
隨著計算機的日益普及和檔案管理資訊化趨勢的不斷加強，越來越多的開發商開發出各種各樣的檔案管理軟體，檔案管理人員採購的管理軟體不一定符合檔案業務管理工作的長期需要，有些檔案管理軟體開發商已退出檔案管理軟體研發市場，於是造成檔案管理軟體種類過多。紛雜的檔案管理軟體會極大影
響地區檔案管理的統一性，給以後的資訊資源開發和地區檔案資訊共享造成不利的影響。而且，在開發利用檔案資訊資源時，多數檔案管理人員缺乏相應的法律常識，或法律意識相對淡薄，在紙質檔案資訊化的過程中忽略了作者的著作權等相關權利。
（三）檔案管理意識淡薄，建設資金投入有限
，因此沒有給予足夠的關注，對檔案管理工作中需要的相關硬體和軟體缺乏應有的投入，資訊基礎設施和網路通訊設施及效能良好的網路裝置和儲存裝置等無法得到完善。意識的淡薄和資金不足成為制約檔案管理基礎設施建設和發展的重大問題。
二、改善資訊環境下的檔案管理現狀的方法
（一）實現紙質檔案的網路化資訊化管理，實施合理的人才策略
建立網路化檔案管理系統、資料分階段處理機制、紙質檔案相關電子資料匯入介面與上傳功能和檔案網路查詢功能，實現紙質檔案的網路化管理、創新檔案利用手段。在改善技術的同時，完善檔案資訊化人才策略。創造有利的條件和環境，吸引計算機應用等方面的專業人才，建立合理規範的人才選拔和評價機制，完善獎懲制度和人才激勵機制，盡最大努力營造資訊環境下的檔案管理人才合理競爭的工作氛圍。
（二）使用規範的檔案管理軟體，加強資訊保安保密意識
檔案管理人員在選購用於檔案管理的相關軟體時，特別要看重軟體的穩定性和適應性，使其符合市場和地區的發展，並保證軟體能夠根據工作的要求不斷公升級，使軟體切實同地區的地方特色
和工作實際相結合。軟體要能夠適應網路化發展的要求，檔案管理人員應積極使用和推廣網路版檔案管理軟體。另一方面，在資訊資源的開發利用過程中，檔案管理人員應高度重視資源和作者的相關權益，保證在不觸碰相關法律的前提下，促進資訊與知識在更大範圍內的傳播。
（三）增強檔案管理人員的檔案管理意識，加大資金投入力度
檔案管理部門有關負責人在積極加強檔案管理人員的專業技能素質的同時，應積極建立多角度、多層次的檔案人員培訓機制，開展有益的公益講座，申明檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的檔案管理意識。與此同時，檔案管理的有關負責人應力促**加大對檔案管理事業的經費預算投入力度，並多途徑動員社會力量，利用一切可以利用的資源。在費用的使用方面，負責人應保證做到專款專用，不得挪作它用。
充分把每一項資金合理運用到檔案管理中去。
三、結語
資訊環境下的檔案管理對檔案事業的發展具有重要意義，檔案管理工作要在新世紀實現新突破，再創新成績，必須以人為本，清除阻礙其發展的一切障礙，調動一切積極的因素，實現檔案管理水平的大幅度提公升。在資訊環境下，充分利用計算機網路技術，使檔案資訊資源在社會建設與改革發展中發揮其應有的作用。
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