摘要電子檔案資訊保安管理是檔案資訊資源建設工作的重點,有效地進行電子檔案資訊保安管理是保障檔案資訊的原始性、真實性,發揮檔案憑證性和依據性作用的基礎性工作,也是檔案部門在資訊化建設中面臨的新挑戰。本文從電子檔案資訊管理存在的安全問題分析,並從物理防護、技術防護、管理以及人才隊伍建設等方面提出了保障措施。
關鍵詞電子檔案;資訊保安;管理;措施
文章編號1674-6708(2010)27-0084-02
隨著各種高新技術的飛速發展,由此產生了具有檔案儲存價值的電子檔案,它的出現使得檔案管理工作發生了深刻的變化。對歸檔後形成的電子檔案資訊進行有效地安全管理,保證檔案資訊的原始性、有效性和真實性是檔案部門面臨的新的挑戰。
1 電子檔案資訊管理存在的安全問題
現代科技的發展,檔案的載體形式和記錄方式發生了很大的變化,出現了多種載體檔案並存的局面,特別是在數位化網路環境中,電子檔案資訊的管理存在很多安全隱患。
1.1 物理條件存在安全隱患
儲存電子檔案資訊的庫房、裝置以及管理人員的工作環境等對電子檔案資訊的安全管理有著專業和特殊的要求。如庫房的溫濕度、防水,防火、防盜能力、有無監控系統;裝置的防盜、防毀、防磁能力,電源的安全等等都對電子檔案資訊的儲存、保管和利用存在著安全隱患,可能造成電子檔案資訊的被盜、被毀或者受到磁場的影響資料讀不出來等後果。
1.2 管理制度存在安全隱患
沒有嚴格的規章制度和操作程式。電子檔案的形成單位、管理人員和利用者之間沒有嚴格的操作與技術規程來約束他們;應急處理預案的處理能力不強和沒有專門的組織機構以及專職的檔案資訊保安管理人員等,這些因素的存在都不能對電子檔案資訊的安全管理起到保障作用,直接威脅到電子檔案資訊的安全管理。
1.3 計算機和網路環境下存在安全隱患
計算機和網路系統本身的安全隱患如:病毒、木馬程式、黑客等,他們的不斷出現和公升級嚴重威脅著電子檔案資訊的安全。這些威脅主要是因為系統的非法入侵,電子資訊在儲存和傳輸過程中會造成篡改、洩漏和破壞等,使得電子檔案的完整性、機密性、真實性受到威脅,由此給電子檔案資訊的安全管理帶來了難度。
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