一、檔案資訊電子化的現狀
１ 檔案軟體沒有資訊管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有乙個既適用於檔案檢索又可用於檔案資訊管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成資訊管理工作，不能快捷地出版資訊編輯成果，這制約了檔案資訊電子化的程序。
２ 在我國至今還沒有建立乙個達到資料交換的機讀目錄檔案系統，檔案資訊系統和網路建設形式各行其是，層次不一，規範性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案資訊資源共享的要求。
３ 標準化、規範化工作有待提高。檔案資訊管理電子化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟體移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼於某乙個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案資訊工作電子化。
４ 檔案的技術標準、組織工作程式標準未從計算機資訊處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔「檔案資料」是磁碟、光碟，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
５ 檔案資訊管理人員的素質有待提高。實現檔案資訊電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足於一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、資訊處理複合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。
儘管引進了現代化裝置，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案資訊電子化了。
二、檔案資訊電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如檔案的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀檔案為主要形態，那麼檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁碟為載體的檔案。廣大資訊檢索者關心的是資訊的內容，這些資訊可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案資訊綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。
不失時機地提供有價值的檔案資訊，必須有乙個「去粗取精，去偽存真」的過程，使得機讀形式的檔案資訊具有系統性、真實性、有價值性，使用者才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案資訊電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案資訊電子化的益處
所謂檔案資訊電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質物件，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟體形式的二次文獻資訊供人們利用的過程。其益處有：
１ 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用於檔案著錄或檔案打字貯存，利用的低效率造**力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化裝置不能盡其用。
２ 縮短二次文獻資訊的加工時間，提高檔案資訊的時效性。手工資訊加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條「慢工出細活」的工作方式，即從檔案資料形成到開發「二次文獻資訊」時間長，造成資訊失效，嚴重影響了檔案資訊的應用價值。
檔案資訊電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成資訊加工工作程式，快捷地出版二次文獻。
３ 檔案資訊電子化，可一次投入，多次產出，可改變資訊加工工作受經費限制的局面。手工編研資訊成果出版需要較多的經費，但目前乃至今後乙個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行資訊編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能「待字閨中」。
４ 檔案資訊電子化，資訊成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務範圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
５ 檔案資訊電子化，可使檔案資訊順利地與最新技術接軌。雖然「資訊高速公路」在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來「資訊高速公路」中有一束檔案資訊打下基礎。
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