第一章總則
為了加強對集團公司檔案工作的領導，加強檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，更好地為公司研發、管理等各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和集團公司管理章程，制定本辦法。
第二章檔案機構及其職責
公司設立檔案室，並設專職檔案管理員一名，歸屬董事會辦公室管理,在董事會辦公室主任的領導下實施其職責：
1、宣傳、貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策和規定，制訂和完善公司檔案工作的規章制度；
2、對各部門文件資料的及時收集、整理和歸檔等工作進行指導，並不定期監督、檢查執**況；
3、負責接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管公司檔案及有關資料；
4、開展檔案的開放和利用工作；
5、定期檢查檔案的保管狀況，對破損或變質的檔案及時修補和複製，對過期的檔案及時進行銷毀；
6、定期向相關檔案管理部門移交檔案。
公司下屬各公司設檔案專職或兼職工作人員一名(一般由行政內勤兼任)，其職責為：
1、負責本部門檔案的收集和整理，並定期向公司檔案室移交；
2、聽取本部門員工關於檔案工作的意見、建議，幫助協調和解決檔案工作方面的有關問題。
第三章檔案的移交和管理
各門類檔案歸檔檔案材料包括紙質、**、底片、膠片、磁碟、光碟、錄音帶、錄影帶等各種載體材料。公司檔案分為文書檔案、科技檔案和報建檔案。
各公司各部門應根據自身的情況，定期對檔案進行移交。移交的檔案材料應齊全完整，具體可參見附錄《歸檔範圍及保管期限表》。財務檔案由於其特殊性，應在本部門儲存兩年後移交。
對於未按規定移交檔案而出現問題的，責任歸未移交部門。
各公司各部門對應當保密或限制使用的檔案材料在向檔案室移交時，必須加蓋密級印章或作出情況說明。
第四章檔案的開放和利用
檔案室提供檔案查閱、借閱、影印服務，為利用者提供方便。
1、各公司各部門只能進行與其有關的內容查詢，若查詢其它無直接關係的資料、檔案，則必須經本部門負責人審核、批准後，方可查閱。查閱時不得將資料、檔案帶出辦公室，不得擅自抄錄、塗改、影印。
2、各公司各部門只能進行與其有關的內容借閱，並簽字認可；若借閱其它無直接關係的資料、檔案，則必須經本部門負責人和檔案主管部門負責人審核、批准，並填寫《檔案借閱申請單》。重要檔案原件的借閱，必須經過公司總經理簽字批准，方可執行。
3、檔案的借閱期限不得超過三個月，對於借出的檔案，檔案部門要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，根據不同情況，按規定嚴肅處理。
第五章鑑定與銷毀
檔案室應對保管期已滿的檔案進行鑑定。對已失去儲存價值的檔案，在徵得有關部門同意後，填寫《檔案銷毀清單》，報部門負責人批准後，方可銷毀。銷毀檔案時，必須有兩人監銷，並在《檔案銷毀清單》上簽名。
第六章處罰辦法
對違反檔案管理辦法，資料收集不完整、歸檔混亂的，責令限期改正；對資料遺失或損毀，造成公司損失的，按《過錯責任追究制度》追究有關責任人員的責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第七章附則
本辦法由董事會辦公室負責解釋。
本辦法自公布之日起實施。
附錄：歸檔範圍及保管期限表
注：1、短期儲存為15年以下，長期儲存為15年到50年
2、密級按其重要程度分為秘密、機密和絕密
檔案借閱申請單
檔案借閱申請單
檔案移交清單
檔案銷毀清單
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