用友政務內部保密檔案，禁止外傳
文件編號：ufgov_qp_sw_05-v1.0
密級：內部保密檔案，僅供內部使用
版本資訊：v 1.0
發布日期：2010-05-06
主控部門：商務部
相關部門：各銷售機構、商業夥伴管理中心、計畫運營部、生產部
文件控制
更改記錄 目錄
1 目的 4
2 適用範圍 4
3 崗位及職責 4
3.1 銷售機構/**商 4
3.2 商業夥伴管理中心 4
3.3 商務部 4
3.4 計畫運營部 4
3.5 生產部 4
3.6 軟體中心 4
4 流程圖 4
5 流程描述 5
5.1 訂貨 5
5.2 退貨 5
5.3 換貨 5
5.4 借貨 6
6 發貨 6
6.1 生產部生產及發貨 6
6.1.1 款到發貨 6
6.1.2 賒欠發貨 6
6.1.3 借貨發貨 6
6.1.4 加密卡變更、丟失等發貨 6
6.2 軟體中心生產發貨 6
7 訂單審批許可權彙總 7
8 訂貨情況統計 7
9 附件 7
1 目的
為了加強公司產品訂貨單的管理，清晰訂貨的商務流程，特制定本辦法。
2 適用範圍
適用於用友政務公司所有產品的訂貨商務管理。
3 崗位及職責
負責按照公司的訂貨單模版填寫產品訂貨單並郵件或傳真至公司商務部
負責向渠道夥伴傳達並講解公司制定的各項商務政策，指導渠道夥伴正確填寫《訂貨單》，為渠道夥伴解答商務相關問題。
負責公司所有分銷及內銷訂單的審核及管理工作
協調公司產品的生產及發貨。
負責公司產品的生產及發貨。
負責開發性專案且不需生產部發貨的產品生產及發貨。
4 流程圖
5 流程描述
5.1.1公司各銷售機構/渠道**商與使用者進行洽談，當各銷售機構及渠道**商的業務人員確認公司現有產品能滿足使用者的要求時，填寫《訂貨單》並傳真（郵寄）至公司商務部。
5.1.2商務部分銷及內銷商務在收到《訂貨單》後進行審核，確認《訂貨單》上有對方單位公章、負責人簽字等項，並核對好訂貨/退貨/換貨金額。
5.1.2.1如果《訂貨單》為標準訂單，則由分銷及內銷商務審核後移交至訂單受理專員填寫四聯《發貨單》正常發貨。
5.1.2.
2如果為特殊訂單，則在收到訂單後，由商業夥伴中心部門經理/分子公司總經理、商業夥伴中心總經理/主管（業務/產品）副總裁等根據《訂單審批許可權》逐級審批，經過商務部經理審定後，則由訂單處理專員填寫四聯《發貨單》發貨。
5.1.2.3《發貨單》一式四聯：第一聯由訂單受理專員移交合同管理專員存檔；第二聯交財務部入賬；第三聯交生產部發貨；第四聯交**留存。
5.1.3口頭訂單一律不接受。
5.2.1如果發出去的貨物，渠道**商或客戶要求退貨時，首先要徵得商業夥伴中心部門經理同意，再填寫《訂貨單》，按《訂貨單》的審批程式進行審核、審批。
審核、審批通過後，商務部訂單受理專員在收到加密卡後，方可辦理退貨。退還的加密卡、產品光碟、手冊等物品交給生產部，生產部簽字接收後，定期銷毀處理。
5.3.1如果發出去的貨物，渠道**商或客戶要求換貨時，要先辦退貨，再辦訂貨，具體流程按訂貨、退貨流程處理。
5.3.2商務部訂單受理專員對所有訂貨和退貨的相關資訊錄入u8**鏈系統進行統一管理。
5.4.1由各銷售機構/渠道**商填寫《產品借用申請單》，寫明借用原因並註明預計歸還日期或預計購買日期。
5.4.2借用產品金額為5萬元以內的由商業夥伴中心部門經理/分公司總經理審批，借用產品金額為5萬元以上的由商業夥伴中心總經理/主管業務副總裁審批，商務經理審定後方可發貨。
6 發貨
根據產品的情況，分為生產部生產發貨和研發中心發貨。
公司所有的已形成產品化的產品如需發貨，必須通過生產部生產發貨。所有的產品訂單均執行款到發貨的原則，特殊情況下的發貨需經相關許可權的人員審批後方可發貨，具體分為以下幾類：
《訂貨單》和貨款均已收到，視《訂貨單》折扣率逐級審批後正常發貨；
需要在《訂貨單》中賒欠原因處填寫賒欠原因及付款時間，並同時填寫《賒欠申請單》，賒欠金額為5萬元以內的由商業夥伴中心部門經理/分子公司總經理審批，賒欠金額為5萬元以上的由商業夥伴中心總經理/主管業務副總裁審批，商務經理審定後方可發貨。
借用產品金額為5萬元以內的由商業夥伴中心部門經理/分公司總經理審批，借用產品金額為5萬元以上的由商業夥伴中心總經理/主管業務副總裁審批，商務經理審定後方可發貨。
6.1.4.
1加密卡變更：必須填寫原加密卡的產品明細及金額和變更後的產品明細及金額，如果變更後的產品金額高於變更前的產品金額，則待收到高於部分的金額且經商務部經理審批後發貨，反之，則必須經過主管業務副總裁審批後方可發貨。
6.1.4.2加密卡丟失：必須由使用者出具加密卡丟失證明，經商務部經理審批後發貨。
公司所有的未形成產品化的產品如需發貨，必須通過軟體中心研發生產後發貨。所有的發貨原則均遵照生產部生產發貨執行。
7 訂單審批許可權彙總
8 訂貨情況統計
為了記錄公司所有特殊訂單的相關情況，商務部需對所有特殊訂單記錄於《特殊訂貨情況統計表》，並做作統計分析，每月上報相關部門領導查閱。
9 附件
附件一：《訂貨單》
附件二：《發貨單》
附件三：《優惠銷售分擔申請》
附件四：《二次分配協議》
附件五：《賒欠申請單》
附件六：《產品借用申請單》
訂單管理辦法 試行
8 新客戶下單時必須詳細 準確的提供單位全稱 稅號 帳號 位址 等開票資料給財務部，若發貨時無開票資料，則開具普票 9 外勤根據前期業務，了解客戶所訂產品是新產品 新客戶，還是老產品 老客戶 準確填寫相關要求是否發生變化，如有變化，必須詳細了解及時的在訂單中進行反饋 10 對於新產品試樣成功接軌的，...
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