2．合同執行過程中訂單的跟蹤。進人訂單實際作業階段的第一項工作，就是要簽訂乙份與**商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應全力跟蹤，並且應和**商相互協調，建立起相互之間的業務銜接、作業規範的合作框架。
合同跟蹤應注意以下事項：
(1)嚴密跟蹤**商準備商品的詳細過程，保證訂單正常執行。在跟蹤過程中，發現問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時間。不同種類的商品，其準備過程不同。
總體上可分為兩類：一類是**商需要按照樣品或圖紙定製的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點。對於這類訂單的跟蹤管理，可以向**商單位派常駐代表，以起到資訊溝通、技術指導和監督檢查的作用。
常駐代表應當深入到生產線各個工序、各個管理環節，幫助發現問題，提出改進措施，切實保證徹底解決有關問題；另一類是**商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別採用定期或不定期到工廠進行監督檢查，或者設監督點對關鍵工序或特殊工序進行監督檢查；要求**商自己報告生產條件情況、提供相應檢驗記錄、讓大家進行評議等辦法實行監督控制。
(2)緊密響應生產需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應馬上與**商協調，必要時可幫助**商解決疑難問題。有時市場需求出現滯銷，企業經研究決定延緩或取消本次訂單商品**，訂單人員也應盡快與**商進行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，給**商相應的賠款。
(3)慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經營相適應的商品庫存量。
因為企業庫存過大，占用資金，增加管理費用；庫存過小，則品種不全，數量不足，容易造成脫銷。
(4)控制好商品驗收環節。商品到達訂單規定的交貨地點，對國內**商來說一般是企業倉庫，對境外交貨則是企業國際物流中轉中心。境外交貨的情況下，**商在交貨前會將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認，並進行錄入歸檔，開始辦理付款手續。
境外的付款條件可能是預付款或即期付款，一般不採用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續辦妥。
3．合同執行後訂單跟蹤。應按合同規定的支付條款對**商進行付款，並進行跟蹤。訂單執行完畢的柔性條件之一是**商收到本次訂單的貨款，如果**商未收到付款，訂單人員有責任督促付款人員按照流程規定加快操作，否則會影響企業信譽。
商品在使用過程中，可能會出現問題，偶發性的小問題可由採購：人員或現場督驗者聯絡**商解決，重要的問題可由質檢人員解決。
(三)採購訂單的使用管理
對於尚未使用電腦系統的公司，乙份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機的條件下，將乙份採購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。**商在原件上簽字後將其送回買方，就表明**商已收到訂單並同意訂單的內容。
從法律上來講， 傳送訂單的採購部門構成了合同提供者，而確認訂單的**商則構成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。
採購部門將乙份訂單副本送達會計部門(例如應付賬款)，提出需求的部門接收並進行交易。採購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關收據，其他部門應對採購訂單和收款收據有很高的透明度：
1．會計部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有乙份訂單副本，以便在：貨物到達時對付款進行核對。
2．採購訂單應有訂單編號以便相關部門備案。
3．接收部門持有與商品收據相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的採購訂單幫助**進貨的作業量。
4．提出需求者在需要查詢乙份訂單狀況時可參考的採購訂單數字。
5．運輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內部運輸。
6．訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認貨物已收且符合數量及質量要求為止。
採購訂單定貨管理規範
概述商品系統訂單是公司商品驗收唯一準確有效的依據，訂單收貨能夠保證 商送貨到門店的數量與公司訂購數量的一致性，能夠有效的防止由於 商隨意送貨導致門店大褲存商品產生給公司造成損失。風險控制 1 資訊部根據理貨員提供的商品 單進行電腦錄入 2 理貨員 訂單地難熬錄入前資訊部要確定此 單是否有效 3 理貨...
採購成本控制與訂單管理
採購成本控制與訂單管理 課程大綱 說明 講師介紹 吳誠 wodenwu 工商管理碩士 mba 企業管理博士 採購與 商管理 物流與 鏈管理 生產運作管理專家 國際 中心itc專案認證講師 英國皇家物流與運輸學會ilt專案認證講師 中美註冊職業採購經理cppm專案認證講師 英國皇家採購與 學會cips...
採購訂單處理流程
3 1 1採購訂單處理流程 標準作業程式 採購部1 目的 本檔案用於描述及規範神州數碼 採購訂單的處理作業程式。2 適用範圍 本檔案是採購訂單處理的全部作業程式。採購專員將依據本作業程式處理採購訂單並進行相關操作,採購經理將根據此程式對採購專員進行監督考核。3 職責 本作業程式由採購部執行和維護。4...