例會管理辦法

第一章總則

第一條為規範執行服務中心例會流程，明確內部責任，提高開會效果，特制定本辦法。

第二條行政辦公室是各項會議的管理機構，負責會議通知與會場安排。

第二章會議安排

第一條行政辦公室應及時發出會議通知，明確會議的時間、地點、出席人、討論的議題等內容。有關材料盡可能隨通知印發。會前派專人做好會場安排。

第二條與會人員要在會前圍繞議題做好充分的準備，有些重大問題盡可能會前交換意見，統一認識，會中正式討論決定。

第三條不得無故缺席，特殊情況必須事先向行政辦公室說明。參會人員要嚴格遵守會議的開始時間。遲到人員記入會議記錄。

第四條會議主持人要在會議的起始就議題的要旨向與會人員做簡潔的說明，並將會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員。

第五條會議主持人應引導發言者在預定時間內做出結論。

第六條會後由專人及時撰寫會議紀要。會議紀要必須準確、清楚，充分表達會議討論的情況。會議紀要的結論經與會人員確認無誤，經部門領導審核後，會議紀要送有關領導和部門。

第七條由行政辦公室專人負責催辦議定的事項並收集情況，分解到每人的事項，辦結時及時向有關領導反饋，並按周做出工作總結報告，綜合向領導匯報。重要事件可分多次反饋，使領導及時了解辦理情況。

第八條會議紀要及有關檔案，都有一定的保密性，必須妥善保管，建立嚴格的管理及查閱制度。凡需查閱當年會議記錄的，必須由執行服務中心批准。

第九條年終由執行服務中心將上述檔案裝訂成正式案卷，經檢查合格後儲存，並按檔案管理規定查閱。

第一十條會議流程

1. 每人總結工作完成情況，就本週的工作內容，下週工作計畫及工作中遇到的困難做簡短闡述，每人闡述時間限定在2分鐘；

2. 集中解決每位員工的疑難問題及中心內部重大問題；

3. 中心領導總結執行服務中心本週工作完成情況及安排下週工作；

第一十一條會議禁忌事項

1. 發言時不可長篇大論；

2. 不可一直緘默；

3. 不可取用不正確的資料；

4. 不要只做期待性**或只談抽象概念；

5. 不可對發言者吹毛求疵，不可做人身攻擊；

6. 不可隨意打斷他人發言；

7. 不可不懂裝懂，不入正題；

8. 會議期間不可隨意中途離席；

9. 會議期間將手機關掉或調整為靜音。

第三章附則

第一條本辦法如有未盡事宜，按公司管理制度彙編辦理。

第二條本辦法由行政辦公室負責組織編寫、會簽、發布與解釋，任何員工如有疑問和建議請於行政辦公室聯絡。

第三條本辦法自2023年某月某日起實施。

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