檔案管理辦法目錄
1.總則 3
2.檔案管理機構及職責 3
3.立卷歸檔 4
3.1檔案分類 4
3.2歸檔範圍急儲存期限 5
3.3檔案的立卷 12
3.4檔案的歸檔時間 15
3.5歸檔分數 15
4.檔案庫房管理 16
5.檔案統計 17
6.檔案保管 17
7.檔案保密 19
8.檔案利用 19
8.1檔案查閱 20
8.2檔案借閱 20
8.3檔案影印 21
9.檔案鑑定和銷毀 21
10.檔案管理意外事件處理程式 22
11.附則 25
11.2檔案查閱登記表 25
11.3檔案借閱登記表 26
11.4檔案銷毀清冊 27
11.5檔案借閱審批表（調閱單 28
檔案管理辦法
1. 總則
1.1 為加強公司檔案工作建設，逐步實現檔案工作規範化、系統化和標準化，確保檔案的齊全、完整、準確、系統，及更好地為公司發展和經營管理服務，根據《中華人名共和國檔案法》、《工業企業檔案分類試行規則》及有關企業檔案工作規定，結合本公司實際情況，特制定如下檔案管理制度。
1.2 檔案工作的基本原則是集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主。即各部門、各事業部、各子公司檔案指定專人負責，定期上交公司檔案室，由檔案室進行集中整理歸檔。
檔案管理工作是公司管理基礎工作的乙個重要組成部分，是維護公司合法權益、經濟利益和歷史真實面貌的一項工作，檔案應按照檔案的種類和形成的時間順序進行全面的收集和認真的整理、編制。
1.3 企業檔案是指企業在籌備、建設、生產、經營管理活動中直接形成的具有儲存價值的各種載體形成的檔案(文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光碟等不同載體的歷史記錄)。
1.4 本制度適用於公司本部及各事業部、各下屬子公司檔案管理。
2. 檔案管理機構及職責
2.1 公司本部設立檔案室，由總經辦相關領導統一領導，責成檔案室對公司在物業管理及園林景觀建設各項工作中形成的各類檔案（財務檔案、人事檔案除外）收集、整理、監督、指導、管理。為了便於各個管理環節的銜接，並設定專職檔案管理員，負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放；檔案資料的交接；辦理檔案的借閱、登記、統計；執行相關保密制度；檔案室裝置、設施的管理；同時負責檔案資料的歸檔督促及監督各部門、各事業部、各子公司的檔案工作。
公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
2.2 公司所屬各部門、各事業部、各子公司要配備兼職檔案工作人員（或由各部文員負責），負責本部門形成的應歸檔檔案材料的積累、整理和歸檔工作。制定明確的資料管理員崗位職責，規範部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2.3 各級檔案工作人員應認真貫徹國家檔案工作法律、法規，健全企業檔案工作各項規章制度。遵紀守法，忠於職守，具備相應的檔案專業知識和業務能力，熟悉和了解企業的各項管理活動。
2.4 為更好地管理好檔案資料，檔案室配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公裝置。
2.5 各部門、各事業部、各子公司根據部門資料性質結合公司檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
3.立卷歸檔
3.1 檔案分類
3.1.1 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務專案等因素，按部門（下屬子公司）、大類、小類**分類。先以部門區分，部門之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
3.1.2 大類分為8類：文書檔案、基建檔案、物業管理專門檔案 (房產物業管理)、裝置儀器檔案、會計檔案、人事檔案、科教檔案、特殊載體檔案。
3.1.3 檔案分類應力求實用，因案件較多，前款**不夠應用時可在第**之後另增第四級「細類」；如案件不多，可使用 「部門」及「大類」或「小類」二級。
3.1.4 同一「小類」(或細類)案件以裝於乙個檔案盒為原則，如案件較多，乙個檔案盒不夠使用時，分為兩個以上的檔案盒，並於小類(或細類)之後增設「卷次」編號，以便查考。
3.1.5 每個檔案盒應設「卷內目錄」，案件歸檔時依序編號，並以每一案乙個「卷內目錄」編號為原則。
3.1.6 檔號表示方式如下：
a1a2—b1b2c1c2d1—e1e2—f1f2： a1a2為經辦部門代號，b1b2為大類號，c1c2為小類號，d1為檔卷卷次，e1e2為檔案目次，f1f2為年代號。
3.2 歸檔範圍急儲存期限
3.2.1 凡是物業管理公司在物業管理及園林景觀建設各項工作中形成的，具有查考利用價值的檔案材料都應劃入檔案室歸檔範圍；其他檔案材料由形成部門單獨儲存。
企業在專案前期、基建、生產、經營管理及對外合作交流活動中直接形成的具有儲存價值的各種載體形成的檔案(文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光碟等不同載體的歷史記錄)，都應納入歸檔範圍；包括紙質和電子版。
檔案保管期限按各類別的內容劃定，分為永久、長期（15—50年）和短期（15年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：
a.對公司有長遠利用價值的檔案應永久儲存。
b.凡是反映公司一般活動的，在一定時期內內，對公司工作有考查利用價值的檔案為長期檔案。
c.在較短的時間內有參考價值的檔案為短期保管。
d.保管期限介於兩種保管期限之間的檔案，一律從長。
e.工程類檔案的詳細分類、保管期限、編目等要求均應依據建築工程歸檔規程執行。
3.2.2 文書檔案
即公司在物業管理及園林景觀建設過程中產生的有儲存價值的普發性內外部檔案。（物業管理及園林景觀建設以外的文書檔案由行政人事部單獨歸檔）
3.2.2.1 公司上級有關工作的指示、批示、批覆、批轉、決定、條例、辦法、規定、計畫、通報、通知等。（長期儲存）
3.2.2.2 本公司制定下發的條例、規定、規則、辦法、規劃、計畫、方案、工作匯報、總結、通知、通報、統計報表、歷史沿革、大事記、演示文稿、信訪、錄音帶、**、影片等。（永久儲存）
3.2.2.3 外聯單位報送相關的工作報告、總結、統計報表、通知、辦法等。（短期儲存）
3.2.2.4 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。（永久儲存）
3.2.3 基建檔案
包括園林景觀建設、新建物業接管、原有物業接管、物業管理中前期介入、新建、改建、擴建、大修、公共範圍內的維修形成的檔案及圖紙。
3.2.3.1 基本建設工程設計檔案，包括技術設計檔案、施工圖設計檔案等。（永久儲存）
3.2.3.2 基本建設工程施工檔案，包括施工準備檔案、施工檔案、驗收總結檔案等。（永久儲存）
3.2.3.3 基本建設竣工檔案，包括竣工圖、工程預決算、竣工驗收報告等。（永久儲存）
3.2.3.4 基本建設工程使用、維護、改建、擴建等形成的檔案。（永久儲存）
3.2.3.5 工程技術前期介入檔案、圖紙等。（永久儲存）
3.2.3.6 各類招投標檔案。（中標的永久儲存，未中標的短期儲存）
3.2.3.7 房產物業接管驗收資料：
a. 房產資料：房屋、裝置及其附著物業清單、清冊；包括物業接管的設施裝置的原始資料。（永久儲存）
b. 技術資料：竣工圖紙、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及裝置使用技術資料。（永久儲存）
c. 接管資料：公用設施（裝置）驗收情況、驗收合格憑證、物業移交管理書及房屋、公用設施、裝置及圖紙接管驗收清單、物業完好情況、接管檔案。（永久儲存）
3.2.3 物業管理專門檔案
是指專案管理活動中形成的，反映物業狀況、業主和住戶變遷以及物業管理部門的管理、服務、經營活動情況，具有查考利用價值的各種形式的檔案材料。
3.2.3.1 物業清冊：房屋的棟數、戶數、面積、結構、完損情況、產權歸屬、使用性質等檔案材料。（永久儲存）
3.2.3.2 物業維修檔案：單元範圍內的維修申請、工程預決算、用料情況、施工圖、驗收證明材料，公共範圍內的維修、大修材料歸入基礎建設檔案內。（短期儲存）
3.2.3.3 物業租賃檔案：租賃合同、租金繳交情況、租賃雙方的身份證明材料、租賃房屋產權證明材料。（長期儲存）
3.2.3.4 住戶(業主) 檔案：戶主型別（業主或使用人）、姓名、年齡、職業、工資狀況、家庭人口數量及結構、聯絡**、入住通知。（長期儲存）
3.2.3.5 物業管理服務檔案：物業管理部門在開展綠化養護、環衛、安全防範、車輛管理等工作及為住戶提供委託服務、開展經營活動所產生的檔案材料。（長期儲存）
3.2.3.6 其他具有利用價值和儲存價值的檔案材料。
3.2.4 裝置儀器
本公司作為固定資產的機器設施和儀表儀器等方面的檔案材料。（在行政人事部單獨歸檔）
3.2.4.1 設施裝置購置檔案材料：有關的申購檔案及定購協議或合同書等。（長期儲存）
3.2.4.2 隨機檔案材料：設施裝置圖冊和說明書、合格證、裝箱單、配件目錄、安裝規程等。（長期儲存）
3.2.4.3 設施裝置安裝、使用以後形成的檔案材料： 驗收記錄、執行記錄、保養維修記錄等。（長期儲存）
3.2.5 會計檔案
在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄儲存起來的檔案材料。包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等。（在財務部單獨歸檔）
3.2.5.1 會計憑證：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證。（長期儲存）
3.2.5.2 會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡、輔助賬簿。（長期儲存）
3.2.5.3 會計報表：年度財務報表。（永久儲存）
3.2.5.4 月、季度財務報表。（長期儲存）
3.2.5.5 工資、獎金簽單，銀行餘額調節表，銀行對賬單，（短期儲存）
3.2.5.6 會計檔案移交清冊，會計檔案銷毀清冊。（永久儲存）
3.2.5.7 財務工作制度、規定、實施辦法。（永久儲存）
3.2.5.8 財務工作計畫、總結。（短期儲存）
3.2.8 人事檔案
即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。（在行政人事部單獨歸檔）
3.2.6.1 履歷材料：履歷表、個人簡歷、自傳。（長期儲存）
3.2.6.2 鑑定、考察、考核材料。（長期儲存）
3.2.6.3 學位、培訓和專業技術情況的材料：學歷和培訓證明、專業技術職務評聘、著作及有重大影響的**等。（長期儲存）
3.2.6.4 獎勵、處分材料：各種先進人物登記表、先進模範事蹟、嘉獎、通報表揚等材料；違紀、違法處分決定，查證核實報告，檢查、交待材料，通報批評材料。（長期儲存）
3.2.6.5 工作薪水材料：工資審批表；幹部任免材料，錄用和聘用審批表，合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；離職、退休審批表。（長期儲存）
3.2.6.6 其他有儲存價值的材料：殘疾證明等材料。（短期儲存）
3.2.7 科教檔案
包括科研專案及成果、培訓教育管理等的檔案材料。（培訓教育檔案在培訓學校單獨存檔）
3.2.7.1 申報專案的報告、批覆、通知等。（長期儲存）
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一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
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