行政管理制度

國際五洲星廣場****

第一章公文管理制度

一、總則

（一）為使公司公文處理工作規範化、制度化、科學化，參照《國家行政機關公文處理辦法》及集團的公文處理辦法，結合公司實際，制定本辦法。

（二）公文，是指以國際五洲星廣場名義製發的反映公司指示精神、請示答覆問題、指導或商洽工作的各種檔案。以下簡稱「公司」。

（三）公司公文，由各行政部統一管理，無論是收文、發文，須經行政部統一辦理，做到規範、準確、及時、安全；

（四）公司行政部應指定專人具體負責公文處理工作。從業人員應當具有較高的業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守。

二、公文種類

（一）決定：適用於對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下屬單位不適當的決定事項。

（二）公告：適用於宣布重要事項。

（三）通知：適用於批轉下級單位的公文，**上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項，任免人員。

（四）報告：適用於向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議，答覆上級單位的詢問。

（五）請示：適用於向上級單位請求指示、批准。

（六）批覆：適用於答覆下級單位的請示事項。

（七）函：適用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆問題,向無隸屬關係的有關主管部門請求批准和答覆審批事項。

（八）會議紀要：適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

三、公文格式

公文一般由版頭、發文字號、簽發人(統稱為眉首）、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、附註、主題詞、抄送單位、印製版記等部分組成。

（一）版頭由發文單位全稱或者規範化簡稱加「檔案」兩字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭可以用主辦單位名稱，也可以並用聯署單位名稱（發文機關標識格式見附件）。

（二）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。公司發布的正式檔案都要編字型大小，由公司行政部統一登記、編排。

發文字號中年份、序號用阿拉伯數碼標識。年份應標全稱，用六角括號「〔〕」括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字，居中排布，字型用仿宋小五加粗（大小及格式詳見模板）。

公司發文字號有五種：

五商字〔〕×號（公司對外發文）；

五工字〔〕×號（工程部發文）

五財字〔〕×號（財務部發文）；

五行字〔〕×號（行政部發文）；

五人字〔〕×號（人事部發文）；

五紀字〔〕×號（會議紀要發文）；

以此類推，其他部門發文也是如此。

（三）公文應當註明簽發人、會簽人姓名，平行排列於發文字號右側，字型用小五楷體（大小及格式詳見模板）。其中，「請示」應當在附註處註明聯絡人的姓名和**。

（四）公文標題。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

在紅色反線下空2行，用二號宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（五）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱，在頂格排印。在標題下空1行，左側頂格用三號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後乙個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（六）公文正文在主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格，用三號仿宋體字。

（七）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三號仿宋體字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如「附件：1．×××××」），附件名稱後不加標點符號。

附件應與公文正文裝訂在一起，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。

（八）成文日期。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發單位負責人的簽發日期為準。用漢字將年、月、日標全；「零」寫成「0」。

（九）公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。正式檔案如在落款處加蓋印章，可不再印注發文機關名稱；會議紀要不印注發文機關名稱，也不加蓋印章。

（十）公文如有附註（需要說明的其他事項），用三號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

（十一）公文應當標註主題詞，「主題詞」用三號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用三號宋體字；詞目之間空1字。主題詞位於抄送單位上方（主題詞請見附件1）。

（十二）當檔案排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取壓縮行距、字距等措施，在當前頁擠出空間；或舒展當前頁面行距、字距，竄出2-3行文字到次頁,來解決蓋章空間不足問題。務使印章與正文同處一頁，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的上級、下級和不相隸屬單位，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。公文如有抄送單位，在主題詞下1行；左右各空1字，用三號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；抄送機關之間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後乙個抄送機關後標句號。

（十四）印製版記由公文印發單位名稱、印發日期、校對人、份數組成，位於公文末頁下端。用三號仿宋體字，印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（十五）版記中的反線。版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（十六）頁碼用「插入頁尾（第×頁，共×頁）」居中的方式確定，空白頁不標頁碼。

（十七）行政類公文中各組成部分的標識規則，參照附件中的模板。

（十八）公文用紙一般採用國際標準a4 型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

四、行文規則

（一）行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。

（二）行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。

（三）向上級單位行文，應當主送乙個上級單位；如需其他相關的上級單位閱知，可以抄送。不得越級向上級單位行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級單位。

（四）向下級單位的重要行文，應當同時抄送發文單位的直接上級單位。

（五）不相隸屬單位之間一般用函行文。

（六）「請示」應當一文一事；一般只寫乙個主送單位，如需同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。「報告」不得夾帶請示事項。

（七）除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送「請示」、「意見」和「報告」。

（八）受雙重領導的單位向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單位。

（九）對不符合行文規則的上報公文，可退回下級呈報單位。

五、發文辦理

（一）發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程式。

（二）草擬公文應當做到：

1、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規以及集團的有關規定。

2、全面、準確地反映客觀實際情況。

3、觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確。

4、開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正。

5、文種、格式使用正確。

6、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

7、結構層次序數，第一層為「

一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1.」第四層為「（1）」。

8、應當使用國家法定計量單位。

9、文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。

10、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

11、杜絕形式主義和繁瑣哲學。

（三）起草重要公文應當由領導人親自動手或親自主持、指導，進行調查研究和充分論證，徵求有關部門意見。

（四）擬制公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級單位協調或裁定。

（五）公文文稿送負責人簽發前，應由行政部進行校核。校核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

（六）文稿如需作較大修改，應當與原起草部門協商或請其修改。

（七）以本單位的名義製發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本單位名義製發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

（八）公文正式印製前，行政部應當進行複核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統

一、規範等。經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程式報原審批負責人複審。

六、收文辦理

（一）收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。

（二）收到下級單位上報的需要辦理的公文，行政部應進行審核。審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規有關規定；涉及其他部門或單位職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規範。

（三）經審核，對符合本辦法規定的公文，行政部應當及時送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經行政部負責人批准後，可以退呈報單位並說明理由。

（四）承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的行政部並說明理由。

（五）收到上級單位下發或交辦的公文，由行政部送負責人批示後辦理。

（六）公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級單位協調或裁定。

（七）審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽名視為同意；沒有請示事項的，簽名表示已閱知。

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