目錄檔案管理制度 1
檔案管理制度 1
1.目的 1
2.適用範圍 1
3.術語與縮寫 1
4.職責 1
5．程式 2
5.1檔案的分類、歸檔及檔案期限 2
5.2檔案的移交、整理和保管 3
5.3檔案的利用 4
5.4檔案的鑑定、銷毀 5
5.5檔案保密 5
6.相關記錄 5
為規範公司檔案管理工作,有效地保密和利用檔案，充分發揮檔案在科研、生產、經營活動中的作用,制定本制度。
公司在各項經營活動中形成的、辦理完畢，對公司和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄均適用本規定。
檔案：國家機關、社會團體、企業單位和個人，在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的具有儲存價值的歷史記錄材料;
企業檔案：是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的儲存價值的各種形式的檔案（包括膠片、磁帶、光碟等）.
4．1 行政部是公司檔案管理的歸口單位，負責對公司經營形成的檔案進行收集、整理、保管、鑑定、統計、提供利用等工作，對各部門資料積累、檔案形成有指導、監督、檢查的權利；
4．2 各部門專（兼）職文控人員，負責本部門業務相關檔案資料的積累、整理，並按要求及時向行政部移交資料；
4．3 各部門負責人對本部門業務相關檔案資料的檔案形成負審核、確認職責。
5.1.1檔案分類
根據公司經營管理的實際情況，把科研、生產、管理各業務環節形成的檔案按**、專案內容、儲存期限等進行相應的卷宗類、項分類，檔案內容及分類。
5.1.2歸檔管理
5.1.2.1 檔案材料的歸檔原則
a) 納入檔案管理的檔案資料應遵循檔案的形成規律，按照業務流程順序收納、排列，保持檔案之間的有機聯絡，建立必要的檔案索引，便於保管和利用。
b) 歸檔的檔案材料以公司研發、生產、經營過程產生的檔案為主、外來檔案為輔進行歸檔。
5.1.2.2 檔案材料的歸檔要求
a) 歸檔的檔案材料應齊全完整，破損件應予以修復；
b) 歸檔的檔案材料必須準確反映有關過程的真實內容和歷史行為；
c) 歸檔的檔案材料必須層次分明，符合其形成規律；
d) 歸檔的檔案材料，製作必須利於長期儲存。
5.1.3檔案儲存期限
整理檔案檔案時按保密期限分為永久、長期、短期三種，長期為10年至30年，短期為1年至5年。
確定保管期限的基本原則是：
a) 公司具有長遠利用價值的檔案應永久儲存；
b) 公司在一定時期內具有利用價值的檔案都可以長期儲存；
c) 凡介入兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
5.1.4歸檔時限
a) 科研專案檔案在專案立項、初樣評審、正樣評審、設計定型幾個里程碑完成後，專案檔案經整理，乙個月內，交行政部歸檔；
b) 規劃產品設計檔案，在產品設計定型（鑑定）後，經整理，乙個月內，交行政部歸檔；
c) 產品生產工藝檔案，在生產定型（工藝確認）後，經整理，乙個月內，交行政部歸檔；
d) 研發基礎課題研究、基建工程或其他技術專案，在任務結束或暫停、終止後，將應歸檔的檔案材料按要求整理，乙個月內，交行政部歸檔；
e) 各項管理工作中形成的檔案材料，須在次年3月31日前，將應歸檔的檔案材料按要求整理，由各職能部門負責人審定後，交行政部歸檔；
f) 新購生產裝置、儀器時，裝置使用管理部門應會同行政部檢查驗收相關檔案材料，並及時歸檔；
g) 公司引進專案時，研發部對引進專案的資料及資源進行收集、整理並及時歸檔；
h) 員工因公外出參觀學習、考察和參加各類會議，收集獲得的檔案材料須按歸檔範圍的規定及時交行政部歸檔。
5.2.1檔案材料的移交
公司各部門在向行政部移交各種檔案資料時編制《歸檔材料檔案清單》，一式兩份，由部門或專案負責人簽字核准後移交。交接雙方按照清單核對無誤，檔案材料符合歸檔質量要求後，履行簽字手續。
移交清單收、交雙方各留乙份，以備查詢。
5.2.2檔案材料整理
5.2.2.1 整理歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求，用紙尺寸一般採用國際標準a4紙規格，歸檔檔案的字跡應確保耐久性；
5.2.2.2檔案卷宗成冊形態
a) 裝訂成冊：採用左側裝訂，裝訂材料符合檔案保護的要求，裝訂方式以不影響歸檔檔案的閱讀和複製、不破壞檔案的原始性為原則；
b) 不裝訂成冊：檔案檔案順序排列放置檔案盒內即可。
5.2.2.3 檔案檔案排列、編號
a) 歸檔檔案可以按檔案形成時間的先後順序排列，也可以按檔案的重要程度排列；
b) 卷宗內每份檔案檔案為一件，正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**文在前，被**文在後；復文在前，來文在後。報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；
c) 歸檔檔案應依檔案分類、排列順序逐件編號並加蓋歸檔印章，填寫：卷宗類、年度、件號、保管期限等必備項。
5.2.2.
4定期對檔案庫藏檔案進行清理核對工作，對檔案儲存期限到期而不用延長儲存期限或因經營、管理原因不用繼續儲存的檔案進行清查，並按程式予以銷毀；對破損和褪色的材料進行修補和複製。
5.2.3檔案保管
5.2.3.1 公司檔案由行政部檔案管理員專人管理，存放檔案室保管。涉密檔案及涉密專案資料遵循公司相關的保密管理要求，存放在符合保密要求的保密資料室；
5.2.3.2 電磁介質檔案的保管採用硬碟、磁碟雙備份方式；
5.2.3.3 檔案管理員應定期對檔案情況、庫房安全及保密進行全面檢查；
5.2.3.4 檔案室做好防火、防潮、防霉、防蟲、防塵、防盜等日常管理工作，確保公司檔案安全。
5.3.1科研專案定型前里程碑節點的專案檔案，作為專案過**實紀錄，在專案完結前檔案室不提供查詢、借閱、複製等業務。
5.3.2 科研專案定型後、規劃產品研發完成、產品生產工藝檔案編制完成，形成固定版本後移交行政部歸檔的專案檔案，業務人員在辦理相關簽批手續後查檔、借閱、複製；專案完結前，用於科研、生產的文件圖紙，按質量體系受控管理。
5.3.3任何人不得隨意塗改、修訂借閱的檔案資料。確需變更時，應按有關的程式進行操作，並指定專人實施更改。
a) 當變更不大時，採用刮改或槓改的方式進行更改，並在更改處蓋檔案修改印；
b) 當變更較多時，應重新編制材料，予以歸檔，更替原檔案並記錄。
5.3.4複製、借閱非密檔案應填寫《檔案資料使用登記表》，經部門負責人簽批後辦理。
檔案一般不得外借出公司，確因工作需要必須借出，由公司領導批准，在簽批期限內用畢即還。借閱涉密檔案，遵循公司保密管理制度的規定，即借即還，不可留存、複製。
5.3.5借閱人在利用所借的文書檔案時，必須妥善保管，保持檔案整潔完整，不得抽頁、塗改或損傷檔案。
5.3.6借閱人應對所借文書檔案負保密責任，不准轉借、丟失或洩密。如發生丟失或洩密事件，應及時向組織匯報，努力挽回損失，並對一切後果負完全責任。
5.3.7外單位調閱公司文書檔案須業務相關部門填報《檔案資料使用登記表》，經公司領導批准，在指定的範圍內查閱。
5.4.1 檔案鑑定
檔案管理員根據《檔案分類表》中的檔案保管期限，定期清理超過保管期限的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，每半年組織相關人員對檔案進行價值鑑定，對無儲存價值的超期檔案申請銷毀。
保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，經鑑定，列出儲存意見並存檔。
5.4.2檔案銷毀
檔案管理員根據檔案銷毀申請的鑑定意見，經公司領導批准後方可進行銷毀。檔案的《檔案銷毀申請表》、領導批示意見應永久儲存。
銷毀檔案時，必須有兩人監銷，監銷人應在《檔案材料銷毀清單》上簽字，並註明銷毀方式和日期。
5.5.1檔案管理人員必須增強保密觀念，忠於職守，嚴格遵守公司的保密制度。
5.5.2本程式由行政部負責解釋。
《歸檔材料檔案清單》
《檔案資料使用登記表》
《檔案分類表》
《檔案銷毀申請表》
《檔案材料銷毀清單》
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...