費用報銷流程

費用報銷流程（最新修訂版）

各部門主管領導、各位同事：

現就報銷的有關規定作如下修訂與重申，以期共同遵守。費用開支管理辦法

（一）、費用開支預算

各事業部每月25號之前根據下月工作計畫制定本部門下月費用開支預算，其中業務招待費要分為兩方面，一方面是維護老客戶的費用，一方面是開拓新客戶的費用。並報財務審核，財務審核的依據是（根據各部門上月的銷售額來核定各部門的費用金額），預算需留有彈性，並根據實際情況調整，費用計畫調整必須填寫「費用調整申請表」，費用調整是指同一性質費用在年度內的不同月份之間調劑使用，原則上不得有突破，但分解後的預算不能超過年度總預算，各事業部要合理使用預算費用，超過預算的一律要經總經理批准方可使用。對每一筆支出，都要有計畫、先申報、依內控、走流程。

銷售費用月度預算表的格式具體如下：

（二）、費用報銷的一般要求

1.借支單，報銷單都應使用原件。報銷單據一律用黑色鋼筆或黑色中性字筆填寫，不得用鉛筆或原子筆填寫。

借支預算與實際報銷用途不符，應書面說明原因並經直接分管副總或總監簽批，方可到財務審核報帳。

2.報銷事由、費用描述必須與發票內容一致，不同型別的費用應分類貼上分類描述，每張發票必須經辦人簽名。

3.發票必須是發票聯和報銷聯，用複寫紙複寫或計算機列印，不得使用原子筆、鉛筆填寫，對方的存根聯、發貨聯、記賬聯不能做報銷單據。

4.內容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數量、金額等專案要填寫齊全，字跡要清楚，金額要準確，大、小寫要一致，塗改無效。

5.印章要齊全，須有收款單位發票專用章及收款人簽字（章）；事業單位的收據，要有財務專用章；企業和個體戶須是稅務部門統一印製的發票。

6.原始單據不可用訂書機或回形針固定，要用固體膠把原始憑證貼上好;原始單據必須完整，貼上整齊，貼上在粘存單範圍內，勿超越左邊裝訂線，勿伸出粘存單外;遇原始單據過大，可折小後貼上其一端;原始單據必須分類貼上，按金額大小依次貼上，如交通費，餐費，通訊費，不可交錯貼上;如原始單據過多，可按類別多貼幾張粘存單，確保原始單據平整，不要粘住原始單據的金額項。

7.發票的有效期一般為2個月，每張發票都要經辦人（即費用報銷人）簽名。

8.差旅費用報銷須在報銷憑證後附上出差審批單，及相關費用的列支清單，如時間，地點，消費金額等。

9.業務招待費報銷須另用紙張附上說明招待哪家客戶、消費金額、消費時間，發票章必須清楚，按商家分好，如在哪家洒店消費多少，應把這家酒店提供的發票及貼在一起，如在外地招待客戶，那就只能用當地的發票，不可使用上海發票報銷。

10.業務交通費一月只可報銷一次，每月月初報銷上乙個月的，（特殊情況除外）並寫清楚發生時間，起止地點，原因，超過額度不可延到次月報銷，交通發票的時間應是報銷的所屬時間之內，否則，一律不給報銷。

11.報銷單上的發生日期必須填寫具體。（有一些人還是沒有寫，特別是報銷交通費的單據）填寫招待費時客戶名稱不要寫在報銷單上或發票上，應另附單子說明，單子上要寫清楚具體的時間、客戶名稱、金額，財務錄入系統時另附單據分離並註明憑證好單獨保管。

12.發票必須蓋有發票專用章或財務專用章，發票金額要清楚，並且要注意發票的真偽。

13、嚴禁用收受、使用虛假票據，尤其是機票、餐飲、購物等方面的票據，接受商家的票據時務必即時識別，向提供服務方索要機打發票並加蓋公章。（特提醒各位同事注意：一般定額、手寫的發票據多地已停用）。

如使用虛假票據查實屬於故意行為，將視同非法侵占公司財產。

14.出差費用借支和報銷時都應有出差審批單原件，一次出差費用應一次報銷完，若有隨同人員，應協商好是一人負責一起報銷，避免工作量重複等。出差費用和招待費應該分開填寫報銷單。

14. 物流費用報銷須同時有物流費用發票和物流回執單，並在報銷發票後附上物流清單，如時間、寄件人、客戶、快遞公司、快遞物品名稱、金額等。

15.費用報銷要及時，原則上不可跨月報銷。（例如：10月份發生的費用不可在12月份報銷）

16．費用填報需注意的事項：自本通知下達日起所有費用報銷單證統一由公司總部財務受理（請各位同事將費用報銷單證寄送財務審核組吳金鳳收執，若有變動，屆時通知），由財務審核組統一交給公司總經理或常務副總審批，總經理或常務副總只審批費用發生的真實性、必要性，財務審批費用的合規性、發票的合法性、發票的時效性等；費用填報單附件發票日期和填報日期相距不得超過30個自然天數；費用填報單送達總部財務審核的簽收日期不得晚於填報日期5個工作日，財務在3個工作日內送總經理或常務副總審批；財務審批組每月只針對同一員工受理一次收票。

一、借款和差旅費用開支標準及審批程式

（一）、借款審批流程及標準

1. 出差人員借款，必須憑批准的出差申請單先到財務部領取「借款憑證（公務）」，填寫好該憑證後，先經部門經理同意，再由各線主管領導批准，管理中心備案，財務核實無前欠款項，總經理批准，方予借支，前次借支出差返回時間超過10天拖延報銷者，不得再借款。

2. 員工因私借款，填寫「借款憑證（個人）」後，借據上承諾還款期間和還款方式，一律報總經理審批，且經往來會計審核無前欠後，會計經理確認簽字後，方予借支，凡職工個人借用**者，在原借款未還清前，不得再借。

3. 其他臨時借款，如業務費、周轉金等，須事先填製申請單，寫明事由，申請單由部門經理、分管領導、總經理逐級審批。

4. 借款出差人員回公司後，10天內應按規定到財務部報賬，報賬後結欠部分金額或10天內不辦理報銷手續的人員欠款，財務部門有權在當月工資中扣回。

（二）、出差開支標準及報銷審批

1、公司職員出差之前應向管理中心報告，並填寫書面《出差審批單》，由管理中心簽批備案，嚴禁未經中心允許報備部門私自決定出差，特殊情況來不及書面申報需口頭申報，事後補填《出差審批單》。

2、《出差審批單》的內容為：出差需完成的工作任務、預計出差地點及出差時間、交通方式及各項開支補助標準等。

3、出差人員應盡量在預計的時間及地點內完成即定的任務，若無法在預計的時間及地點完成即定的任務，應向其上一級領導再次報告，嚴禁無事逗留及跨區域旅遊，借出差名義而實際辦理個人事務。

4、出差人員所需差旅費可以預借。借支標準原則上為每人每天控制500元以內，一次性借支總額不得突破5000元。若有特殊情況需突破上述標準的須經總經理以上領導批准後方可借支。

5、差旅費用標準：根據各職員在公司所任職務不同，對出差人員分為四級，各級人員出差適用相應的差旅費標準。所任職務與對應的級別如下：

6、各級人員出差，須按規定的差旅費標準報銷相關差旅費費用。若因特殊情況需超出標準，須提出專門的報告由其上一級領導（副總及其以上）特批或就超出標準的費用專案憑據特批。各級人員適用標準如下表：

（1）表中「特區」係指廣州、北京、深圳、珠海、廈門、汕頭、海南省。另外，杭州、南京、寧波、天津、青島、大連、武漢、無錫、成都、重慶也參照特區標準執行，表列「其它交通工具」不包括出租小汽車、包車。

（2）表中所列**、四級人員的住宿標準為出差人員每人每天的住宿及伙食補助限額，出差人員只能在限額內包乾填報，節約歸己，超過標準一律自己負擔，食宿發票不作為報銷依據貼票，其中住宿費的總限額為實際在外過夜天數乘以每天的包乾限額，不須貼票。

（3）伙食補助按出差自然天數乘以相應標準的數額計發到個人。凡長期在外地工作已按月享受異地工作津貼的職員不再享受出差期間的伙食補貼，伙食補貼也不需貼票。

（4）出差人員乘坐超出規定交通標準發生的費用未經分管副總特批的，一律按票價的60%報銷。

（5）董事長、總經理出差隨行工作人員可限2人享受同等住宿標準，其他高管人員出差隨行工作人員可限1人享受同等住宿標準。

7、出差參加本公司或其他舉辦方的各種會議、培訓、考察、學習等並由公司或主辦方統一安排食宿的，在統一安排食宿期間不得另行報銷住宿、伙食等費用；享受異地工作津貼的駐外人員因工作需要回總部辦理公司事務或回總部參加各種培訓，不再享受伙食補貼，享受的市內交通及通訊費按出差適用標準減半，培訓住宿費原則上由公司統一安排，公司未作統一安排的，按每人每天80元包乾。

8、差旅費用報銷

（1）出差人員出差結束回公司後，應在10天內報銷其差旅費用，並一同結清所借款項。有借支卻未在規定的時間內報賬並結清所欠款項的，公司將對其借支直接從應發工資中扣還，直至還清借支為止。回到公司後超過一月尚未報銷的差旅費用，公司不再予以報銷。

（2）為便於對差旅費用的核查管理，出差人員核報差旅費用時應按規定填製差旅費用報銷單，報銷單據先經管理中心預審，預審專案主要看所報事項是否與《出差審批單》註明事項與標準是否相符，嚴禁將個人費用打包彙總後集中核報。

差旅費用報銷單中也不得歸集報銷不屬於差旅費用的其他費用。

9、報銷差旅費用時，應由財務審核及有關領導審批。具體審核、審批程式如下：

一般職員的差旅費用：部門經理初審→事業部總監或分管副總批示→管理中心審核合規合標性→財務審核→總經理審批→報銷（有借支沖銷借支）；

部門經理或生產主管的差旅費用：分管副總審批→管理中心審核合規合標性→財務審核→總經理審批→報銷（有借支沖銷借支）；

副總經理及相當副總經理級別的人員差旅費用：管理中心審核合規合標性→財務審核→總經理（或董事長）審批→報銷（有借支沖銷借支）；

費用報銷流程

費用報銷流程

費用報銷流程

費用報銷流程

相關推薦