第五章協調督查工作
第一節協調工作
協調是領導工作的重要組成部分，也是有效地進行行政管理的重要手段。要進行強有力的領導，就要做好各方面的協調工作，使上下左右同心同德，團結協作，保質保量地完成各項任務，高效率地實現預定的目標。而在實際工作中，領導者不可能事無鉅細地都去過問，大量的協調工作是由秘書和秘書部門去完成的。
從某種意義上說，秘書部門也可以說是協調部門。秘書部門作為綜合辦事機構，協助領導協調好與各方面的關係，已經成了它的一項重要職能和長期任務。
一、協調的含義和型別
「協調」照字面上解釋，「協」是協商、協同的意思， 「調」是調解、調和的意思。「協調」作為一般詞彙，其基本的含義是：通過協商和調和，建立和諧、融洽的關係，密切配合，步調一致，來實現共同的目標。
秘書和秘書部門的協調，指的是秘書和秘書部門在其職責範圍內，或在領導的授權下，組合、調整和改善各級組織、各個部門、各類人員、各項工作之間的關係，促使各項活動同步化、和諧化和科學化、秩序化，以實現機關、單位的整體目標。
協調的內容多種多樣，涉及的範圍十分廣泛，概括起來，主要有以下幾種型別：
1. 計畫協調
在計畫協調中大致有兩方面的工作：一是搞好本機關、單位計畫制定中的協調。秘書部門在進行計畫安排之前，就要了解各部門的打算和意見，圍繞中心工作，統籌安排各部門的工作，分清輕重緩急，進行分類排隊，統一協調各部門的計畫指標、工作步驟、完成時間，避免互相「撞車」。
安排計畫一定要從實際出發，為基層單位著想，留有充分餘地，不要滿打滿算。計畫初步擬定後，對各部門有分歧的地方，要進行綜合協調，協調不成時，要逐一準備好協調意見，供領導親自協調時參考；二是對下屬單位的計畫，要協助領導從全域性出發，綜合平衡，統籌兼顧，以保證下屬單位的計畫與本機關、單位的計畫協調一致。
2. 業務協調
又叫專業協調。主要指計畫、政策執行過程中的協調。計畫和政策實施以後，隨著時間的推移和主客觀條件的變化，往往會出現一些始料未及的問題和矛盾，這就需要及時加以協調，化解矛盾。
同時，由於各機關、單位所處位置、角度不同，考慮問題的出發點和思路也就不同，在對現行政策的理解上往往會出現某些分歧，使步調難以一致，阻礙工作的順利開展，這也需要秘書部門協調解決。還有，在日常工作中有時會出現爭權或踢皮球的現象，有利的事，你幹我也幹，互相爭搶；無利可得的事，你不管我也不管，互相推諉，給工作造成損失；還有一些工作，乙個單位難以承擔，等等。這都需要秘書部門出面牽頭協調，通過相關單位的商洽、討論，提出主導意見，經領導同意後付諸實施。
3. 事務協調
指日常工作和生活具體事務的協調。秘書部門根據領導的意圖，平衡各單位間的會務安排、資料提供、工作和生活保障以及行政管理事宜等。此外，還有領導臨時交辦的協調任務。
這一般是因為一些繁雜的事務性工作，涉及許多部門，乙個部門不好辦理；或事情比較複雜，需要共同研究；或因認識不一，有必要統一認識；或這些事務性工作關係到幹部、群眾的切身利益，如分房、醫療、子女就學就業等，往往也都需要秘書部門牽頭協調。
4. 關係協調
關係協調可分為工作關係協調和人際關係協調兩大類。
工作關係協調可分為內向關係協調、縱向關係協調、橫向關係協調三種：
內向關係協調又稱內部協調，指機關、單位中職能部門之間各種關係的協調，這是協調工作的重點。
縱向關係協調又稱上下級關係協調，就是同一組織系統中不同層次之間的機構之間各種關係的協調。縱向關係協調還可分上行和下行協調，其中又以下行協調較多。
橫向關係協調又稱外向關係協調，就是本機關、單位與同級或不相隸屬的機關、單位之間各種關係的協調，還包括與社群、軍隊、工農、城鄉、民族等各種關係的協調。
人際關係協調包括上級機關、單位與本機關、單位領導之間，本機關、單位領導者之間、群眾之間、幹部與群眾之間各種關係的協調等。
總之，建立良好的工作關係和人際關係，有利於營造正常、健康的心理氛圍，創造和諧、融洽的工作環境，調動所有員工的主動性、積極性和創造性，進一步提高工作質量和效率。
二、秘書協調的特點
為秘書和秘書部門的工作性質和職能所決定，其協調工作具有以下幾個明顯的特點：
1. 非權力支配性
作為秘書和秘書部門，畢竟不是領導，沒有法定的支配性權力，不能發號施令去指揮別人或決定重大問題，只能借助領導的權威和自身的素質、人格、品德和協調藝術去說服他人，使對方心悅誠服，這就是秘書和秘書部門協調的非權力支配性。在協調過程中，硬性的、命令式的、支配性的協調是行不通的，必定會使被協調者產生逆反心理而達不到協調的目的。但是，秘書和秘書部門是領導的助手和參謀，在進行各種協調時，代表著領導的意向，因而，憑藉著組織和領導的權威和權力慣性，在一般情況下，被協調各方都能接受秘書和秘書部門的協調；同時也就決定了秘書部門在協調過程中，一般採用軟協調的策略，講究方式方法，加強資訊溝通，以平等協商的原則解決矛盾，尊重被協調的各方，在維護整體利益的前提下同時照顧到各方的利益，切不可以勢壓人，儼然以「二首長」自居，也不可擺「法官」的架子，當「裁判員」。
否則，就有可能引起被協調各方的反感，甚至發生對抗，不僅不能有效進行協調，解決問題，而且還有可能使自己也捲入矛盾的漩渦中去，陷入被動的困境。
2. 非職責限定性
一般說來，管理職能，只有在確定的職責範圍內才能有效地發揮作用。秘書和秘書部門的協調，卻沒有確定的職責範圍的限定。秘書和秘書部門協調的非職責限定性，是與其非權力支配性緊密相關的。
由於沒有法定的支配性權力，協調主要依靠機關、單位的組織權力慣性、領導的權力輻射和秘書自身的素質及協調藝術，而這是三個受著個性影響的變數，具有較大的不確定性，加上環境、條件等因素的影響，使得秘書和秘書部門協調的範圍，有著較大的伸縮性，故組織管理系統也無法用職責範圍來加以限定。正是由於具有這種非職責限定性，才使秘書部門被稱之為「不管部」，其他職能部門不能管理或難以處理的矛盾和糾紛，它都可以協助管理，進行協調和處理。
3. 非確定地位性
在管理體系中，凡實施職能使命，一般都具有確定的地位。只有確定了地位，才能明確實施職能使命時與工作物件的關係，進而根據這種工作關係，選擇恰當的工作方式。而秘書和秘書部門的協調，因具有非職責限定性，也就沒有確定的地位。
如秘書和秘書部門在領導班子成員間溝通資訊，促進相互理解和支援，由於處在下級的地位，這種協調是下對上的工作關係；在同級職能部門人員間進行協調，則處於同級的地位，是平行的工作關係。擔負協調的任務，處於幾種不同的地位和存在幾種不同的關係，這就是秘書和秘書部門協調的非確定性。正是由於這種非確定地位性，秘書和秘書部門在進行協調時，就更需要對具體情況作具體分析，從實際情況出發，選用恰當而富有成效的協調方式。
三、協調的手段
秘書和秘書部門協調的手段，一般可分為兩種：一是思想疏導和教育的方式，通過勸導、說服、教育和充分協調，統一有關方面的認識，又稱軟協調。另一種手段是強制性的，就是在軟協調不成的情況下，經請示領導同意，綜合運用行政的、組織的、經濟的手段，規範各方行為，又稱硬協調。
秘書和秘書部門協調的方式有：
(一)公文協調
1.草擬文稿的協調。起草文稿，要按領導意圖辦事，準確地把領導意圖傳達給相關起草人，對於那些涉及人財物問題的檔案，起草時需把有關方面召集起來共同商量，把問題解決在動筆之前。
經過協商，草擬文稿也就有了基礎。不要把矛盾寫在檔案裡，拿到領導面前等拍板。
2. 發文的協調。秘書部門拿到要求發出的稿件以後(包括領導批示要發的檔案)，有義務認真研究一下：
首先，這個檔案需不需要發；如果要發，該以什麼形式發為好。其次，要對檔案進行校核，如認為有不符有關方針政策和規定的地方，就要與呈交部門進行協商。
3. 文字和文書規範的協調。下級機關呈送上級機關的檔案是否符合文書處理的規定，上級秘書部門具有檢查把關的責任。如不規範，則要與呈交部門協商改正。
(二)會議協調
1. 會議議題的協調。議題協調是會議協調工作的重點會議議題的協調包含三種情況：
一是按照領導批示的會議議題同有關方面協調，進行充分準備，凡涉及幾家的內容，會前要協調一致；二是根據黨委的中心工作由秘書部門主動提出會議議題，報請領導同志批准後加以實施；三是一次會議提出幾個議題時，要按照輕重緩急充分協調後確定討論次序。無論哪種情況，會前都需要秘書部門經過反覆協商確定。
2. 會議的時間、地點和出席列席人員的協調。領導確定開會以後，在會議的時間、地點和出席、列席人員的細節安排上秘書部門要注意協調。總的原則是利於會議開得卓有成效。
3. 會議紀要的協調。會議議決以後，往往要用紀要的形式記載下來並傳達給有關部門去辦。
涉及幾個部門的決定事項，如想貫徹順利和增加領導決策的可行性，就要先與有關部門協商一致後再寫進紀要裡去。
4. 決定事項落實的協調。這也是一種督辦性質的工作。協調決定事項的落實。
此外常用的還有情況協調(做好「通氣」工作)、制度協調、面商協調、現場辦公等，可依據實際情況選用。
四、如何搞好協調工作
1. 以準確、充足的資訊作為協調的基礎
在協調的各個階段，秘書和秘書部門都必須十分重視資訊的收集、整理、傳遞與反饋。在協調的初始階段，主要是收集和協調內容有關的資訊資料，熟悉協調物件的歷史與現狀；在協調的進行階段，主要是收集物件的現實態度、意願、情緒和要求，並及時在協調者與被協調者之間傳遞和反饋；在協調的結束階段，主要是收集協調物件對協調結果的態度以及對協商決定的貫徹執**況，並及時向領導和有關部門提供反饋資訊。
2. 從大局出發
需要協調的許多事項或問題，大多是區域性利益與全域性利益、眼前利益與長遠利益之間的矛盾。區域性與整體、當前與長遠本來就存在著差異，加之一些部門和單位本位主義嚴重，因而往往影響到協調工作的正常開展。秘書和秘書部門作為協調者，必須從全域性利益、長遠利益和總體目標出發，曉理明義，統籌兼顧，努力使區域性利益統一到全域性利益、眼前利益統一到長遠利益上來。
3. 堅持實事求是
這是協調工作的指導方針。工作上各種不協調現象的產生，往往不是單個因素引起的，可能有各種因素或是有實際困難，或利益分配不公平、不合理，或法律、法規不健全，或分工不明確等。秘書和秘書部門在協調時，一定要堅持調查研究，掌握實際情況，找準問題的癥結，才能有效地進行協調。
如果情況不明，就著手進行協調，那是很難奏效的，還可能由此引起新的不協調。只有堅持實事求是，一切從實際出發，才能掌握協調的主動權。
4. 堅持平等協商的原則
即把自己與協調物件擺在平等的位置上，待人以誠，商量共事，公平合理地處理各種矛盾。要努力做到：尊重被協調的各方，虛心聽取並採納他們的合理要求；理解被協調的各方，設身處地地為他們的利益著想；支援被協調各方的正當要求，真心誠意地為他們服務；即使在協調過程中出現了新的分歧或衝突，也要平等待人，商量辦事，切不可做強加於人的事情。
另一方面，又要防止協調中不講原則、不分是非曲直的不良作風，一定要避免「各打五十大板」的現象發生。
5. 從維護團結出發
通過溝通資訊，消除隔閡，增進了解，融洽關係，尋求解決矛盾的辦法。要求雙方多為對方著想，而不要斤斤計較，寸權必爭，寸利必得，造成矛盾的激化和公升級。
6. 分級協調
按管理科學的能級原理，哪一級的矛盾，應該由哪一級負責協調，上級組織不得越級處理下級組織職權範圍內的問題；同樣，下級組織也不得將自己職權範圍內的問題上交給上級組織處理。但在實際工作中，下級組織常把矛盾上交，找上級領導仲裁，把本來職能部門可以互相協商解決的問題，推給上級領導，這樣既加重了上級領導的負擔，又不利於發揮各級職能部門的積極性，而且會助長扯皮推諉的不良作風。為糾正這一弊端，秘書和秘書部門應主動協助領導，堅持協調工作分級負責的原則，該哪一級解決的矛盾，就由哪一級協調解決，最終解決不了時再逐級向上級領導請示。
為此，秘書和秘書部門一定要按法規和制度辦事，把分級負責的協調制度建立和健全起來。
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