採購制度及流程規範
第一章總則
為了統一限量、控制用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品、低值易耗品和專案用品的採購，須由各部門提出採購申請，填寫《辦公用品申請表》（見附件一）或《專案申請審批表》（見附件二）並經各級領導審批後方可採購。
採購申請以部門為最小申請單位，無各級領導審批簽字的《辦公用品申請表》或《專案申請審批表》原則上採購部不給予辦理採購、財務部不給予辦理報銷。
第二章申請流程
一、 辦公用品的申請流程
部門申請辦公用品的流程：
第一步：各部門相關負責人每月25日前，對於計畫內物品需求，填寫《辦公用品申請表》；
第二步：部門主管核查簽字；
第三步：將申請表交於公司行政部，由行政部文員統一彙總申購；
第四步：行政部經理核查簽字；
第五步：總經理審批簽字；
第六步：採購部經理執行；
第七步：每月8日，各部相關負責人憑當月辦公用品申請表，到行政部文員處登記領用；
第八步：各部門辦公用品領用之後，由部門相關負責人分發給指定使用人。
二、 專案用品的申請流程
部門申請專案用品的流程：
第一步：各部門相關負責人根據實際工作需要填寫《專案申請審批表》，申請內容必須註明專案用品需要使用的時間、數量、產品規格以及技術要求，以便確認採購時間節點；
第二步：專案經理核查簽字；
第三步：部門經理核查簽字；
第四步：行政部經理意見
第五步：總經理審批簽字；
第六步：採購部經理執行；
第三章採購與入庫
一、 採購週期的規定
1) 單次採購金額預算在500元以下可在本地採購的物資及產品零星採購專案採購週期不超過3天；
2) 單次採購金額預算在500元以上或需要異地的比價採購，採購最長週期不應超過15天；
3) 採購定製或者特殊產品，採購週期不應超過30天。
4) 遇到緊急採購部應匯報公司領導採取快速優先採購的策略；
二、 詢價及其規定
1) 詢價應認真審閱申購表的品名、規格、數量、名稱，了解申購用品的規格和技術要求，遇到問題應及時與申購部門溝通；
2) 屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；
3) 對於緊急請購專案應優先處理；
4) 原則上所有採購專案上必須向生產廠家或服務商直接詢價，不能通過其**或各種中介機構詢價；
5) 對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；
6) 遇到重要的物資、特殊物品、或預估單次採購金額大於1萬的採購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報，詢價時對於相同規格和技術要求對不同品牌進行詢價；並要求申購部門協助了解相關的**商資訊。
7) 比價採購邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和專案的能力；
8) 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
三、 入庫
1) 採購部已經驗收的產品行政部或倉庫管理員應及時的入庫，並及時出具入庫清單；
2) 入庫清單須有採購人的簽字方可生效，採購人影印清單存留；
3）所有物品皆需入庫，固定資產還需按規定做固定資產登記並列入固定資產管理。
第四章附則
一、 本制度自公布之日起執行，如有變更，另行通知。
二、 採購部負責對本制度的監督執行並擁有最終解釋權。
湖北東潤科技****江西分公司
2023年9月16日
附件一：
附件二：
專案申請審批表
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