採購管理制度
一、制定目的：為規範公司物資採購流程，降低採購成本，提高採購工作效率，特制定該管理制度。
二、適用範圍：適用於本公司物資採購管理。
三、基本職責劃分：公司採購職能由供銷科具體負責，主要由財務科根據公司各部門的物資領用計畫、倉庫庫存情況，結合實際生產經營狀況，制定各月採購計畫（書面形式），提交公司總經理審批後交由供銷科執行採購工作，由財務科主要負責對供銷科的採購過程進行控制與監督。
四、具體內容
（一）採購物資分類
1、根據物品市場品種分類：該分類方式為供銷科執行採購職能時對**商的選定提供依據
1.1生產物資採購包括：機器裝置，各類五金類配件、易損件，機器裝置所需耗用的油類，作業勞保用品，其他各類低值易耗品等
1.2辦公用品採購包括：辦公耗材、電腦及配件、其它零星物資等。
1.3生活用品採購包括：生活日用品、環境衛生清潔物品、食堂用品、娛樂設施及易耗品等。
2、根據公司實際使用情況和申購方式分類：該分類方式為各科室物資申購時的申購方式提供依據。主要包括：
額定內物品領用類（「額定內物品領用許可權表」（許可權表鏈結）），額定外物品領用類，科室專用類（各科室專用物資管理規定（規定鏈結））和加急請購類四種。
（二）物資採購申請方式及具體流程：
1、各科室通過填寫「額定外計畫領料表」（**式鏈結）申請。該申請適用於月物資計畫請購。具體流程如下：
1.1每月的25號至27號，各科室結合物資實際需求情況，制定次月「額定外計畫領料表」，要求對需求物資的需求原因和需求時間進行說明。制定好後上交指定科室處。
（注：此計畫領料表不硬性規定每個科室都要制定，若在指定時間內未上交此表的科室，則可預設該科室次月領料物品及數量均在額定內。月內，對額定內物品的領用，相關科室負責人簽名審批即可，無需經過總經理審批）。
1.2指定科室要求結合各科室的申請，進行需求情況的把關和調查，完成對各科室的「額定外計畫領料表」的整合、核准，並於28號前整合好後交財務科。
1.3財務倉庫根據「車間次月計畫領料表」、「額定內物品領用許可權表」、 「額定外計畫領料表」、各二級倉庫計畫請購錶及倉庫物品庫存情況制定「倉庫計畫請購總表」（**式鏈結），並於29號前完成後交總經理審批。
1.4總經理將核准的「倉庫計畫請購總表」於月末前交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資申購的合理性進行再把關和初步的市場了解和購買時間確定，並發回給總經理確定核准採購時間。
總經理需於月末前將彙總表列印、批覆，下達給供銷科於次月執行採購工作。
2、各科室通過填寫「專用物品計畫申購表」（**格式鏈結）申請；該申請適用於月物資計畫請購。具體申購流程如下：
2.1每月的25號至27號，各科室結合專用物資實際庫存及次月需求情況，需要的科室制定次月「專用物品計畫申購表」，並於28號前交總經理審批。
2.2總經理將審核後的「專用物品計畫申購表」交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，發回給總經理確定核准採購時間並完成「科室計畫專購（採購聯）」。
於28號前將「科室計畫專購（採購聯）、各科室聯」表交供銷科及相關科室。
2.3「科室計畫專購錶」月內採購完成時，由各相關科室進行評價、登記，完成評價的表需附於相關物品採購費用報銷單據上，作為費用報銷重要的原始依據。
3.各科室通過填寫「專用物資臨時請購申請表」（**格式鏈結）申請；該申請適用於月內加急請購。具體申購流程如下：
3.1各科室如出現月中科室專用物品無庫存又急需使用，而上月又沒考慮周全未制定次月「專用物品計畫申購表」時，可填寫「專用物資臨時請購申請表」，並直接上交總經理審批。
3.2總經理審核後，發給供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，並發回給總經理批覆。
總經理確定合理後將表批覆、列印和簽字，下達給供銷科執行採購工作。
4、財務科通過填寫「加急請購單」（**格式鏈結）申請；該申請方式為月內加急請購。具體申購流程如下：
4.1對月內有科室需領用的物資倉庫無作請購計畫又無庫存或數量不足或臨時補充庫存所需的，可填寫「加急請購單」進行加急申購。
4.2財務科按照「加急請購單」的填寫要求，寫明需求部門、質量要求、申購原因等，由財務科負責人簽名批准後，交給總經理簽名審批。
4.3總經理審批後交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，供銷科長進行簽名確認後，安排採購工作。
4.4「加急請購單」分為四聯，分別為：申請部門（白聯）、供銷部（紅聯）、總經辦（綠聯）、倉庫（黃聯），各聯單據按規定交給相關科室進行保管，由總經理負責對物品採購、入庫情況的監管和跟進匯報。
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（三）物資採購方式及具體流程：供銷科在接到公司下達的物資月計畫請購、各加急請購的任務後，分析物品的市場品種，確定採購方式。主要包括現付採購方式、月結付款採購方式和簽訂合約採購方式三種。
1、現付採購方式：即採購物資時現場付款並獲取付款發票、收據作為物資入庫、報賬的依據。該方式主要用於對低值零星物資的採購。
如清潔用具、娛樂設施消耗品、零星工程用料等。具體採購流程如下：
1.1詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為現付採購方式後，對已掌握**資訊的物資，進行**詢價；對一些比較少用未掌握**資訊的物資，則到市場中尋找，現場詢價。遵循質量第
一、**第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供銷科採購員進行詢價、比價統計，交供銷科科長審批、調查和安排議價。
1.2請款方式：物資採購請款方式主要有兩種：
一是進行計畫預支（計畫預支**式鏈結），主要適用於月採購計畫。供銷科結合次月公司請購計畫，對現付物品進行詢價、比價統計後，根據估算的購買總價和預定的採購時間，制定次月預支計畫表，於月末前遞交給總經理審批、列印和頒布執行，供銷科次月按照預支計畫到財務科支款採購；二是按照借款規定（規定鏈結）借款採購，主要適用於月內加急請購物資，公司對借款許可權作了明確規定，購買物資借款超過2000元的，需提交給總經理審批。
1.3選定、採購：供銷科通過議價後，選定採購**商，請款工作完成後，安排出車採購（注：
本公司採購物流安排主要由供銷科負責）。在採購物品的同時需現場獲取款額發票或收據，作為物品入庫辦理的依據。
1.4入庫辦理：供銷科將物資採購回公司後，隨同相應物資的發票或收據一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計畫申請表（財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，並對物品的質量、數量、規格型號等進行檢查，確認無誤後填寫入庫單（入庫單格式表鏈結），入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續完成後，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供銷科報銷用。
1.5報銷程式：供銷科完成入庫辦理工作後，在天內？
填寫支付證明單（支付證明單格式鏈結），按照公司的支付證明單填寫權屬規定（規定鏈結）進行賬務報銷。計畫預支表上該如何後續做？為借據方式採購的物資，報銷時還需完成什麼後續工作？
1.6採購統計管理：供銷科執行公司所有物資的採購職能，需確保採購工作的有序、高效地進行，供銷科對每一項物資採購的完成情況，安排統計員進行完成情況的統計、跟進和匯報。
2、月結付款採購方式：公司與相應物資的**商建立長期合作的方式，採購的物資到月末時進行對賬、開具發票、付款結算。該方式主要用於對公司生產經營常用、易耗、數量大物資的採購。
如生產易耗裝置、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體採購流程如下：
2.1詢價、比價、議價：供銷科在日常的採購工作中，要時常分析**商的產品**、質量、供貨能力、銷售業績、售後服務等情況，選定長期合作的月結付款採購**商。
接到採購任務，在確定物資為月結付款採購方式後，選取相應的月結付款**商，進行**詢價；遵循質量第
一、**第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供銷科採購員進行詢價、比價統計，交供銷科科長審批、調查和安排議價。
2.2選定、採購：供銷科通過議價後，選定採購**商，按計畫安排出車採購。在採購物品的同時需現場獲取對賬單（對賬單需採購經手人簽名確認），作為物品入庫辦理的依據。
2.3入庫辦理：供銷科將物資採購回公司後，隨同相應物資對賬單一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計畫申請表（財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，並對物品的質量、數量、規格型號等進行檢查，確認無誤後填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續完成後，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供銷科統計做賬。
2.4賬目統計管理：供銷科需將月結付款採購的物資進行賬目統計和分類彙總，並分類整理好對賬單、入庫單，交財務科月末與**商對賬結算用。
3、簽訂合同採購方式：即與**商以簽訂合同的方式進行物資購買。該方式主要用於質量要求高、價值高的物資的採購。如大型生產裝置、高額資產等。具體採購流程如下：
3.1詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為簽訂合同採購方式後，通過查詢以往購銷合同、網上查詢、人際關係網了解等方式尋找**商。遵循質量第
一、**第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。通常由供銷科長、採購員共同尋找**商，進行詢價、比價和議價，並起擬產品購銷合同，合同需明確產品規格、質量標準、保修期限、付款方式、糾紛處理等問題。完成後提交總經理審批、列印和簽訂，合同簽訂好後遞交影印件給供銷科和財務科，作為採購和付款的依據。
3.2請款方式：按照合同約定的支付方式，由供銷科填寫支付證明單交給財務科科長簽名確認，然後交總經理審批，再交給財務科出納處付款。
3.3入庫辦理：供銷科將物資採購回公司後，隨同相應物資的發票一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計畫申請表（財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，確認無誤後填寫入庫單（入庫單格式表鏈結），入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續完成後，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供銷科統計做賬。
3.4採購統計管理：供銷科執行公司所有物資的採購職能，需確保採購工作的有序、高效地進行，供銷科對每一項物資採購的完成情況，安排統計員進行完成情況的統計、跟進和匯報。
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