公司採購管理程式
一、目的
為了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。
二、範圍
適用於本公司所有採購的物料及耗材品
三、定義
3.1物料：指本公司所經營所需之直接與間接物料
3.2採購人員：採購部執行採購業務人員
3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員
四、採購作業流程
4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據市場及門店需求確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫物料申請給部門經理審核後提交採購部。
4.2採購作業是從接受物料需求一選擇適當的廠商，並確定物料之名稱，規格質理交貨期等要求，和訂單發出，確認及物料接收並按時請款之過程
4.3應在合格**商中選擇**商，如需採購物品現有的供貨商無法達成，就在網上或朋友介紹開發新的**商，則由採購部對其供貨商進行選擇及評估流程對**商進行選擇，考核等作業。如需採購的產品中有被客戶批准或指定的**商，則採購部在採購產品時，必須從客戶批准和指定的**商名單上採購有關產品，如採購部要從其他供貨商處採購時，必須將此供貨商提供給客戶批准，並經客戶批准被列與客戶指定的**商後，採購方可從該**商處採購物料。
如客戶有新批准的**商名單或客戶對原批准的**商名單做修改和更改時，採購人員必須及時對此客戶批准的**商名單進行更新
4.4對直接購買的物料，由採購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及**商**，數量及交期等的確認。如果是重複性的採購，採購直接在系統裡生產採購訂單並列印，經採購部主管經理簽核後傳真給**商，如果是新物料或新**商，則進行**商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。
然後才能執行採購流程傳真給**商。採購須進行採購追蹤及監控採購的物料，及時準確的到達公司入庫，然後財務根據送貨單，入庫單進行對賬。如**商無法按交期交貨時，採購應徵求相關單位是否調料，或採取緊急對應措施（自行提貨）如週期較長的物料可先行訂貨，但要徵求採購部門主管及經理的同意.
4.5間接物料採購，由需求人員填寫採購申請單，經部門經理批准並寫申請單號後交採購人員進行採購作業。採購人員對申請單進行審核以及交期確認。
如採購的產品之質量對提交給客戶的產品質量基本上無任何影響的物料採購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據其實際工作需要報經採購經理審批，由採購員直接進行採購作業。
4.6採購產品的質量要求應在採購單上說明，如所採購的產品質量無法描述清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的採購產品的質量標準，要求。且採購須與**商確認採購物料之版次是否相符。
五，**商選擇及評估流程
5.1新**商的選擇
客戶指定之**商由客戶依據其本身規定進行評估，須註明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的**商
5.2**商的評估和考核
根據採購部的預選**商名單及**商評估調查表，採購部負責組織sqa部門和採購人員組成評估小組到預選**商處進行**商的評估和考核，並將評估和考核的結果記錄與**商評估調查中，
5.3合格**商核准
sqa部將**商評估和考核的結果及資料進行整理後呈報公司領導核准，經公司領導批准後的**商被列為合格**商，由sqa部將其登記合格**商清冊，並將其資料整理建檔，同時將合格**商名單包採購部。如**商符合或具備以下條件，只需對其建立**商評估調查表，即可。無須對其進行其他評估和考核，此資料經公司領導特准後，可將其列為合格**商。
5.4採購過程中產品質量監控
依公司對採購產品之質量要求，檢驗員應對**商所提供的採購產品之質量進行統計，並將統計的結果和狀況記錄於**商績效監控統計表中，對連續3批檢驗不合格並拒收和退貨的**商，由sqa部按《糾正和預防措施程式》填寫「糾正預防措施表」通知**商整改，並在**商限期改善的時間內對其執行糾正和預防措施做效果確認
5.5**商定期評估、考核
**商定期評分為月評估和年度考核，**商月評估：採購部每月應對**商的質量、交期、配合度或服務進行評估（統計時段為上月結日—本月月結日）於次月10日前實施**商月評估經採購經理核准後提交sqa部，對於月交貨少的**商可以按季度進行評估。
3.3．請購單及其提報規定
（1）請購單應按照要求填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批准後報採購部門；
（2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；
（3）其他材料裝置及工程專案申購按照附表二（物資採購申請表.）的格式填寫提報；
（4）日常零星採購按照公司印製的按照附表三（物資採購審批單）的格式填寫提報；
（5）請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份；
（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文件也需一併提交；
（7）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4．公司物資請購單的提報部門
（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他專案由生產部門提報；
（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公專案由辦公室提報；
（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、採購部接收請購單作業流程
1、請購的接收要點
（1）採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
（2）接收請購單時應遵循無計畫不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
（4）對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
（1）對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對於緊急請購專案應優先處理；
（3）無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
（4）重要的專案採購前應徵求公司相關領導的建議。
3、採購週期的規定
（1）單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購專案或預算在1萬元以下採購的物資及產品的採購週期不應超過5天；
（2）單次採購金額預算在5萬元以下的專案比價採購，採購週期不應超過15天；
（3）單次採購金額預算在20萬元以上的專案採購部自行招標採購，採購週期不應超過40天；
（4）請購部門應按照以上（1）-（3）條中規定的時間提前提寫請購單採購部如未能按時完成採購任務時應向公司領導說明原因；
（5）遇到緊急採購應匯報公司領導採取快速優先採購的策略；
三、詢價及其規定
1．詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2．屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；
3．對於緊急請購專案應優先處理；
4．所有採購專案上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其**或各種中介機構詢價就最好的；
5．對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；
6．遇到重要的物資、專案或預估單次採購金額大於10萬的採購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請**或投標單位的基本情況，按照附表（擬**/招標單位名單）的格式提報公司領導批准方可詢價或發放訂單；
7．詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
8．除固定資產外單次採購金額在5千以下專案可以自行採購；單次採購金額預算金額在5千元以上的所有專案都應要求至少三家上的**商參與比價或招標採購，比價或招標專案應至少邀請三家以上單位參與；單次採購金額預算**在1萬元以上的專案應由採購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次採購金額預算**在5萬元以上的專案由公司領導決定是否委託第三方機構**招標；
9．比價採購或招標採購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和專案的能力；
10．比價採購或招標採購應按照附表（材料或裝置詢價表）的格式或擬定完整的招標檔案格式進行詢價；
11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
三、比價、議價
1．對廠商的**能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2．對於合格**商的**水平進行市場分析，是否其他廠商的**最低，所**格的綜合條件更加突出；
3．收到**單位第一次**或進行開標後應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標**；
4．重要專案應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解**商的各方面的實力等；
5．參考目標或理想中標**與以合作單位或以中標單位進行**及條件的進一步談判。
四、比價、議價結果彙總
1．比價、議價彙總前應匯報公司相關領導，徵得同意後方可彙總；
2．比價、議價結果彙總應按照附表（比價/招標彙總表）的格式完整列出**、工期、付款方式及其他**條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
五、合同的簽訂及其規定。
1．合同
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關係的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關係的協議。
目前我們的採購工作主要涉及五金產品買賣合同。
（1）合同正文應包含的要素
1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
2） 採購物品/專案的名稱/、規格、數量/清單、技術檔案與確認圖紙是合同不可分割的部分；
3） 包裝要求；
4） 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應註明；
5） 付款方式；
6） 質量保證期；
7） 質量要求及規範；
8） 違約責任和解決糾紛的辦法；
9） 雙方的公司資訊；
10） 其他約定。
（2）合同簽訂及其規定
1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
3）為防止合同訂單增加或增加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項**清單；
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