公司採購管理制度

外聯物料部採購管理辦法

一、原材料**商管理制度**商開發

１.制定目的

為規範**商開發流程，使之有章可循，特制定本規章。

２.適用範圍

本公司原材料**新廠商之開發工作，除另有規定外，悉依本規章執行。

３．原材料**商開發程式

原材料**商開發權責

（1）生產部使用原材料，由外聯物料部負責**商開發主導工作，由技術部門確認產品質量。

（2）研發部使用材料，由研發部門確認負責**商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。

（3）一般物料、配件由外聯物料部負責開發主導工作，使用部門提出相關意見或建議。

（4）生產專用裝置由使用部門負責**商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。其他一般裝置由外聯物料部負責**商開發主導工作。

（5）研發部、品管部、技術部、生產部、外聯物料部組成廠商調查小組，負責原材料**商的調查評核。

原材料**商的更換

（1）研發部、技術部、品質部確認更換產品的質量。並提交樣品測試報告。

（2）外聯物料部確認更換產品的價效比。

（3）由外聯物料部提交申請經主管副總審核簽字方可更換**商。

原材料**商基本資料表

應由原材料廠商填寫《**商基本資料表》，由採購員進行核實。該錶包括下列內容：

（1）公司名稱、位址、**、傳真、e-mail、**、負責人、聯絡人。

（2）公司概況，如資本額、成立日期、占地面積、營業額、銀行訊息。

（3）裝置狀況。

（4）人力資源狀況。

（5）主要產品及原材料。

（6）主要客戶。

（7）其他必要事項。

外聯物料部採購員填寫《供方評審記錄表》，由外聯物料部經理簽字審核。

供方評審記錄表，一般包括下列內容：

（1）產品質量、質量保證體系情況

（2）生產能力、交貨是否準時。

（3）售後服務情況。

（4）**是否合理。

外聯物料部採購員填寫《供方情況調查表》，由外聯物料部經理簽字審核。：

供方情況調查表，一般包括下列內容：

（1）有無專職檢驗機構。

（2）專職檢驗人員素質。

（3）有無必要的質量管理制度。

（4）檢驗手段如何。

（5）計量制度是否健全。

（6）有無檢驗台帳和原始記錄。

（7）有無器件借用制度。

（8）產品有無合格證制度。

（9）有無不合格品管理制度、執**況。

（10）質量問題處理程式如何。

（11）有無進度保證制度。

（12）有無成品包裝、運輸保護措施。

原材料**商開發流程

（1）尋找原材料**商。

（2）填寫原材料**商基本資料表。

（3）與原材料**商洽談。

（4）作樣品鑑定。

（5）原材料**商問卷調查。

（6）提出原材料**商調查評核之申請。

二、採購管理制度定購採購流程

1．制定目的

為落實物料、零件採購作業管理，確保採購工作順暢，特制定本規章。

2．適用範圍

本公司物料、零件之訂購、採購管理業務。

3．請購規定

請購的提出，核准許可權

（1）原材料的提出：生產部根據生產計畫提交下月原材料的需求量，由生產部經理簽字確認。

（2）裝置/配件和其他生產低耗品的提出：由各部門提交《裝置/物料採購申請單》，由各部門經理簽字確認，報外聯物料部確認後以呈批件形式由主管副總簽字生效後才能採購。

物料採購核准許可權

（1）原材料的核准許可權，接受生產部提交的下月原材料的需求量**，採購員需先與倉庫核對原材料數量，確定採購數量，做出採購計畫，經部門經理簽字確認。

（2）配件和其他生產低耗品的核准許可權，根據各部門提交的《裝置/物料採購申請單》，外聯物料部應本著節約原則及時落實該配件或耗材的使用情況（包括用於**，用多少，乙個配件可使用的時間是多長）。如有疑義應及時與申購部門溝通。外聯物料部確認後以呈批件形式由主管副總簽字生效後才能採購。

4．採購規定

採購方式

本公司採購方式一般有下列幾種：

（1）集中採購

（2）合約採購

（3）一般採購

除（1）（2）以外之物料，採用隨需求而採購之方式。

採購作業規定

詢價、議價

（1）採購人員接獲核准後之《裝置/物料採購申請單》，應選擇至少三家符合採購條件的**商作為詢價物件。（目前各原材料只有一家**商）

（2）專業材料、用品或專案，外聯物料部應會同使用部門共同詢價與議價。

（3）採購議價採購互動議價之方式。

（4）議價應注意品質、交期、服務兼顧。

合同的簽訂

（1）合同的內容包括

貨物名稱，型號，數量，單價，總** ，發票，包裝

交貨地點，到貨日期

付款條件及方式

技術指標

驗收爭議的解決

不可抗力

檢驗及索賠

（2）合同的制定

合同草稿由外聯物料部制定，其技術指標由技術部、品質部或使用部門簽字確認。

呈核及核准

（1）採購人員詢價、議價完成後，於《裝置/物料採購申請單》上填寫詢價或議價結果。

（2）標準擬訂購**商、交貨期限與**有效期限，經主管審核，並依採購核准許可權呈核。

（3）採購核准許可權規定，不論金額多寡，均應先經採購經理審核，主管副總核准。

（4）對於其他生產低耗品的採購，外聯物料部門接到申購部門《裝置/物料採購申請單》後先落實是否需求購買，無誤後應按實際需求內容填寫《呈批件》，詳細說明所購物品原因、數量、預計金額。報主管副總審批簽字後購買。

訂購作業

（1）採購人員接獲經核准之《裝置/物料採購申請單》後，根據《採購計畫》應以《採購訂單》形式向**商訂購物料，並以**或傳真形式確認交期。

（2）合同採購根據採購合同填寫合同簽訂申請單，並由物料部採購員簽字確認合同內容，申請部門簽字確認使用目的以可以生產的產品數量，物料部經理簽字審核，由財務主管簽字核實資金，再呈主管副總審批簽字後實施採購。

（3）採購人員應控制物料訂購交期，及時向**商跟催交貨進度。

驗收與付款

（1）經品質部檢驗合格簽字後辦理入庫手續，不合格產品與**商聯絡退貨。

（2）依財務管理規定，辦理**商付款工作。

四、採購管理制度採購**管理

1．制定目的

為確保材料高品質低**，從而達成降低成本之宗旨，規範採購**審核管理，特制定本規章。

2．適用範圍

各項原物料採購時，**之審核、確認，除另有規定外，悉依本規章處理。

3．**審核規定

**依據

技術部提供新材料之規格書，作為外聯物料部成本分析之基礎，也作為**商**之依據。

**審核

（1） **商接到規格書後，於規定期限內提出**單。

（2）外聯物料部一般應挑選三家以上**商詢價，以作比價、議價依據。

（3）外聯物料部經理審核，認為需要再進一步議價時，退回採購人員重新議價，或由經理親自與**商議價。

**調查

（1）已核定之材料，外聯物料部門必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據。

（2）本公司各有關單位，均有義務協助提供**訊息，以利外聯物料部比價參考。

（3）單價漲跌之審核流程，應同新**審核流程。

（4）採購數量或頻率有明顯增加時，應要求**商適當降低單價。

五、採購管理制度採購品質管理

1、制定目的

規範採購過程的品質管理規定，使採購品質管理有章可循。

2．適用範圍

本公司物料採購、驗收、索賠等過程的品質管理，除另有規定外，悉依本規章執行。

3．採購品質管理規定

檔案資料要求

物料訂購前，本公司應提供下列檔案資料，或在訂購單、採購合約內予以明確規定：

（1）訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。

（2）產品技術精度、等級要求。

（3）各種檢驗規範、標準或適用規格。

合格**商之選擇

物料採購，除經總經理特准外，均需向合格**商訂購。

品質保證之協定

願材料料之採購，應由**商承負品質保證之責任，並在訂購前明確，本公司要求**商承諾下列品質保證：

（1） **商應保證產品製造過程的必要控制與檢測。

（2） **商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。

（3） **商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。

（4）接受本公司必要之**商調查、評鑑。

進貨驗收之規定

**商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、採購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：

（1）採購員需確認訂購單、**商、到貨日期、物料的名稱與規格。

（2）倉庫管理員需確認數量。

（3）品質部需確認品質檢驗並填寫檢測報告。

（4）檢驗合格後由採購員辦理入庫手續。

退還不合格品

對檢驗合格物料，入庫後應予以明確標識，以確保後續品質之可追溯性（如**商名稱、物料規格、數量、交貨時間、檢驗人員等級料之標註，以便追溯、區分、使用之方便）。

品質糾紛處理

有關採購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下：

處置依據

以雙方事先約定之品質標準作為處置依據，並於訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。

採購物料退貨與索賠

（1）擬退回之採購物料應由倉管員清點整理後，通知採購員。

（2）外聯物料部經辦人員通知**商換貨。

（3）訂製品之退貨，原則上要求**商重做或修改至合格為止。

（4）確屬無法修復或**商技術能力不足時，可取消訂單，另覓**商。

採購其他索賠根據合同規定進行索賠

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