物品採購制度及流程
1.編制目的
為在提高廣田公司物資採購效率的同時確保所購物資的質量和**，從而降低生產成本，有效提公升企業產品的市場競爭力，特制定本制度。
2.適用範圍
因生產、經營及辦公需要採購的所有物品，包括生產性物料、非生產性物料。非生產性物料包括固定資產、低值易耗品及辦公用品。
3.內容
3.1物資申購程式
由需求部門根據業務、生產、使用情況的需求提出採購申請，由專人負責填寫《請購單》，列出需採購物品清單，包括名稱、規格、數量、估計金額、物品**，供採購人員參考之用。為確保採購週期，採購申請部門可提早將採購要求告知採購人員。如是銷售合同相關的採購，須註明銷售合同號及專案名稱。
3.2請購申請的審批
3.2.1部門負責人的審批：申請人將採購申請遞交給部門負責人審批。部門負責人有責任評價該申請是否為必須的業務活動，有責任控制本部門的費用及業務活動的相關成本。
3.2.2財務的審批：審核採購申請的預算情況，從財務管理的角度審核採購的必要性及合理性。
3.2.3物流採供部審核：
物流採供部相關採購人員在收到請購單後，核對合同、庫存、採購週期及其他情況，對請購進行確認。如果認為沒必要採購(倉庫有存貨)或採購專案存在不合理之處，要求申請部門進行相應變更。
辦公用品申購部門在填報《請購單》後交辦公室複核，由辦公室依據年度辦公用品分配計畫確認是否應該採購後交總經理審批
3.2.4總經理或董事長審批：對採購申請進行最終審批。
3.3預購物資詢價與採購程式
採購人員獲得通過審批的請購單後，負責向3家以上**商詢價，除非是獨家壟斷產品。採購時應優先選擇合格**商，充分考慮質量、**、售前售後服務質量等相關因素，並逐步建立起合格**商檔案。
公司財務工作人員在接到採購部門的詢價報告後，應對所購物品進行市場詢價與核實；從而確保企業以盡可能以低的**獲得高品質的產品。
3.4請購物品的變更
請購部門若對採購計畫發生更改，應重新填寫請購單，按採購流程執行。如因採購物品缺貨而發生採購變化，由採購人員及時告知申請部門，協商後要更改採購內容，則重新填寫請購單，然後按採購流程執行。
3.5入庫、驗收程式
採購的物品是否到貨由採購人員負責跟蹤，對於**商交付到公司及採購人員自行採購的物品，採購人員會同倉庫管理員根據對應請購單或採購合同進行點收，核對物品的名稱、規格型號、數量，經請購部門相關人員驗收後入庫。入庫單一式三聯，其中記賬聯需每月一次提供給財務部；
在點收貨物時，應注意檢查物品隨帶的說明書、手冊、軟體光碟等相關技術資料，倉庫管理員應保管好**商提供的保修單，以便需要維修或技術支援時，可及時與**商聯絡。
3.6採購付款
採購人員負責對採購物品的付款及報銷，在申請付款同時需附經核准的請購單。
4.其它相關規定
4.1物資採購人員在未得到總經理簽字批准或明確同意的情況下擅自採購物品的，公司財務部在未得到領導的明確指示前將有權不予以報銷該筆費用，同時，公司將按規定對採購人員給予處罰；
4.2採購物資的購買期限自接到通過審核的請購單開始計算，通常為1—3天以內必須採購完成；因特殊原因未完成的，必須向主管領導及時匯報未完成原因。
4.3本制度將根據企業的發展及實際狀況對其進行適時的修訂與更新，更新後4.4的新增內容將成為受本制度約束者自動遵守的行為準則；
本制度自總經理複核、董事長簽發之日起開始生效、執行。
以下無正文 簽發
龍田水務有限責任公司
2023年1月8日
擬制審核複核
發:各部門
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