公司採購申請的流程及相關管理制度

公司採購申請

管理制度及流程

一、申購制度

為了統一限量、控制用品規格及節約經費開支，所有辦公用品、低值易耗品等的購買，須由各部門提出採購計畫，部門主管填寫《採購申請表》，並經各部門經理（主管）審批後移交採購專職採購負責人進行採購。

辦公物品由庫管負責管理，物品入庫時需嚴格檢查進貨品種、數量、規格、單價、總額等是否與《申購總清單》相符，按手續驗收入庫，登記上賬。沒有經審核的《採購申請表》或未辦入庫手續，財務一律不予報銷。行政辦負責入庫、出庫的管理及公司調離人員辦公用品的收回。

1、所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種：

2、文具用品分為個人領用和部門領用兩種：

a、個人領用：系個人使用保管用品；

b、部門領用：系公司或部門共同使用用品。

3、消耗品可依據歷史記錄（如過去一段時間的耗用平均數）、經驗法則（估計消耗時間）設定領用管理基準，並可隨部門或人員的工作狀況調整發放基準。

4、管理消耗品應限定人員使用，必須以舊品替換新品，但純消耗品如（影印紙、傳真紙）不在此限。

5、管理品列入移交，即人員崗位變動及離職時應辦理移交手續，將剩餘及列管辦公物品一併繳回行政辦。如有故障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購。

6、辦公用品的申購應於每月25號前由各部門提交《採購申請表》由庫管彙總。辦公物品原則上由公司統一採購入庫，然後由各個部門領取。如屬必需品、採購不易或耗用量大者，由行政辦酌量申購存庫，如公司無法統一採購的急需品或特殊品，可經總經理同意後授權部門自行購買。

7、各部門可到行政辦領取《採購申請表》或**電子檔，於申購時填寫或編輯列印並儲存備案，各部門人員領取時做好登記，嚴格控制辦公物品的申購。

8、庫管另設《辦公用品登記表》、《辦公用品領用登記表》對庫存辦公物品的領用進行管理，並及時做好領用登記，以便統計消耗情況。

9、新進人員如需領用辦公用品的，在符合領用條件的情況下，可先向庫管領取辦公必備物品，如另有需要可申請自行購買或於本月底統一申購。

二、申購流程

使用人員提出採購需求，其部門主管審核、填寫《採購申請表》，經部門經理（主管）審核簽字確認→交行政部經理審核→交財務部經理審核→交採購專員採購。

注：物品購置必須按流程辦理，如無特殊情況不得擅自購買；使用人必須辦理領取手續，方能領取並妥善保管。

辦公用品採購領用管理流程

相關部門人力行政部相關領導