第一節檔案資料管理方案
隨著建築設計高科技專業化的發展，資訊成為管理資源中的重要因素，為此思蘭雅苑物業管理的檔案建立與管理，必須採用先進的管理技術，通過檔案的集中化、有序化、資訊化的科學程式，對物管區域內所有物業管理與服務專案，從主體到配套，從建築到環境，從硬體到軟體等，都建立相應的管理檔案，並牢固樹立檔案管理財務觀、資源觀和服務觀，使檔案材料的管理真正為管理服務。
檔案資料管理，設檔案管理員一人，有一定檔案資料管理經驗，精通電腦操作，工作責任心強。
一、檔案資料管理運作流程
收集——整理——歸檔——利用
1、檔案資料的收集：
（1）設立檔案資料室，採取系統化、科學化、電腦化的先進手段，由專職檔案管理員，建立相應的管理制度，對所有的檔案資料進行嚴格管理。
（2）資料的收集，堅持內容豐富的原則，根據實體資料和資訊資料的內容，以實際工作需要出發。資訊資料的**渠道；規劃設計到工程竣工驗收的全部工程技術，維修資料；物業構成的方面，到房屋主體，公共設施，小到一樹一木全有詳細的資料。
2、資料的分類整理：收集的所有資訊資料，統一由檔案管理員集中整理、分類。整理的重點是去偽存真，根據資料資訊的**，內容，表現形式的特點，做到條理清晰，分類合理。
二、檔案資料的分類
三、資料的歸檔管理
（1）歸檔就是根據資料本身的記憶體規律、聯絡進行科學的分類與儲存。根據實際需要，思蘭雅苑的資料歸檔由管理處儲存，如：錄影帶、膠卷、**、圖景等檔案按不同的業務性質編號，造冊，編輯並分櫃儲存，運用計算機的先進管理手段，盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便於查詢和呼叫。
（2）檔案的出室、入室都有嚴格規定，出室必須具備資格的人員經登記後方可借出，入室時，須由專人檢查，如有破損，立即修復，並視情追究有關人員的責任。檔案管理員需及時收回在外的檔案資料，嚴防丟失。
（3）檔案管理環境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質。
四、檔案資料的運用：充分發揮檔案資料的儲存和使用價值，所有管理處資料，如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱呼叫，便於工作的監察和檢查。
第二節住戶檔案管理
物業管理處在業主入住時應按規定程式，指導、協助業主辦理相關手續，並同時進行業主檔案的登記和建立。
在業主檔案登記和建立之前，除進行相關的管理服務、驗收房屋、交納費用、簽領鑰匙和物資等之外，須進行前期物業管理服務協議、物業管理服務合同、業主公約、裝修管理規定、住宅室內裝飾裝修管理服務協議、裝修現場注意事項、物業使用守則、治安責任書等事項的受理與簽訂。
1、業主辦理入住流程圖
2、檔案的建立
管理處在辦理業主入住手續的同時，向業主發放《思蘭雅苑小區辦理入住手續情況登記表》，指導業主填寫房號、姓名、聯絡**、人戶分離情況、入住手續、住房面積、合同編號等並要求業主提供身份證影印件，在收集和整理業主資料後，分戶建立業主檔案。
3、檔案的管理
（1）物業管理處設資料管理員，對業主檔案按照樓棟、單元進行分類，實行統一管理；
（2）業主檔案必須實行資料專人專管，除公司有關部門查閱、公安執法部門因工作需要須持有證明調閱外，不得隨意向他人借閱、透露和洩露；
（3）若物業所有人發生變更時，資料員應及時對檔案進行補充和修改；
（4）管理處物業檔案應用專用檔案櫃進行儲存，並有明顯標識，便於查用。
物業管理服務檔案管理辦法
第部分物業管理服務檔案管理方案 第一節檔案資料管理方案 隨著建築設計高科技專業化的發展，資訊成為管理資源中的重要因素，為此思蘭雅苑物業管理的檔案建立與管理，必須採用先進的管理技術，通過檔案的集中化 有序化 資訊化的科學程式，對物管區域內所有物業管理與服務專案，從主體到配套，從建築到環境，從硬體到軟體...
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