檔案管理制度
目的 加強檔案管理工作，保證檔案的及時收集、歸檔、完整和有效利用。
適用範圍
適用於公司檔案室的各種檔案的管理工作。
職責主管行政公司領導負責外單位（個人）查閱檔案的審批。
行政管理部經理負責公司員工借閱檔案的審批。
檔案員職責
1) 檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放；
2) 檔案資料的交接；
3) 辦理檔案的借閱、登記、統計；
4) 執行相關保密制度；
5) 檔案室裝置、設施的管理等。
工作步驟
檔案資料的確定
凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：
1)本公司基本情況資料，包括批文、營業執照、**本、財產登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料；
2)公司行文，包括發文、發函、會議紀要、報告、請示等；
3)各部門資料，包括業務、行政管理等材料；
4)外來資料，包括**、省、市、區、集團公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規等；
5)圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等；
6)其它。
檔案編號
檔案分劃
為便於系統化管理，根據檔案的內容和形式特徵，將公司檔案劃分為八大類（為一級分類），每一大類下再劃分出若干子類（為
二、三、四級分類）。具體分劃詳見《檔案分劃編號表》
檔案編號
為方便查閱檔案資料，根據檔案分劃對檔案進行編號。編號採用八位阿拉伯數字。具體編號方法如下：
1）分類圖示：
第四級類，類數0～99
│││第**類，類數0～999
││第二級類，類數0～9
│第一級類，類數0～99
每一編號的具體意義。
2）案卷號、檔案順序號按電腦輸入時間自動排序，從***開始。
檔案位址確定
檔案存放位置利用分類編號來確定。
確定檔案一級類存放區：根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。
各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。
每乙份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。
同乙個檔案盒內的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。
每一類檔案在櫃架存放時均須留有一定餘地，以保證新增檔案的存放。
歸檔管理
歸檔前資料管理
1)分散在各部門的資料歸檔前由各部門兼職資料員負責管理。
2)各部門必須設定資料固定存放處，並將資料分類放入不同的卷宗內。
3)各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。
歸檔時間
各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。
1)公司批文、供水、供電增容計畫指標下達執行書等重要檔案隨時歸檔；
2)法律訴訟、外來檔案等資料處理完畢即行歸檔；
3)使用者資料在使用者辦理完各項手續後即行歸檔；
4)各項工程資料在驗收後乙個星期內歸檔；
5)各部門當年的業務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔；
6)圖書資料購買後即歸檔，期刊、雜誌半年歸檔一次。
7)其它資料按公司領導確定的時間歸檔。
歸檔要求
1)歸檔資料必須完整，如檔案的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全；
2)歸檔的檔案資料必須是原件。部門須常用的資料可留用影印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、原子筆，純蘭墨水；
3)歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等，必須做到「圖物相符，數字準確」，設計的修改也須在圖紙上反映出來。
檔案資料移交
1)資料歸檔前各部門須按類整理好，並填寫《檔案資料移交清單》。
2)移交時，檔案員須仔細核對移交的資料，核對無誤後，交接人在移交清單上簽字。
3)移交清單一式兩份，交接人各留存乙份。
資料編號歸檔
檔案員把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。
檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。
編號後的檔案，按4.3「檔案位址確定」的規定上架排列存放。
檔案管理
檔案室由行政管理部負責管理，行政管理部指定檔案員負責具體管理工作。
檔案員崗位職責
1)檔案員必須熟練掌握檔案業務知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。
2)檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。
3)檔案員負責督促各部門檔案資料的移交工作。
4)檔案員負責檔案資料的借閱、登記、統計等工作。
5)各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關檔案資料的收集、整理及交接等工作。
6)檔案員必須按要求做好保密工作。
7)檔案員必須做好檔案室裝置、設施的保管維護工作。
8)檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。
檔案保管
1)檔案架合理排放，既保證光線充足、通風，又能方便使用。
2)檔案室必須每天清潔一次，每週大掃除一次，保持清潔衛生。
3)檔案室內嚴禁煙火，室內須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。
4)保持檔案室乾燥，定期在櫃架中投放乾燥劑。
5)雨季加強檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有無漏水、滲水現象，雨後即檢查檔案有無潮黴現象。
6)檔案櫃架內須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現象。
7)發現檔案有潮黴、鼠咬情況，應立即採取措施加強防範，對已造成損壞的檔案進行修復、補製。
8)下班時或檔案員離開時應仔細關好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。
檔案鑑定與銷毀
文書檔案資料儲存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。城建檔案的儲存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。
公司抽調各部門有關人員組成檔案鑑定小組，鑑定小組負責審議、鑑定檔案資料的儲存期限。
鑑定小組於每年的最後乙個季度內召開一次鑑定會，審議、鑑定新增資料的年限及應銷毀的資料。
檔案資料的銷毀由檔案員具體執行，鑑定小組委派一人監督執行。
銷毀檔案編號的處理
經鑑定不需儲存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用x(表示暫存記號)標識記號，並將其裝訂放入專門存放區內。
檔案銷毀情況均須登記在《金地物業管理****檔案銷毀登記表》上。
檔案借閱
檔案資料一般只限於公司員工及集團公司需要查閱的人員查閱。
外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經主管行政副總經理批准。
檔案一般只限於在檔案室內查閱，因工作需要借出時，必須填寫《檔案借閱申請審批表》。
審批表經部門負責人批准簽字後，交行政管理部負責人批准簽字，方可借出檔案。
借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上塗改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失、私自影印，並保證如期歸還。
檔案借還情況須在登記本上登記。
檔案統計
檔案資料定期進行清理、統計。
檔案員必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況，並將統計結果報行政管理部負責人。
檔案管理意外事件處理程式
檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮黴鼠咬損毀檔案等均屬於檔案管理中的意外事件。
處理程式
發生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政管理部負責人和主管領導。
當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案；
當發生借出人損毀檔案或潮黴鼠咬等損毀檔案事件時， 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原；
若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協助設法重新補製。
在進行補救工作的同時，對意外事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。
根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經濟處罰。
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