檔案利用制度

1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，註明查（借）閱目的，用後及時反饋利用效果。

2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。

3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。

4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。

5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准;查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批准。

6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不准轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。

7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員洩漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

檔案利用效果登記制度

一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。

二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。

三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將「利用效果登記表」帶回，而接待人員要及時催繳「利用效果登記表」。

四、檔案員收回的「利用效果登記表」，應及時整理機關檔案歸檔制度

一、凡機關工作活動中形成的具有儲存價值的檔案材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的檔案材料），均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。

二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的檔案材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。

三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、檔案的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。

四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、檔案和所需的要件，按一件一捲的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。

六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續。

文書檔案歸檔檔案整理制度

為做好檔案材料的歸檔檔案整理工作，按照《歸檔檔案整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔檔案整理。

2、多份檔案為一件的檔案材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的檔案材料都要裝訂。要求永久的單份檔案材料也要用卷繩裝訂，檔案材料張數特別少的要在檔案的左上角用膠水粘好。定期的單份檔案材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份檔案為一件的檔案排序，來文首先是檔案閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文簽批單，最後是底稿；**文在前，被**文在後；批覆在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和原子筆。

4、採用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔檔案按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。

5、元件後在歸檔檔案的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。

6、按保管期限對歸檔檔案材料進行編號，乙個保管期限排乙個流水號。在同一保管期限內重要的檔案材料排在前邊。檔案材料的排序一定要規範，黨、政分開，排列清晰，便於查考。

7、歸檔檔案目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔檔案日期單位數要用0佔位。

8、歸檔檔案目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔檔案目錄向本單位檔案室移交。