□ 目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，
以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止洩密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；
公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關檔案規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複製件。
要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提公升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告
中寫明查閱的物件，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。
(2)外借手續。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批准。
然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人員簽字。
最後，歸還時，及時在外借登記上登出。
(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部
門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出
檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查 借 閱登記手續，註明查 借 閱目的，用後及時反饋利用效果。2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經...
檔案利用制度
一 檔案資料一般不外借，只在閱覽室內查閱。確因工作需要借出使用，必須嚴格履行審批手續，借出時間不得超過七天。二 外單位來借閱檔案資料者，必須持有單位介紹信 居民身份證或工作證。經分管領導批准後，方能查借。三 查借檔案必須嚴格履行登記手續，做好利用效果反饋記錄，填寫清楚檔名稱 內容和利用目的，歸還要及...
檔案利用制度
一 凡查閱檔案者，都應當如實填寫包括查閱目的等專案在內的 檔案利用登記表 二 本單位人員因工作需要查閱檔案按以下規定辦理 一 查閱一般的檔案，需經科室負責人和辦公室負責人同意 二 查閱黨組會議記錄 行政領導辦公會議記錄 有關控制数字等需要保密的檔案，還必須經過分管檔案工作的領導或單位主要領導批准，經...