檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案的利用工作是整個檔案工作的重要環節之一，也是檔案工作的根本目的，為使檔案提供利用有章可循，確保檔案安全，同時也為有效地利用檔案資訊資源，更好地為學院教學、科研和黨政管理等各項工作服務，根據黑龍江省實施《中華人民共和國檔案法》辦法和有關政策、法規，結合我院檔案工作實際情況，特作如下規定：
一、檔案室工作人員要提高服務意識，對來檔案室查閱檔案者要熱情接待，積極耐心地為其提供高效優質的服務。
二、外單位利用檔案，必須持單位介紹信本人工作證、身份證，審明查檔案原因，經本單位分管檔案的院領導批准後可准予利用，學院重要性機密檔案不允許外來人員利用，一切檔案材料一律不予帶出學院。
三、學院各分院、處（部）及個人利用檔案必須填寫《哈爾濱華德學院檔案利用審批單》，按流程簽字確認後持有效證件（教職工憑工作證或身份證；學生憑學生證或身份證）方可利用檔案。
四、利用檔案者必須認真填寫《哈爾濱華德學院檔案利用登記簿》。
五、利用檔案者要愛護檔案，不得在檔案材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得塗改拆散、抽頁、汙染和損壞檔案；不得擅自傳抄、複製檔案，嚴禁拆卷帶走檔案材料。
六、利用檔案者在檔案室閱文室嚴禁吸菸、喝水，以防燒毀受潮，確保檔案完整無損閱畢歸還時，應當面清點登出。
七、各分院、處（部）和個人利用檔案時，應在檔案室閱文室內閱文，未經檔案管理員允許任何人不得擅自進入檔案室內。
八、任何人不得在檔案室閱文室內大聲喧嘩，隨身攜帶照相、錄影等裝置。
九、檔案材料原則上只限在館內查閱，不得復摘抄、影印或帶出檔案室閱文室，如工作需要借出必須得到相關負責領導簽字同意，特殊情況需經主管院領導審批通過後方可借閱，借閱檔案時間不得超過一周，如超過期限，因故不能按時歸還，應向檔案室說明情況，經檔案室負責人同意後續借；且重要機密檔案一般提供副本，正本（原本）一律不外借，除經主管院長審批同意後方可借出，檔案利用完後必須按期歸還。
十、利用、借閱檔案人員，要認真愛護案卷，嚴格遵守借閱、保密制度。
十一、檔案室管理員要及時提醒各分院、處（部）或個人按時歸還借閱檔案材料並做好驗收登記工作。
十二、借出和歸還檔案材料時，檔案管理員要認真檢查卷宗，有無遺失、破損，塗抹痕跡並做好記錄，出現問題要及時向檔案館負責人匯報並及時處理。
十三、檔案管理員要及時向各分院、處（部）或個人催繳、**檔案材料影印件，並將其妥善管理。
十四、學校各部門因工作需要查閱檔案不得收費，校內師生員工因私查閱利用檔案，按規定收取一定的費用。
十五、電子檔案索引目錄及材料以及音訊、**等材料的查閱必須經主管院領導簽字同意後方可利用。
十六、解釋權歸檔案館。
檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查 借 閱登記手續，註明查 借 閱目的，用後及時反饋利用效果。2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經...
檔案利用制度
一 檔案資料一般不外借，只在閱覽室內查閱。確因工作需要借出使用，必須嚴格履行審批手續，借出時間不得超過七天。二 外單位來借閱檔案資料者，必須持有單位介紹信 居民身份證或工作證。經分管領導批准後，方能查借。三 查借檔案必須嚴格履行登記手續，做好利用效果反饋記錄，填寫清楚檔名稱 內容和利用目的，歸還要及...
檔案利用制度
一 凡查閱檔案者，都應當如實填寫包括查閱目的等專案在內的 檔案利用登記表 二 本單位人員因工作需要查閱檔案按以下規定辦理 一 查閱一般的檔案，需經科室負責人和辦公室負責人同意 二 查閱黨組會議記錄 行政領導辦公會議記錄 有關控制数字等需要保密的檔案，還必須經過分管檔案工作的領導或單位主要領導批准，經...