王普紅無論是電子檔案還是紙質檔案其目的就是要充分發揮檔案的利用，兩者都是為社會的利用者提供服務的。但從兩者對檔案利用者的需求影響上作比較，電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異有：
（一）檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。我國自有文字以來，形成甲骨、竹簡、石刻、貝葉、紙質，直至今天的文字、**、聲像、縮微品等檔案，無論用什麼樣的技術和方法，當把具有長期儲存價值的資訊燒錄與載體後，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關係後就永遠無法分離。
可見，載體和結構的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開天災人禍，遵循管理和保護的要求，就能達到長期儲存，這就所謂紙質檔案利用的載體。任何電子檔案當使用技術和裝置將具有長期儲存價值的資訊記錄於儲存載體後，就永遠離不開這種技術和裝置了，也不能離開這種生存的特殊環境條件而單獨存在。電子檔案利用的需求，其載體是通過計算機系統識別處理，並按一定格式儲存在磁帶、磁碟或光碟等介質上，在網路上傳送的數字**序，是一種數字利用記錄，利用者需要依附在計算機上讀齲
（二）檔案利用需求方式的差異
紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案館（室）檢索，需要通過人力去翻閱、查詢，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。紙質檔案製作檢索工具的利用介面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網路傳輸實現快捷查詢與檢索所需要利用的檔案，不用上檔案館（室）文件室可查詢和檢索到需要檔案資料，檢索介面操作快、方便。
（三）檔案利用需求原始屬性的差異
檔案利用的價值，在於檔案原始屬性的真實性。這種原始屬性表現在檔案的利用的需求內容上和檔案利用的需用求形式上。紙質檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。
正是如此，紙質檔案利用的需求體現檔案原始記錄性和憑證作用的內容與形式特徵的特點。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等表現出原始性，而具有法律憑證的作用。電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子檔案起草、修改、印發到形成電子檔案都在計算機上進行，要體現檔案利用的原始記錄性特徵已不復存在。
正是電子檔案易於修改和改動後可以不留任何痕跡的特點，對其原件的界定難於實現；由於電子檔案的內容不僅易於變化，而且失去了固定的形式。電子檔案往往可在電子計算機儲存器上或轉換成硬拷貝儲存或複製**送，無法區分其中哪個是「原件」和「複製件」，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題。
（四）檔案利用需求途徑的差異
紙質檔案利用的需求，主要通過檔案機構採取提供檔案原件或檔案副本、複製品以及檔案資訊加工品。其需求途徑有兩方面：一是提供利用檔案閱覽服務。這種滿足檔案利用者的途徑特點是傳播途徑單
一、傳播速度緩慢。當然這種提供檔案閱覽服務的途徑也不利於檔案原件的保護。同時紙質檔案是直接提供利用，會加速檔案受損程度，其又無形中擴大了檔案利用者原始利用範圍，即由於檔案成捲的裝訂，使得檔案利用者在查詢閱覽其所需要利用的檔案材料的同時，也獲得了瀏覽其他與利用範圍無關的檔案的機會。
二是檔案展覽與陳列服務。這種檔案提供利用途徑，是紙質檔案管理部門通常通過介紹檔案館（室）藏中有關檔案內容的一種服務方式，其直觀性強，但展覽內容的更新速度較慢，其還包含如檔案外借服務、檔案諮詢服務等提供利用途徑。電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物――電子計算機與網路，檔案利用資訊傳播的途徑顯多元化。
其特點突出表現資訊傳播速度的加快和資訊量的增長，實現檔案利用資訊的共享。檔案收藏部門應用計算機技術來進行檔案利用管理活動，形成各種各樣電子化的檔案資訊資源。在提供滿足檔案資訊需求和利用檔案資訊上，檔案利用管理部門與檔案利用需求者，實現了一種無形的虛擬的檔案利用實踐活動。
電子檔案利用的電子網路的傳輸，能夠迅速根據檔案利用者的需求，多途徑、多角度迅速而準確地查詢到所需要的檔案或檔案相關資訊，滿足檔案利用者可能出現的深度需求；檔案利用需求者，又不必浪費大量的人力、物力來進行資訊、檔案的查詢、索取和歸還。
檔案資源的社會共享，是當今電子時代「檔案資訊高速公路」的熱門話題，也是建立與發展「檔案資訊網路」一項複雜的系統工程，需要我們檔案管理部門以社會資訊化為依託，借鑑紙質檔案利用的需求與電子檔案利用的需求各自優勢互補，整合檔案資源創新管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍，正是我們探索紙質檔案利用需求與電子檔案利用需求的共性與差異的根本所在。
2023年10月29日
電子檔案利用與紙質檔案利用需求比較與
檔案軟體沒有資訊管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有乙個既適用於檔案檢索又可用於檔案資訊管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成資訊管理工作，不能快捷地出版資訊編輯成果，這制約了檔案資訊電子化的程序。檔案在人們的社會實踐中直...
檔案的保護與利用
中文摘要 檔案的保護與利用在檔案工作中佔據很重要的作用，是檔案整理工作的基本要求和最終要求，本文對檔案工作中的檔案的保護與利用進行論述，對檔案保護工作及任務 不同載體材料的檔案的保護方法 檔案的有效利用等方面有詳細的闡述。關鍵字 檔案保護利用 檔案是各機關 社會組織和個人在其自身活動中形成的，其具有...
施行電子檔案與紙質檔案結合管理
支援新的業務載入。先期以搭建統一的電子檔案管理平台為主，並在其上載入較規範的檔案管理業務 如公文檔案 實現所有的操作人員能夠在同乙個平台上，對不同類別的檔案進行管理。該平台應支援新類別檔案的業務載入，使業務人員能夠僅使用平台提供的工具，就可以實現其它業務電子檔案 如人事檔案 財務檔案等 的新增及修改...