檔案軟體沒有資訊管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有乙個既適用於檔案檢索又可用於檔案資訊管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成資訊管理工作，不能快捷地出版資訊編輯成果，這制約了檔案資訊電子化的程序。
檔案在人們的社會實踐中直接形成並被有意識地儲存下來，其目的在於滿足檔案利用者對檔案資訊資源的利用需求，只有檔案廣泛地被需求者所利用，為社會創造出更多的物質與精神文化財富，才實現檔案的價值。進入電子網路時代的今天，電子檔案利用的需求與紙質檔案利用的需求，都發生了較大的變化。因此從兩者利用需求的共性與差異進行系統地的比較，對建立與發展檔案資訊網路資訊共享有重大意義。
一、電子檔案利用與紙質檔案利用的需求共性
以檔案的本質作比較，檔案利用者對檔案利用需求都是對檔案價值的實現。因此，從檔案利用者的角度分析電子檔案利用與紙質檔案利用兩者仍有相似的特徵。
（一）檔案利用需求的社會性與層次性
隨人類文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，檔案的利用滲入到人類社會的方方面面。從檔案利用的內容與形式來看，紙質檔案利用與電子檔案利用的需求，主要體現檔案利用需求的社會性與層次性。
一是檔案利用需求的社會性。國際檔案理事會主席王剛同志指出：「無論是對社會的縱向發展或橫向聯絡，檔案館所擁有的檔案都稱得上是維繫的紐帶和聯絡的橋梁，檔案貫穿著人類文明的始終，檔案滲透於人與人的各種關係之中，只要人與人的關係存在，就會有檔案存在。
」因此，檔案利用需求的社會性，體現在具有廣泛的社會作用和社會價值。檔案利用需求的社會作用，在於實現資訊資源社會共享和促進社會進步的歷史程序中，電子檔案利用與紙質檔案利用都發揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在於檔案利用資訊資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑑。
二是檔案利用需求的層次性。從利用檔案資訊的形式來看，檔案利用者的需求具有層次性。其在於檔案利用者所從事的職業不同，需求的檔案資訊內容也不相同，有的檔案利用者需求的是一次檔案文獻資訊，有的需求二次檔案文獻資訊或三次檔案文獻資訊。
一般說來，需要解決某些具體問題而查詢真憑實據的，表現為對一次檔案文獻資訊的需求；需要完成某些研究任務或了解某一方面、某一地區的大致情況而查詢參考依據的，表現為對二次或三次檔案文獻資訊的需求。
電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異
王普紅無論是電子檔案還是紙質檔案其目的就是要充分發揮檔案的利用，兩者都是為社會的利用者提供服務的。但從兩者對檔案利用者的需求影響上作比較，電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異有 一 檔案利用需求載體的差異 從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。我國自有文字以來，形成甲骨...
施行電子檔案與紙質檔案結合管理
支援新的業務載入。先期以搭建統一的電子檔案管理平台為主，並在其上載入較規範的檔案管理業務 如公文檔案 實現所有的操作人員能夠在同乙個平台上，對不同類別的檔案進行管理。該平台應支援新類別檔案的業務載入，使業務人員能夠僅使用平台提供的工具，就可以實現其它業務電子檔案 如人事檔案 財務檔案等 的新增及修改...
檔案的保護與利用
中文摘要 檔案的保護與利用在檔案工作中佔據很重要的作用，是檔案整理工作的基本要求和最終要求，本文對檔案工作中的檔案的保護與利用進行論述，對檔案保護工作及任務 不同載體材料的檔案的保護方法 檔案的有效利用等方面有詳細的闡述。關鍵字 檔案保護利用 檔案是各機關 社會組織和個人在其自身活動中形成的，其具有...