自我國進入21世紀以來,世界資訊化的高度進步極大的促進了我國資訊化領域的蓬勃發展,而電子檔案以其傳播速度快、複製和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要資訊工具之一。因此,只有及時有效的分析電子檔案與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子檔案與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子檔案與紙質檔案資訊載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子檔案管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的儲存壽命的長短主要取決於紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理儲存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。
因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的儲存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的儲存手段可以加強紙質檔案的儲存壽命直至千年以上。
電子檔案的載體主要是由磁性物質或者是光碟所構成的。首先,磁碟和磁帶的支援體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易捲曲的等諸多缺點。其連線地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化資訊的再次使用。
同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁碟和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光碟的資訊訪問主要是利用雷射進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光碟記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在雷射熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由於這些材料的易氧化、不穩定,電子檔案與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁碟等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光碟的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子檔案使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子檔案的有效壽命,應該將電子檔案存放在非陽光直射並且通風的環境中,同時對電子檔案的使用壽命做詳細的標註,在臨近電子檔案載體保質期時,應該及時進行電子檔案的複製,以免造成不可彌補的檔案資訊損失。
施行電子檔案與紙質檔案結合管理
支援新的業務載入。先期以搭建統一的電子檔案管理平台為主，並在其上載入較規範的檔案管理業務 如公文檔案 實現所有的操作人員能夠在同乙個平台上，對不同類別的檔案進行管理。該平台應支援新類別檔案的業務載入，使業務人員能夠僅使用平台提供的工具，就可以實現其它業務電子檔案 如人事檔案 財務檔案等 的新增及修改...
電子檔案利用與紙質檔案利用需求比較與
檔案軟體沒有資訊管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有乙個既適用於檔案檢索又可用於檔案資訊管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成資訊管理工作，不能快捷地出版資訊編輯成果，這制約了檔案資訊電子化的程序。檔案在人們的社會實踐中直...
電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異
王普紅無論是電子檔案還是紙質檔案其目的就是要充分發揮檔案的利用，兩者都是為社會的利用者提供服務的。但從兩者對檔案利用者的需求影響上作比較，電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異有 一 檔案利用需求載體的差異 從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。我國自有文字以來，形成甲骨...