檔案管理制度

第一章總則

第一條為了規範檔案管理行為，確保檔案的安全及提高檔案的使用效率，依據有關法律法規，制定本制度。

第二條部門檔案是指部門在從事各項管理及業務活動中形成的全部文字資料等視聽資料不同形式歷史記錄的總和。

第二章檔案歸檔

第三條歸檔範圍包括

（一）重要的會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

（二）部門對外往來文書等。

（三）部門的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、統計報表及演示文稿。

（四）業務檔案：主要是部門從事業務活動所形成的合同、證書、函件等相關資料。

（五）部門大事記及反映部門重要活動的剪報、**、錄音、錄影等。

第四條歸檔要求

（一）部門指定專職人員負責本部門材料的歸檔。認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔案材料及時收集歸卷，並向檔案室辦好交接簽收手續。

（二）歸檔的檔案應當是原件，不是原件的應做出合理的說明。

（三）歸檔的檔案應齊全、完整（各種附件一律不准抽取）。

（四）經科學分類、整理、立卷，保持檔案之間在時間、**、內容上的聯絡。

（五）正確劃分保管期限，不同儲存價值的檔案分別組卷。

（六）按規範化的要求，對案卷進行系統排列、編號、裝訂、填寫封面。

（七）歸檔時原則上應有電檔。電檔、文件應分別存放。

第五條歸檔時間

在各項業務活動完畢後乙個月內，收集整理材料，移交歸檔。

第三章檔案保管

第六條檔案管理人員在接收檔案時應認真驗收，如發現不符合歸檔制度要求的，應要求有關人員按規定整理，移交時要辦理交接手續。

第七條存放檔案應當有專門櫃架；檔案的排列應當分門別類，便於管理和查閱，並保持檔案室的整齊乾淨。

第八條檔案管理人員應定期進行檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到帳物相符。

第九條檔案管理人員應妥善保管檔案材料，確保檔案的安全。第四章檔案借閱和調閱

第十條工作人員因工作需要借閱利用檔案的，應填寫《借閱單》，經部門領導批准後，報經公司分管領導批准。如所借閱檔案與經辦業務無關，應報經總經理同意，方可借閱本公司檔案。

第十一條借閱人員對所借檔案負保護、保密義務；不得洩密、遺失，不得擅自轉借他人；禁止塗改、變更檔案。

第十二條借出和歸還檔案時，應辦理清點手續。如發現有丟失和損壞現象，應立即追查原因，並報告有關領導。

第十三條借閱密級檔案，必須經總經理批准，原則上只允許在檔案室翻閱，未經許可不得複製或摘錄密級檔案。

第十四條公司人員調離的在歸還檔案檔案後方可辦理調離手續。

第十五條外單位因業務需要，來我司借閱、摘抄或複製有關檔案材料的，應出具合法手續，並填寫《借閱單》，經綜合管理部負責人批准後，報經總經理同意，方可借閱本公司檔案。

第五章檔案的保管期限與銷毀

第十六條檔案的保管期限依據下列原則：

（一）對本公司有長遠利用價值，能反映公司的職能或歷史面貌的檔案要永久儲存；

（二）凡是在一定時期內有利用價值或保管必要的，應按該時期劃分為長期和短期儲存。

第十七條通過鑑定將要銷毀的檔案，列成清單，附上書面報告，說明理由，報主管領導審批後，由總經理決定銷毀。

第十八條檔案銷毀時，由檔案人員和監銷人員進行銷毀。檔案銷毀完畢，銷毀清單應有批准人、監銷人、執行人的聯合簽名，並作為歷史資料，整理成卷宗儲存下來。

第六章檔案統計

第十九條建立檔案入庫交接制度，對每次入庫的檔案應及時辦理核對、清點、移交手續，無論其數量多少，均應進行檔案數量的統計。

第二十條檔案工作的統計，主要是指檔案借閱、利用的統計，做好造冊登記。

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