運營手冊
包頭市蒙康醫藥連鎖****
2016 年 01 月 01 日
（內部資料、嚴謹外洩）
蒙康藥房採購、配送管理
蒙康醫藥連鎖依託於2023年gsp認證達標企業內蒙古益福醫藥有限責任公司進行委託配送，相關流程如下：
1、普藥、中藥計畫（流程圖1）
2、統採產品計畫
為了防止斷貨，降低成本，統採產品須備有庫存。
益福公司內**人的產品合作辦法
因**人和連鎖部同屬於乙個委託配送企業，故每週六由連鎖採購部填寫調撥申請單，經**人同意後，按照2023年益福醫藥結算價（詳見附錄）調撥給銷售六部（連鎖部），調撥流程如下圖；
外採產品管理合作辦法
連鎖採購部直接報計畫給廠家，採購部做採購訂單，廠家將貨送至益福公司入庫，直接入六部庫區。財務應收應付由連鎖自行管理（應收對門店，應付對廠家）。
統採產品開貨：門店填寫配送申請單，提交審核，將總部審核後轉由批發直接開票、分揀、出庫、配送即可、具體流程如下（流程圖2）；
3、保健食品及醫療器械
3.1直營門店
連鎖採購部直接報計畫給廠家，採購部做採購訂單，廠家將貨送至益福或連鎖總部。財務應收應付有連鎖自行管理（應收對門店，應付對廠家）。門店填寫配送申請單，提交審核，將總部審核後轉由批發直接開票、分揀、出庫、配送即可。
醫療器械、保健食品送至益福倉庫時，由對應區域配送司機負責送貨，送貨至連鎖總部時，由行政司機負責送貨。
原則上醫療器械、保健食品**商應將貨送至益福倉庫統一配送，但因益福醫療器械證與保健食品備案審批未結束，統採的醫療器械及保健食品暫時送至連鎖總部。益福完成相關審批後再進行配送，具體時間另行通知；具體流程如上（流程圖2）。
3.2加盟店
門店直接報計畫給正規**商（經連鎖質管部審核通過的**商），**商送貨到門店，門店遠端收貨入庫即可，此部分貨款由加盟店自行清算。
食品、日化類產品及門店贈品
食品、日化類產品及門店贈品，暫時由門店自採，門店到後遠端收貨入庫即可，直營門店由總部統一結算貨款，加盟店貨款自行清算。
4、門店計畫上報時間及配送相關要求
4.1 計畫上報時間
注：①連鎖採購必須於當天14:00之前與開票處配合將所有新藥的配送申請單轉為批發銷售單；若因特殊情況需在14:
00後開票揀貨的，採購部需與儲運部溝通，確保當天開票全部分揀出庫方可下班。
②二宮店必須遵循當天計畫，當天出庫、當天配送的原則，司機當天完成配送後方可下班。
③配送司機和行政司機的配送費用由益福公司運營和行政部門進行分配。
5收費標準：
5.1 門店服務費
5.1.1 普藥、中藥
每月最後一天，財務部彙總提供本月各店普藥、中藥出庫配送總額給採購部，連鎖採購部按普藥及中藥配送金額的1%向收取門店服務費，每月5日前催收上款。
5.2、新藥
5.2.1 **人產品：**人按照結算價調撥給六部（連鎖庫區），六部加價後，開貨給各門店。詳見附屬目錄1，加價部分為門管專員服務費用，不加價部分由**人直接服務門店。
5.2.2 含17%稅供貨新藥：直接按照含稅價開貨給門店，不加收服務費，但稅務費用須門店自己承擔。
5.2.3 低於17%稅率供貨新藥：進價加收5%的服務費開貨給門店。
5.3 管理費用（2+1）
每月最後一天，批發財務提供配送報表(新藥、普藥分開)，連鎖財務和批發財務部核對報表，無誤後連鎖按當月新藥實際配送金額的3%（2%的庫房管理費+1%的司機配送費用）向批發繳納管理費用。司機配送費用由批發支付給送貨司機，連鎖不再向司機支付配送費用。管理費由連鎖採購部催收，每月5日前上款。
6、結款管理
表1：結款時間安排表
據gsp規定，蒙康醫藥連鎖與各**商的合作由益福醫藥承擔配送和辦款業務，故辦款前連鎖需集中將**商貨款轉給益福並附明細，益福必須在到款2日內，籤代轉款通知單並完成代轉款。
結款流程詳見附件：《蒙康藥房財務付款流程》
7、調撥管理
7.1**人商品借款時以調撥單為結款憑證。原則上結款金額小於（當期出庫金額+庫存金額），具體流程如上（流程圖2）；
7.2門店店間調撥管理
店間調撥時調入門店向調出門店支付貨款時需支付基礎分服務費用。各店每月店間調撥調入金額不得大於2000元。
8退貨流程
8.1**商退貨
8.1.1統一配送產品退貨（含拒收）
注：退倉申請單**商必須選擇正確。
8.1.2門店自採退貨
圖7、自採產品退貨流程
注：退倉申請單**商必須選擇正確。
9、新品進場流程
注：首營產品資料不全時，禁止任何新品採購入庫。
連鎖對於益福醫藥的相關要求
1、 當天到貨的產品當天必須全部入庫。
2、 沒有完成首營資料審批的產品禁止辦款採購。
3、 2023年2月1日開始，連鎖採購進入穩定階段，凡首營資料不全的產品禁止採購入庫，合作的批發企業來貨首營資料不全的可後補，但必須於來貨當天完成。
4、 門店需購進新品時，聯絡商品部，填寫新品審批表，提供相關的資質，經由質管部審核合格後方可通知採購部進行採購。未經新品審批，禁止任何人採購。
5、 新品申請流程（5個工作日內完成審核）
1 商品部填寫新品審批表，索取首營資質，錄入海典系統
2 質管部審核首營資質，反饋資訊給商品部
3 不合格產品商品部通知廠家不合作。
4 合格商品提交新品審批表給採購部安排採購
批發採購入庫及退貨的管理要求，
1、採購入庫
財務根據庫管、驗收員簽字確認的「採購入庫單」,總賬會計、應付會計簽字的「採購報銷單」入賬。
**商將貨送至益福庫房，庫管人員核對無誤後，由庫房出具益福公司入庫單，入庫單須由驗收人員，庫管簽字。入庫單一式四聯，白聯庫房留存，每週六驗收員將本週所有入庫票連同隨貨同行票一起交予質量部部長。粉聯交給**商簽字確認，藍、黃聯交採購部負責人簽字後藍聯留存，黃聯轉往來會計。
2、銷售退貨
2.1 採購退貨（購進退出）
採購部列印採購退貨單，經採購部負責人、部門經理簽字後轉財務應付會計進行核算。採購退貨單一式四聯，白聯庫房留存，每週六驗收員將本週所有退貨單一起交予質量部部長。粉聯交給**商簽字確認，藍、黃聯交採購部負責人簽字後藍聯留存，黃聯轉往來會計。
2.2調撥退貨
調撥情況下產生的退貨：採購部列印「內部調撥退回單」，經**人、退貨部門負責人、採購部負責人簽字後轉財務應收會計進行系統審核，再轉總賬會計，衝收入和往來。
3.調撥管理
因**人和連鎖部同屬於乙個委託配送企業，故每週六，由連鎖採購部填寫調撥申請單，經**人同意後，按照2023年益福醫藥結算價（詳見附錄）調撥給六部。調撥票一式三聯，一聯交批發財務，一聯**人保留，一聯交連鎖採購。
採購管理流程
1 月計畫採購 各使用部門及財務部庫房保管員根據實際情況，即財務部大庫及使用部門二級庫的庫存量填寫採購單，由採購進行匯 一編制採購計畫，經財務部審批後報總經理簽批。採購部根據計畫申請的物品，按用途需要尋找多家 商 選擇 商質量 單價編制採購計畫，採購人員簽字後送往財務部審批。財務部審批後，總經理簽批...
採購流程及管理
一 目的 對採購過程進行規範和控制，在確保採購的產品符合要求的前提下，降低採購成本。二 適用範圍 適用於公司原材料，輔助材料和其它材料的採購。三 部門職責 採購部負責公司所需物資的採購 確保採購物資符合要求以及供貨的準時性 根據財務狀況合理安排使用資金。四 採購流程 1.採購申請 a 由需求部門提出...
採購流程管理規定
集中採購管理規定 qm 21 1目的為加強本院集中採購流程的管理和監督，規範採購行為 防範市場風險 提高採購資金的使用效率，特制定本規定。2範圍對所有外部採購活動，包括裝置及耗材購買 辦公用品購買 軟體購買 文字製作 多 製作 模型製作 效果圖 曬圖 設計專項外包或勞務借用均受本規定控制。3原則採購...