採購管理規定及流程

目的：為了規範公司物料採購活動，保證物料的質量穩定，降低公司採購成本，確保公司正常的生產經營活動，特制定以下規定。

第一章物料申購管理規定

1、各部門根據生產需要情況必須填寫《物品採購申請單》，並且每個部門只可以由指定的專人進行填寫，填寫完成後必須要經部門主管、經理或分管總經理簽字確認。另外需要由倉庫負責人簽字確認無庫存。然後交到採購人員處，每天下午四點之後所提交的申購單採購部視為次日接收。

2、所填寫的物料名稱、規格、數量、技術引數及其他可證明物料特性的資料（如樣品等）必須明確，確保無疑義，若出現疑義採購部有權退回申購部門，申購日期從最終確認無誤後的日期進行計算。

3、如若申購部門堅持有疑義的物料要求採購部門進行採購，出現質量和物料錯誤問題採購部應積極與**商進行協商處理，若協商不定，由申購部門承擔責任。

4、採購部需對申購單進行評審，將評審結果在第一時間告知申購部門，具體時間由物料特性決定，如若沒有及時告知申購部門，則視若接受該申購單，必須為所採購物料的時間、質量、數量等負責。

5、對於緊急申購物料採購部需積極配合申購部門進行處理，並應及時將採購資訊告知申購部門以確保生產的正常執行，注：緊急申購僅限於少數，不應經常性出現。

6、對於頻繁使用率高的物品，採購部根據年度、月度採購計畫進行採購。年度、月度採購計畫必須經過採購部經理、總經理簽字確認，並且必須結合倉庫庫存量來採購。

7、採購部負責統計各部門申購單，並進行彙總歸檔，使每一項採購任務有可追溯性。

第二章採購程式規定

1、採購部在接到申購單後需進行系統登記，並按採購員的管理範圍來進行分配。

2、採購員按申購單所申購物料優先考慮合格供方名錄中的**商進行詢比價，合格供方名錄中的**商不能滿足要求時可重新開發新**商。並必須按《質量體系檔案》規定填寫採購單。

3、原則上單價超過常規的**需要進行三家以上詢比價過程從中選擇合適的**商進行初步議價。

4、在許可權範圍內採購員在詢比價後可由分管經理同意採購，不必請示上級領導。如超過許可權範圍必須要根據許可權要求履行審批過程方可進行下一步採購活動。

許可權範圍：（此處需要公司領導層決定。）

5、審批通過後採購員根據規定與**商就採購**、交易條款、質量等因素進行各方面溝通，並且必須就相關採購資訊形成書面性檔案，如合同、備忘錄、相關協議等等，並且需要雙方簽字蓋章確認。

6、採購員必須就所負責專案的物料進行訂單跟蹤，並對申購部門負責，及時溝通交貨資訊以確保生產的正常執行。

7、物料到貨後需按《倉庫管理規定》辦理入庫手續，並將相關手續儲存留底。

8、物料驗收合格後及時通知**商開出相應的發票物料驗收合格後及時通知**商開出相應的發票，按《財務管理規定》進行付款安排及其他相關事宜，如遇需預付款或款到發貨物料支付時，按《財務管理規定》提供相關資料以便財務部門進行辦理。

9、採購員需將所負責專案的採購相關資料按要求進行整理歸檔並有可追溯性。

10、採購員需對所負責專案的**商進行日常維護，並不斷優化**商隊伍。並且在採購部門可以達到資源共享。

11、採購主管需每月底製作本月度的採購報表及下月度採購計畫上報至主管經理處，由主管經理作出指示。

12、採購主管需不斷總結採購相關活動，並不斷完善採購管理規定，優化**商團隊，使之更能符合公司的生產經營活動。

物品採購流程與標準