採購制度及流程

2021-03-03 20:27:27 字數 1845 閱讀 7986

1、目的

為了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本,滿足工公司對優質資源的需求,進一步規範物資採購流程,加強與各部門間的配合,特制訂本制度。

2、適用範圍

適用於本公司所有採購的物料及耗材品。

三、基本原則

採購是一項重要、嚴肅的工作,各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。採購必須堅持「秉公辦事、維護公司利益」的原則,並綜合考慮「質量、**」的競爭,擇優選取。

四、工作程式

(一) 採購基本事項

1. 日常採購(包括但不限於日常辦公用品及其它消耗用品)採用現需現採購的原則,一般由總務後勤人員負責採購,也可由需方直接採購。

2. 非日常用品採購(包括但不限於較大型辦公器材及物料)應盡量採用月結方式為付款條件與**商洽談。

3. 對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、裝置、儀器、勞務等需要由申請人寫出比價申請報告經分管領導簽署意見報總經理審批後實施。採購人在採購前須將採購計畫或申請,交財務部進行比價;在提交採購計畫或申請的同時,採購人呢應對新採購物品提供至少3家以上的**商**和聯絡資料,有財務部對提供的**商(但不僅限於)進行詢價或實地調查。

4. 採購應索要發票,金額小的索要收據,網路採購應保留聊天記錄及付款證明。

(二)採購申請

1. 採購之前,採購經辦人依照所購物件的品名、規格、數量,需求日期及注意事項填寫「物品申請單或採購定單」。

2. 緊急採購時,由採購部門在「物品申請單」上註明「緊急採購」字樣,以便及時處理。

3. 若撤銷採購,應立即通知總務後勤人員或採購部人員,以免造成不必要的損失。

(三)採購流程

1. 採購經辦人在「物品申請單或採購定單」內需填寫所購物品的估算**、數量和總金額。

2. 各採購經辦人在採購之前必須把「物品申請單或採購定單」交到財務部進行審核,報總經理審批後,方能進行採購。

3. 採購物料定單必須寫上公司統一規定單號報總經理審批後影印乙份交與財務。

(四)採購經辦人職責

1. 建立**商資料與**記錄。

2. 做好採內參市場**的經常性調查。

3. 詢價、比價、議價及定購作業。

4. 所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。

5. 做好平時的採購記錄及對帳工作。

(五)採購方式

1. 集中計畫採購:凡屬日常辦公用品盡量集中計畫購買。

2. 長期**採購:凡生產用物料須選定**商議定長期供貨**。

3. 每年第乙個月重新審定上年度**商,與**商洽談需兩人以上進行,並對**商評審,且作出相關評審記錄。

(六)採購實施

1.「物品申請表」批准簽字且到財務部備案後,辦理借支採購金額或通知財務辦進匯款手續。

2.採購人員按核准的「採購定單或物料申請表」向**商下單並以**或傳真確定交貨日期或到市場採購。

3.所有採購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字後,才能辦理入倉手續。

(七)採購付款方式

1.物品採購無論金額多少,一律由經辦人簽字,財務經理審核,總經理核准簽字後方可報銷。

2.物料採購付款必須見**商提供送貨單及我司開出的入庫單、採購定單、收款收據等單據方可結款或開支票。

(八)採購經辦人行為規範

1. 採購人員應本著質優價廉的基本原則,經過多方詢價、議價、比價後填寫定「採購定單或物品採購申請單」。

2. 採購經辦人應盡職盡責,不能接受**商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者,給予辭退,情節嚴重者提交公安機關處理。

五、 附則

1.各部門需要採購時,凡是沒有按上述審批手續審批和流程採購的,財務部將拒絕付款。

六、本制度經總經理核准後實施。

七、附採購流程圖。

公司生產物料採購流程

採購定單審批流程

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