公司信件快遞收發管理辦法

信件、快遞收件流程圖

信件、快遞發件流程圖

為進一步規範公司快遞物品的收發管理，節約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發工作及時、準確，特制定本辦法。

一、適用範圍

本流程中所指的快遞收發均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內部到付取件，從而實際產生公司快遞費用支出的活動。

二、流程具體：

、收件管理：

（1）公司快遞收取形式：

前台收取快遞時間為周一到周五非員工上班時間；

如遇週六，值班人員需代替前台收取保管貨物和底單。並在下週周一時告知前台收發人。

（2）快遞由前台統一接收（前台不在其位時由行政部經理代接收）。同時前台檢查信件、快遞包裝是否完好無損，核對收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應當場退回。

（3）前台確認簽收後，將收到的信件、快遞、**信函等在《信件、快遞收件登記表》和《**信收取登記表》上進行登記並通知收件人取件（收件人需填寫收件物品名稱詳細）。若收件人當時不在公司，前台需**通知收件人，以免耽誤公務。

（4）遇到付費快遞，前台應聯絡收件人親自付費簽收，若其本人不在，可**聯絡本人由其指定代收人簽收。前台應保留好單據，並計入公司快遞費用。前台不負責墊付任何到付費用。

（5）前台應妥善保留好相關記錄。

、發件管理

（1）公司發件時間：

快遞發放時間為周一至周五每日非工作時間內。

如遇週六發件的在周五17：00前告知前台並登記，物品由值班人員保管併發遞。

（2）發貨人自行清點及打包好物品（發貨人應打包紮實確保在運輸過程中安全可靠），交到前台並詳細填寫《信件、快遞發件登記表》。未經登記、錯誤登記、拒絕登記及登記不全者，快遞費用及後果由其發貨人承擔，不計入公司快遞費用報銷中。

（3）前台填寫快遞單並**通知快遞公司取件，並妥善保留好相關單據，並把單號告訴發貨人，由發貨人自行跟蹤。

（4）底單按月份與登記表一同儲存；月底結算快遞費用。前台負責核對費用清單，核對無誤須經分管領導簽字確認後，由財務部進行支付。

三、本流程自發布之日起實行。

四、附件：

表一：《信件、快遞發件登記表》

表二：《**信收取登記表》

表三：《信件、快遞收件登記表》

北京******x****

2023年3月13日