收發文管理辦法

1．目的

為規範和嚴肅公司收文、發文工作，提高效率、保證質量，規範文書管理體系，特制定本管理辦法。

2．適用範圍

外來檔案：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批覆、涵、會議紀要）、電報、傳真等等

本部制發檔案：本公司內部檔案和對外業務檔案3．責任

公司所有文書的收文、發文相關流程由行政人事部辦公室（以下簡稱辦公室）統一管理。

4．程式4.1．收文

4.1.1.

外來檔案收文，公司內部上下級往來的通知、批覆、報告、請示等公文均由辦公室接轉，由文書工作人員簽收、拆封和編號登記(登記應註明接收時間，接收人簽字)即使用《收文登記表》（見附件一）。同時按要求掃瞄，並建立電子檔案檔案。

4.1.2.文書人員在登記後及時把檔案交辦公室專管負責人分辦。需送請領導批示的檔案，附上《收文批閱表》（見附件二）。及時送交，不誤領導批閱。

4.1.3.經領導批示後的檔案，由文書人員及時分送給有關部門或承辦人員辦理。

4.1.4.

辦理完畢的檔案，應交回辦公室統一歸卷存檔，同時存入電子版。需科室拿出辦理意見的檔案，必須將意見形成文字填到「收文批閱表」內交辦公室人員轉呈領導，對特殊情況需處理的檔案，各科室必須抓緊處理，對個別拿不準意見的可直接請示領導或與其它科室研辦。

4.1.5．對科室傳閱的檔案，應妥善保管，防止丟失。各科室傳閱時間不宜超過三天，傳閱後及時交辦公室存檔。

4.1.6.各科室要指定一名檔案管理員，負責本科室檔案轉送和管理工作。4.1.7.所有檔案(除保密檔案)可以查閱，不許拿走借閱，一旦丟失，嚴肅追

查當事人責任。

4.1.8.對於保密檔案，文書應親自送交領導批閱，不允許公開存放和傳播。4.2.發文

4.2.1.

各科室均可根據領導批示和所分管專案工作的實際需要起草通知、批覆、決定等檔案。向外發文，必須經主管經理批准後，使用《發文審批表》（見附件三），經批准和由辦公室擬稿，其標題、主送、抄送、擬稿人、審核人、發文時間等均應填寫清楚。

4.2.2.承辦人起草檔案要使用《發文審批表》（見附件三），應由撰稿人按項填寫清楚並簽字後經科室負責人審核並簽字，然後送辦公室轉呈。

4.2.3.需要其它科室會簽的由辦公室送達有關科室。為簡化程式，主辦科室也可直接會簽轉領導批示後，由辦公室列印編號，由自己校對無誤後方可列印正式檔案。

4.2.4.檔案列印需領導簽字後方可辦理，檔案的校對由起草檔案的部門負責。所有檔案必須由簽發人（領導）簽字後方可發文。

4.2.5.檔案蓋章時要有簽字的清樣或草稿，經簽字的檔案草稿由辦公室留存。

4.2.6.

發文時除發給主送、抄送方外，各有關部門由檔案起草部門送達。4.2.

7.發文號按年編號，以年為單位，按檔案順序編到底，例如「***字（2011）x號」

4.2.8.

檔案發出後，承辦人必須把檔案原稿與留存的附件歸併整理在一起，連同檔案列印件一併交辦公室歸卷。發出檔案之前必須填寫《發文登記表》（見附件四），其登記專案有分發日期，發文號，總份數、收文單位、份數、簽發人等。檔案的交接時，雙方根據《發文登記表》查清檔案，並由簽發人員簽名。

4.2.9.年底按《檔案法》規定，各科室認真搞好文書資料等的組卷存檔工作。

4.2.10.對保秘檔案，要指定專人分管和列印，不允許其他人檢視。