員工借款、費用報銷及付款管理制度
第一條為規範和完善集團公司財務管理，確保資金安全及合理使用，減少資金損失，特制定本制度。
第二條本制度適用於集團公司及各分、子公司。
第三條員工借款範圍：
1、個人因公出差開支備用；
2、採購專員零星採購支出；
3、日常辦公、後勤、業務費等經常性的零星支出；
4、集團財務部外派出納員備用金（此條款適用於機械製造公司、清沂山石化科技）；
5、其他員工個人借款情況。
第四條借款額度：
1、員工因公出差借款，按照預計出差天數、往返路費、住宿費等支出由本部門負責人核定借款額度。
2、採購專員借用的零星採購用款，單次不得超過2000元，超過2000元的材料採購，必須通過轉賬或支票方式支付，並由採購部持合法、真實、完整的原始資料，按規定的程式審批後，到集團財務部辦理貨款支付、結算手續。
3、外派出納員備用金借款，根據清沂山石化、機械製造公司日常辦公、零星採購需求，在合理使用範圍內，按照不超過乙個月零星支付所需現金量提出備用金借款申請，由集團公司進行審批。原則上額度控制在10萬元至20萬元以內。
4、其他臨時借款根據實際情況核定金額。
第五條員工借款、備用金管理規定：
1、借款人僅限於集團公司內部人員，不包括試用期內員工和借調員工。
2、按照「誰借款，誰使用，誰歸還」的原則，不允許代替他人借款或以他人名義借款。
3、能夠轉賬結算的業務不得故意採取現金借款方式結算。儘量減少現金結算，確保資金安全。
4、業務人員出差必須填寫《出差申請單》，經部門負責人審核後報分、子公司負責人批准。業務人員憑審批後的《出差申請單》填寫《用款申請單》，簽字後到財務支取借款。
5、借款人所在部門負責人及分、子公司負責人應當嚴格審核借款人借款用途、借款金額的合理性及借款的必要性。
6、同一借款人前賬不清，後款不借。
7、各公司核算會計應當對借款及時進行賬務處理，並在每月10日前將上月各公司員工借款明細表傳送給借款人所在部門，以便核對和及時催還。
8、對於借款次數頻繁的借款人，還款期限根據借款時間、還款情況分別確定，對於超過乙個月的借款，借款人沒有提供書面說明原因的，集團財務部將從該借款人的工資中扣除，不再另行通知。
9、涉及借款人調動（含集團各公司間調動、離職、辭退、開除等）時，必須先將未還款借款全部還清，未經集團財務部簽字證明該調動人員已還完借款的，人力資源部門不能為其辦理調入、調出或其他手續。
10、出納備用金的額度應嚴格按照分、子公司日常零星支出所需現金量進行控制，集團財務部外派出納員為備用金管理直接責任人。結算處處長及財務負責人負管理責任。
11、分、子公司日常業務現金使用需求增加時，可向集團公司申請增加備用金額度；當備用金連續兩個月出現較大剩餘時，集團財務部應及時減少備用金額度。
12、出納應嚴格控制備用金支付，除臨時、零星採購及日常差旅費借支外，其餘物資採購工程付款等大額支出均應編制資金支付計畫。
13、集團財務部對出納備用金定期進行實地盤點，每月最少一次，並編制《現金盤點表》。
14、分、子公司未經批准私自擴大備用金使用範圍的，將上報集團公司，由集團公司視情節輕重進行處理。
15、備用金一律不准用於工程專案付款。否則按借支金額的10%處罰相關責任人。
16、出納不得以無任何審批手續的借款憑證為依據進行付款，私自借款的，按借支金額的10%處罰，情節嚴重者直接除名。
17、執行出納備用金制度的公司，借款人為出納員本人，報銷時由集團財務部付訖現金，借款滾動使用。出納員調離崗位時，由集團財務負責人負責監交辦理備用金交接手續。
第六條費用報銷管理規定：
1、業務人員出差返回公司後十日內憑《出差申請單》及差旅費報銷單到財務部辦理報銷手續，及時結清欠款。
2、員工出差返回公司後乙個月未到財務部辦理結算手續的，取消當次出差的差旅費補助。
3、駐外業務人員原則上每月報銷一次，各駐外人員應及時填報報銷單到財務部辦理結算手續。
4、員工出差期間，公司費用標準內住宿費實報實銷，住宿費須提供住宿清單，酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用不予報銷。
5、出差期間車船費應按公司差旅費報銷規定如實報銷。車船費、交通費、停車費、過路過橋費等報銷憑證背後需註明時間、路程起始點。
6、業務招待費、禮品費必須統一填製交際費申請單，申請人與批准人不可為同一人，交際費申請單單獨保管。報銷時除提供發票外，應另外附單詳細說明招待時間、地點、對方人員、己方人員、事由等資訊。特殊情況須填寫簽呈，由集團董事長、總經理批准方予報銷。
非公務招待一律由個人承擔。
7、公司員工因工作需要參加各種會議或培訓的，應在報銷憑證後面附單詳細註明會議性質、內容、會議地點、會議天數、參會人員（培訓同上）。會議、培訓期間舉辦單位包含食宿的，取消會議、培訓期間住宿費、餐費補助標準。
8、零星物資採購後採購人員必須及時辦理物品驗收及入庫手續，所購物品發票及驗收入庫單一並作為報銷原始單據；不需入庫的物資，除經辦人在憑證上簽字外，必須交給使用人員進行驗收，在十日內按報銷程式辦理報銷手續，若有特殊情況不能在規定期限內報銷應及時以書面形式向財務人員說明情況，否則財務人員有權拒絕報銷。
9、其他日常辦公費用報銷必須堅持「先申請，後辦理，再報銷」的原則，按日常費用報銷程式和審批許可權辦理報銷手續。
10、所有費用支出必須要有正規發票，對收據、白條財務人員有權拒絕報銷。
11、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分，內容不真實的情況下簽字准予報銷的，將對審核人及審批人處以違規報銷金額的10%罰款。
12、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷。對已經報銷的除要求退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額2倍的罰款。
13、財務人員在收到報銷單據後應審核報銷單是否填寫、貼上規範；是否經過有效批准；所附附件是否合法合規，對不符合要求的應及時退回報銷人並向報銷人說明退回理由。
第七條付款管理制度：
1、預付款性質的匯款，由經辦人填製用款申請單並註明收款單位、賬號、專案內容、金額，有合同的附已審批的合同影印件，走匯款審批程式。經辦人負責催收發票並辦理相關財務入賬前手續。沒有簽訂合同以及合同中沒有註明發票開具節點的，發票催收期為兩個月。
如超期發票未到將對經辦人處以匯款金額5%至10%的罰款，財務不再另行通知。
2、利用發票進行付款的，原則上超過10000元的發票應先辦理簽字審批手續後財務入賬處理。付款根據提報的資金計畫批准後，通知收款單位開具收款收據進行付款；10000元以下的發票以開票日期為準，一月內如果批准付款的，以發票為依據進行付款。一月內付款沒有批覆的，發票一律交到財務進行入賬處理。
3、工程類、裝置類、質保金原則上一律根據各相關部門提報的資金計畫進行付款。依據為內審處出具的工程進度款支付定案單、結算發票及合同影印件。涉及裝置類、質保金付款的除提供相關結算資料外，要有裝置部門及使用部門出具合格意見財務方能根據資金計畫進行付款。
4、零星工程類及個人用工結算必須提供工程類或者勞務、服務類性質的發票，否則財務將不予進行結算。
5、緊急情況下的資金支付。對於公司發生的無法按計畫申請的緊急資金支付，在集團領導同意下可進行臨時資金支付申請。申請後3日內必須補辦審批手續。
第八條特別注意事項：
1、各種票據是財務報銷、付款的憑證，下列票據財務不予報銷：
a、內容填寫不全，字跡不清或有明顯改動跡象的票據；
b、無加蓋財務專用章的收款收據或無加蓋發票專用章的發票；
c、數量、單價、金額不明確的票據；
d、名稱必須是公司全稱。
2、所有財務單據一律用黑色簽字筆填寫，否則視為無效票據。
第九條附則：
1、本規定自下發之日起執行，解釋權、修訂權歸集團公司財務部。
2、此制度未涉及事項按照集團公司相關規定執行。
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