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採購貨物（工程勞務）合同、付款及發票管理制度
目的：為規範公司各類採購貨物（工程勞務）合同、付款及採購（或勞務）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。
內容：公司各類採購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業務，（2）、貨到付款業務，（3）、以貨易貨業務。
第一條、財務對合同管理規定
公司各類貨物採購及工程勞務業務均需簽訂合同（對於零星辦公用品的採購，價值在500元以下的，憑經部門經理核准的採購計畫單進行採購，不需簽訂合同），具體規定如下：
（一）、合同的簽訂及審批
1、採購業務合同：公司生產用各類材料物資及固定資產的採購合同的簽訂應由採購業務經辦人經根據經批准的《採購計畫單》及《採購合同**申報單》進行。
《採購計畫單》、《採購**申報單》及《採購合同》按採購物資屬性及價值不同由相應的領導審批：（1）、正常生產用直接原輔材料及機物料等低值易耗品採購由分管副總批准；（2）、技術改造、裝置等固定資產採購，採購價值2萬元以下的由分管副總批准，超過2萬元的由總經理批准。（3）、對於設立最低庫存量的材料物資，由生產保障部提出《採購計畫單》經保管員核實庫存報分管副總批准後實施採購
2、工程勞務業務合同：公司所有工程建設及裝置安裝、維修等接受勞務業務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批准，超過2萬元的工作勞務合同由總經理批准。
（二）、合同內容填寫要求
（1）、合同內容應按規範格式內容完整填寫，合同中要特別約定發票事項（採購業務需分增值稅專用發票與增值稅普通發票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發票，並註明出具時限為收貨後乙個月內寄達）、詳細品名規格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及**商（服務商）帳號資訊等內容。
（三）、合同的報送及執行
（1）、合同報送：各類採購及工程勞務合同由公司各分管業務責任人負責簽訂，報分管領導核准後由業務經辦人將生效的合同報送乙份到計財部材料會計處存，同時實施採購。
（2）、合同執行：所有採購合同業務均應由生產保障部實施採購，勞務合同由行管部執行實施，對於特殊情況下經總經理特批的採購（工程勞務）業務除外。計財務部將按合同約定執行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規定正常辦理。
在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一**多次進貨的，在第一次進貨時發票要附合同,在以後**不變的業務發票後可不附合同，但要在**發生變化時的第一筆業務發票後附有供貨方的調價函。
（3）、計財部不受理塗改及未經公司總經理或有權簽字副總簽批的合同。
第二條、付款管理規定
採購（往來）付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含附件）→1、計財部往來會計核實→2、申請人分管領導簽字→3、財務負責人簽字→4、總經理簽批→5、財務出納員付款
所有因採購貨物、接受勞務的付款業務均需憑經核准的「用款申請」付款。「用款申請」由業務經辦人出具，經計財部往來會計、部門負責人及分管領導審核，報財務及總經理審批後，按財務管理制度規定手續辦理付款事宜。各採購業務經辦人員應對所提交的用款申請中列示的收款人資訊及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人資訊不真實造成財務誤付款，給公司帶來經濟損失的，由採購業務責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號資訊錯誤造成退匯、退票的，該筆業務金融機構手續費由業務責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產及一切後果由業務責任人承擔。
所有付款業務的用款申請單，除第一次付款的新增**商外，均需由業務經辦人到財務部往來會計處查詢並填寫與收款單位帳面往來餘額情況後方可繼續下一流程環節。業務經辦人在申請正常業務付款時需持「用款申請」依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續，如因總經理出差不能及時簽批的，經財務負責人簽批後付款；如屬特殊業務付款，則由業務部門負責人、總經理簽批，最後交財務負責人審核後付款。出納員在接到業務經辦人交來的經財務負責人或總經理批准付款的用款申請時，按實際批覆的付款金額及付款方式付款，如果批覆付款欄及批覆付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續。
1、預付款業務：無特殊情況，除採購生產急需材料業務外，其他預付款業務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。
預付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含合同採購計畫單等附件）→財務部往來會計核填帳面往來餘額→分管領導簽字→財務負責人簽字→總經理簽字→財務出納員付款
（1）、預付款業務付款手續：業務經辦人員出具經分管經理、財務經理及總經理批准的用款申請附合同書、採購計畫單，到財務辦理支付款項手續。
（2）、對於預付貨款的經濟業務, 各物資採購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與**商業務關係良好，合同正常執行。對於財務帳面「應付賬款」中連續半年出現未發生變化負數金額的業務單位, 由各物資採購部門業務經辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。
2、貨到付款業務：原則上必須先取得發票再付款，但在不超出財務規定的到票時間內付款的，按《財務管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規定辦理。具體如下：
貨到付款流程圖：業務經手人持用款申請（含附件）→財務部往來會計核填應付款餘額→分管領導簽字→財務負責人簽字→總經理簽字→財務出納員付款
（1）、對貨到付款，發票未到的規定： 對於貨到入庫、發票未到，需按合同付款的，由業務經辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，並附「採購合同」。
材料會計簽名確認後報財務負責人審簽、總經理核准後付款。對於含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續前（即入庫單未傳達財務前），計財部不受理該筆業務付款，特殊情況確需付款的需總經理特批（由財務認定）。
(2)、對貨到已驗收、發票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據傳遞手續已完畢，並收到該筆業務發票的，要求該筆業務經手人對發票的內容（貨物數量、**、金額）進行審核，參照該業務入庫單及合同等進行核對，確認無誤後在發票右下角簽章確認，將發票附入庫單等單據交計財部，並按規定出具用款申請，交計財部辦理付款手續：材料會計核填帳面應付該**商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、總經理核准後付款。
（3）支付帳面應付款：對於支付帳面應付款的業務，由業務經辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經財務負責人審核，總經理簽字批准後方可交出納員辦理付款手續。
第三條、付款方式及收據的取得要求：
付款方式主要有現金、銀行電匯、轉帳支票、銀行承兌匯票等，為了規範開支的管理，防止產生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業務或經常性的**商款項均以銀行電匯、轉帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現金。對於付出的款項原則上均應取得收款方的收款收據，具體付款方式及相關要求如下：
1、現金付款：對於確需以現金支付的業務，在業務經辦人員交來的經相關人員審核及總經理批准的用款申請後，視其具體情況分別處理：
（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指採購員）對來人身份進行確認，（傳真件證明中需註明來人姓名、身份證號、委託事項，並註明「本傳真件與原件內容一致，具有法律效力」字樣），經確認無誤的，再辦理支付手續在收款人點驗貨款無誤後，直接開據收款收據後交出納員。收款人要在收款憑據上註明「收款人：xx」字樣，並由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經批准後可不需填寫收款人身份證號。
（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業務單位）指定卡號（或業務經辦人提供的收款人卡號）的業務，在匯款前由公司業務經辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名並加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經辦人簽字蓋章的「收款資訊確認函」傳真件（格式見後附件2），確認函要求註明「本傳真件與原件內容一致，具有法律效力」字樣。計財部收到符合要求的確認函傳真件並經公司業務經辦人簽字確認後，方可匯款。在辦理完匯款手續，收款人在確認款項收到後，由公司業務經辦人負責：
當日內將收款人開具的此筆現金業務的收款據的傳真件交至公司計財部，並在匯款日起7日內（以銀行業務單時間為準計算起始時間），將收據原件交至公司計財部。對於沒有經過審批或有關人員越權審批的付款業務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，計財部對手續不全或有疑問的現金打卡付款業務有權拒付。
現金打卡手續費由收款方承擔，特殊情況經總經理批准的除外。
（3）、公司派人帶現金外出採購業務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現金，採購金額在10000元以上的材料採購業務，需由總經理批准。由採購業務經辦人提出用款申請，經核准後到財務辦理現金借款手續（借款人應為採購業務經辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的採購業務不得以此種方式進行採購，
（4）、對於正常採購（或勞務）業務付款，因相關申請部門計畫不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要計財部以現金打卡方式加急支付的，計財部有權拒絕，對於總經理特批的此種情況下的付款，在保證手續完備，所支付款項安全的前提下，付款手續費由業務經辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業務經辦人承擔相應損失。
2、銀行電匯付款：計財部憑業務經辦人出具的經核准無誤的用款申請中列示的收款人資訊辦理電匯付款業務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據，但對同一**商，既有現金付款、又有銀行付款業務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據。
退匯重辦業務：是指銀行已辦理電匯付款手續，因收款人資訊填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：
（1）、收款單位提供收款資訊有誤的，由業務經辦人負責重新出具用款申請辦理付款；
（2）、公司採購（或勞務）業務經辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，並由經辦人提供準確資訊，重新辦理匯款，同時該退匯業務的原付款手續費由責任人承擔。
（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單重新填製電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續費由出納員個人承擔。
（4）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據並重新辦理付款。
3、承兌匯票付款
（1）、對於付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程式同本制度第三條，1，（1）】，經計財部出納員確認無誤的，再辦理支付手續，在來人對所收承兌匯票驗查無誤後，開具加蓋收款單位財務專章的收據交出納員（其它簽字手續參照貨幣資金付款業務），且本公司業務經辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。
合同付款管理制度
一 各審核節點人員須盡職盡責，各業務部門切實履行公司驗收制度，對不具備付款條件而發起的付款流程而又無特殊申明的，付款申請一律退回，同時追究發起部門及任何審核通過審核節點人員的責任。二 各環節審批人員對於不符合程式要求的流程可退回發起人，對資料或填寫不全的須要求發起人進行補正資訊。三 出納付款時必須嚴...
採購付款及發票管理制度
採購及付款業務流程圖 採購貨物 工程勞務 合同 付款及 發票管理制度 財字2009第 005 號 目的 為規範公司各類採購貨物 工程勞務 合同 付款及採購 或勞務 發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。適用範圍 公司 內容 公司各類採購業務 工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理 1 預付...
合同及付款管理制度
第一章總則 第一條本制度適用於各本公司所有對外非開發類合同的簽訂工作。開發類合同參考本制度執行。第二條招標部為對外簽訂合同的唯一部門，超出此範圍的合同簽訂，必須報公司總裁審批。第二章合同簽訂工作流程 第三條專案定標後，合同原則上按發標時的合同文字進行簽訂。由招標部組織與中標人洽談合同細節，協商完成後...