第一章總則
第一條為加強xx集團檔案工作建設，進一步提高檔案的管理水平，更好地為集團的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》等有關企業檔案工作的規定，制定本辦法。
第二條檔案工作是管理工作的組成部分，是維護集團經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項專業技術工作。
第三條集團的檔案，是指集團在生產、經營和管理各項活動中形成的對國家、社會和企業具有利用和儲存價值的各種檔案材料（包括不同的載體形式）。
第四條檔案工作堅持集中統一的管理原則。
第五條本辦法適用於xx集團本部
第二章檔案機構及其職責
第五條集團辦公室是集團檔案工作的主管部門，對集團檔案及檔案工作統籌管理，指導和監督其他職能部門和所屬子公司的檔案工作，制訂有關集團檔案管理規定和工作計畫，保管除黨務、財務、人事檔案之外的全部集團檔案。集團辦公室設專職檔案管理人員，負責檔案收集、整理、歸檔、保管、銷毀工作。
第六條各部門及集團企業負責其歸檔檔案材料的收集和整理，並定期移交辦公室集中管理。
第七條黨委工作部負責黨群工作檔案的收集、整理和保管。
第七條財務部負責集團財務檔案的收集、整理與保管。
第八條人力資源部負責集團人事檔案的收集、整理與保管。
第三章歸檔範圍及分類
第九條凡集團過去、現在一切工作和活動中形成的與集團的管理、生產經營、科研開發等方面有關的文字、圖表、**和聲像資料，均屬歸檔範圍。主要包括但不限於各類檔案；經營、管理、技術資訊：
（一）公文
（二）事務文書
規劃、計畫、方案；規章制度、程式規範、技術方法；工作總結；大事記；發言稿；函件；
（三）經濟文書
合同；協議；委託書；標書；
（四）經營資訊
會計憑證；財務資料；資產資料；審計材料；統計表單；運營情報；
（五）管理資訊
勞動人事資料；薪酬福利資料；教育培訓資料；文化活動資料；管理資料；服務及質量記錄；
（六）技術資訊
工程資料；裝置資料；維修資料。
第十條除黨務財務檔案、人事檔案外，集團其餘檔案材料可分為管理檔案、業務檔案、科技檔案、基建工程檔案四大類：
（一）管理檔案：包括集團制訂的一切檔案及檔案定稿（含通知、通告、通報、制度、辦法、規定等）、資產證明檔案（含房地產的契約、圖紙、鑑定資料等）、會議紀要、領導講話、集團大事記、重要**記錄、請示、批覆、計畫、統計表、總結、調查報告、重要信函、演示文稿、表現集團領導活動及集團各種工作的**、重要的談話錄音、錄影、記錄等。
（二）業務檔案：包括集團的註冊登記檔案、證件、一切業務活動的合同、協議、往來函電、業務談判記錄、業務往來**、錄影資料、物資、裝置、器材的訂貨協議、到貨單據、進出庫單、登記及統計資料、發貨單據及客戶、**商的相關資料。
（三）科技檔案：包括專案選題方面的檔案材料，上級下達和本集團確定的研究任務的檔案，開題、市場調研及經費預算報告，專題計畫任務書、專題研究計畫，協議書及國內外考察材料報告，研製過程中所形成的檔案，重要的原始記錄，分析檢驗、最終研究報告，專題有關的**、錄影資料，學術**，鑑定、推廣、應用中形成的檔案材料，申請鑑定及上級機關的批覆，技術鑑定證書、質量認證，產品說明書等資料。
（四）基建工程檔案：包括建設專案的報告和批復檔案，設計任務書、合同，初步設計方案、總體方案、總概算，所有報批手續的原件或影印件，供水、供電情況和地質勘察報告，徵用土地書、協議書、批准書，工程初步設計、施工設計圖紙及資料，施工招投標計畫、安排、標書，施工協議、施工執照、等級證書、開工報告、施工記錄，施工過程中採取的重大技術措施的資料，施工過程中更改、變動、詳細洽商資料（包括增減款項資料），防火、市容、市政、環保、技安、用水、用電的報告和批覆，施工過程中的監理報告和**，竣工報告和竣工圖、驗收報告等。
第四章檔案的收集
第十一條以集團名義下發（或報出的）檔案、報表等，要保留送審稿、最終修訂稿及最後成文，此項工作在辦文的同時,由集團辦公室負責收集。
第十二條各部門及所屬子公司分工負責收集、整理的檔案資料，一般只保留最後批准的定稿及成文，但會議、談話、**記錄、公文流轉情況記錄等要保留原始件。技術檔案應將所有定型版本的全部技術資料歸檔（包括批准定型的最後草圖及測試資料記錄等）。
第十三條各部門在開展各項業務活動中，凡代表集團與對方簽署的合同、協議、會議紀要、談話記錄及相關的音像資料，均應在辦理完該項業務後於一周內按分工歸檔。
第十四條在經辦業務中所發生的業務資料，包括起草的各種檔案、電函、代擬的批覆及經手的談判資料、合同、協議等文字，以及與客戶有關的各種資料均屬集團所有。全體員工均有義務按規定的程式移交給有關部門保管，不得丟失，更不能據為己有。各有關部門及企業應定期及時地督促各經辦人移交。
第十五條凡屬臨時機構和撤消、合併機構應及時將有價值的檔案材料加以整理，由相關部門收集整理後，移交集團辦公室歸檔。
第十六條如經辦人工作變動時，應辦理交接手續，由原經辦人填寫檔案移交清冊，待全部妥善移交後，方可辦理調動或結算手續。如未按規定辦理移交，造成資料的遺失，將追究直接上級及相關人員的責任。
第十七條每年三月份的最後一周，集團各部門及企業須向辦公室移交上一年的全部檔案資料，並按規定辦理歸檔手續（見附表）。對於必須的備查資料，各部門只能保留影印件，並按規定妥善登記保管，不得遺失。
第十八條歸檔材料的密級鑑別和保管期限的劃分由集團辦公室負責。第十九條檔案收集（含接收）必須是原版、原件或副本。
第二十條凡原件不利於長久儲存的（如材料為鉛筆、原子筆、複寫紙、熱感紙等），應當影印副本。
第二十一條各類材料一般歸檔一式乙份，利用頻繁或重要材料應增加歸檔份數。
第五章檔案的整理
第二十二條檔案管理人員應根據集團的業務範圍和工作任務，做好平時的資料整理。
第二十三條歸檔的檔案材料應完整、準確、系統。檔案書寫和載體材料應能耐久儲存。檔案材料整理符合規範。歸檔的電子檔案，應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
第二十四條以件為歸檔檔案的整理單位。一般以每份檔案的不同稿本合為一件，包括檔案正本、定稿、附件、被**文、複製件，發文稿紙及有領導重要批示或有處理結果的檔案處理單，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。
第二十五條歸檔檔案要依自然形成的規律（如檔案類別、儲存期限、形成時間先後、形成的機構等）排列。
第二十六條不同年度材料一般不得組合歸檔。跨年度的請示與批覆，放在批文年度歸檔；沒有批文的放在請示年度歸檔；跨年度的檔案在辦理完的年度歸檔；跨年度的規劃放在執行年度歸檔；跨年度的總結放在最後一年歸檔；跨年度的會議或事件放在開始年度歸檔；規章、辦法、命令等在公布年度歸檔。
第二十七條歸檔檔案應依分類、排列次序逐件編號。
第二十八條歸檔檔案應根據分類方案和編號順序編制歸檔檔案目錄。歸檔檔案目錄設定件號、責任人、文號、題名、日期、頁數、備註等專案。
第二十九條將歸檔檔案按編號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表專案。
第六章檔案的保管
第三十條各部門應指定專人負責檔案的收集管理，歸檔後交集團辦公室統一存檔。有檔案管理職能的部門應接受集團辦公室的業務指導，妥善保管檔案。
第三十一條接收檔案要認真驗收並辦理交接手續。
第三十二條檔案一律儲存在檔案櫃中，檔案管理人員要保證檔案的完整與安全，對所管的檔案必須每年進行一次全面的清理盤點工作，做到有物有帳，帳物相符，室藏清楚，並及時對破損和變質的檔案進行修補和複製，做好「七防」（防盜、火、光、蟲、塵、潮、鼠）工作，確保安全。檔案因移交、作廢、遺失等登出帳卡時，要查明原因並儲存記錄。
第七章檔案的借閱和複製、統計與利用
第三十三條檔案一般不對外借閱，集團員工因工作需要，要借出、借閱、查閱檔案，須填寫「檔案使用登記表」（見附表），經部門負責人和辦公室主任同意後方可使用，特殊情況下需請示主管領導同意後方可使用（合同借閱需參照合同管理辦法）。外單位人員因公需要查閱有關檔案材料時，須持單位介紹信，經集團領導批准後方可查閱。
第三十四條借出檔案要當面清點，借期一般為三天，逾期未還者要重新辦理續借手續，歸還檔案時要認真清點數量、頁數。
第三十五條借閱者對所借檔案負有保管和保密的責任，如發現損壞、丟失和洩密等嚴重情況，將追究當事者責任。
第三十六條工作人員調動、離退休時，必須向檔案室交還所借閱的檔案。
第八章檔案的銷毀
第三十七章檔案保管期滿需要銷毀時，由相關部門提出申請，會同檔案的歸屬部門進行鑑定，編制檔案銷毀清冊，經集團總經理辦公會審議批准後銷毀。
第三十八章銷毀檔案時，須由相關部門派出監銷人員，監銷人員在銷毀檔案之前，認真核對銷毀清冊，確認無誤後，由兩人在場實施銷毀，並在銷毀清冊上簽字。
第九章附則
第三十九條本辦法的解釋權歸屬集團辦公室。
第四十條本辦法自公布之日起實行。
歸檔材料移交清單
歸檔部門檔案材料名稱代號：
檔案借閱登記表
XX集團招標管理辦法
1 總則 1.1 目的 為加強物資 工程專案管理，確保物資 和工程質量，縮短工程工期，降低物資採購 及工程造價，提高經濟效益，制定本管理辦法。1.2 適用範圍 1.2.1集團公司及各成員企業的房地產建築工程 燃氣工程 物資採購均可採用招標的方法。1.2.2 重大專案的勘察 設計 施工 監理以及工程建...
股份集團財務檔案管理辦法
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