第一條為了規範公司檔案保管，完善公司檔案管理，特制定本管理制度。
第二條公司檔案分為紙質、電子檔、實物三類，由行政人事辦公室按類別、內容分別建檔，專人保管。
第三條公司基礎檔案、人事檔案、業務檔案由行政人事辦公室保管，財務檔案由財務室自行保管。
第四條公司基礎檔案內容如下：
1、公司各類證照原件。
2、公司與外單位往來資料，如租房公司、業務使用合同等。
3、公司印鑑。
4、公司各類管理制度。
5、公司運轉情況記錄，如辦公會議紀要、員工考勤表等。
第五條公司人事檔案內容如下：
1、公司員工個人檔案，包括：入職登記表、轉正申請表、勞動合同、員工身份證影印件、員工相片、員工學歷證書、員工工作證明等。
2、公司社保檔案。
第六條公司業務檔案內容如下：
1、公司與客戶正式簽訂的銷售合同、**合同、生產合同、安裝合同、採購合同等。
2、公司已經投入生產的產品圖紙、式樣等工藝性規程。
第七條公司業務檔案移交規定：
1、與客戶已經達成一致意見，簽署正式合同後，相關部門必須馬上將合同原件移交行政人事辦公室建檔儲存。
2、各部門需要對照合同履約的，自行保留影印件，原件一律由行政人事辦公室儲存。
3、上述合同原件提交行政人事辦公室儲存的同時，提交乙份影印件給財務，作為合同進度經濟來往的依據。
第八條行政人事辦公室定期根據國家有關檔案保管制度對公司所有檔案進行分卷，分類，分時間整理。
以上規定自2023年6月13日起執行。
集團公司行政人事辦
2013-6-5
集團公司檔案管理制度
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