1.1 公司檔案是公司生產經營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結，而且對今後發展也是很有價值的文獻寶庫。
1.2 檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關業務部門管理，以便於利用。
1.3 凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。
2.1 制定檔案工作的規章制度。
2.2 對文秘部門和其他業務部門檔案材料的歸檔工作，進行指導和監督。
2.3 負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔範圍的各類檔案，確保檔案質量。
2.4 積極開展檔案的提供利用工作。
3.1 公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成包括黨政、經營、技術、產品、裝置(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。
3.2 檔案分類
3.2.1 黨政文書檔案
主要指公司黨、工、團組織和行政機構長期工作中形成的文書，經立卷歸檔後形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業工作的指導原則。
3.2.1.1 上級機關頒發的需公司執行的方針、政策、指示、決議、紀要等檔案的全部，以及內公司發布的自製檔案的全部和各種規章制度。
3.2.1.2 公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的檔案。
3.2.1.3 計畫和總結性檔案。
3.2.1.4 統計年報表，包括黨員年報及名冊，幹部年報及名冊、團員年報及名冊等。
3.2.1.5 黨政工作中的其它檔案，包括公司結構調整，組織機構圖、廠慶活動資料、工業普查資料等。
3.2.2 經營文書檔案
主要指公司在生產經營活動中所形成的各種統計報表、合同協議、憑證記錄、市場資訊等檔案材料。
3.2.2.1 計畫類檔案。指公司生產計畫、營銷計畫、財務計畫和其它專項業務性計畫。
3.2.2.2 指導類檔案。指計畫指標、技術指標、質量指標、市場銷售指標等。
3.2.2.3 **類檔案。指產品出公司**、公司內部勞務**、原材料計畫**等。
3.2.2.4 憑證類文書材料。指在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務狀況、能源消耗、產品銷售等的原始記錄。
3.2.2.5 有關經營管理的檔案、各類管理制度和工作指令等。
3.2.3 技術檔案
主要指公司在科學研究、產品開發、引進技術和裝置等有關科技活動中形成的檔案。它是重要的技術活動和重要的技術資料，是與公司的生產和科技密切相關的資料。
3.2.3.1 技術研究檔案。它是科學研究過程中形成的關於科技成果、科研資料、工作狀況指標等材料。
3.2.3.2 產品檔案。它包括產品設計、產品工藝、產品技術標準等方面的材料。
3.2.3.3 裝置(儀器)檔案。它是裝置、儀器生產、使用、維修、改造過程中形成的材料。
3.2.3.4 基建檔案。它包括工程設計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材料。
3.2.3.5 引進資料檔案。它包括引進產品交往的檔案、考定資料、產品蘭圖、底圖等。
3.2.4 會計檔案
主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結束後經立卷歸檔後形成的。它將為公司進行計畫工作和財務管理工作提供重要的資料，有利於公司進行計畫管理和經營決策。主要包括：
3.2.4.1 會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產經營過程中的財務狀況，成本水平和財務成果的資料報告歸檔後形成的資料。
3.2.4.2 會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續的經濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。
3.2.4.3 會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(各種發票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。
3.2.5 聲像檔案：
它是指將公司一些重要的實況，用**、錄影、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領導人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經濟活動和文體活動等。
3.2.6 人事檔案：它包括幹部檔案、員工檔案、黨員檔案等。
3.2.7 榮譽檔案：它主要指**、省、市和有關上級機關授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎盃、獎旗等。
具體歸檔檔案材料範圍詳見《檔案材料歸檔及保管期限的規定》
4.1 產品圖和工藝底圖歸檔，在設計完成整理、經樣機簽定圖樣全部修改後歸檔。
4.2 科技檔案材料在試驗成果鑑定後歸檔。
4.3 新購裝置儀器，包括引進裝置或技術，在開箱驗收時接收歸檔。
4.4 基建工程專案竣工驗收時接收歸檔。
4.5 各項管理工作形成的檔案材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。
4.6 財會檔案檔案材料在年度終了後暫由財會部門儲存三年，期滿後指定專人移交歸擋。
4.7 聲像檔案在各項活動結束經整理隨時歸檔。
4.8 榮譽檔案在上級授獎單位頒發後隨時歸檔。
4.9 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。
5.1 立卷的檔案材料，應按以自然形成、保持歷史聯絡的原則和立卷要求、特徵及檔案內容進行立卷。
5.2 在乙個卷內要按問題成檔案形成的時間系統排列。
5.3 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
5.4 按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。
5.5 案卷組成後，應對案卷統一排列，編寫全檔號，然後逐一登記，填寫案卷目錄。
6.1 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。
6.2 建立檔案管理人員崗位責任制。
6.3 檔案接收按各類檔案交接手續辦理。
6.4 以防為主，防治結合，重點在於防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應做到「七防」，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防汙染。
6.5 對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復和抄錄(影印)。
6.6 按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規定期限應履行解密手續。
6.7 檔案庫房管理要規範化，框架應編號，編寫檔案存放地點索引。
6.8 按規定方式、方法和手續，做好檔案提供利用工作。
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