xx集團
會議管理制度
目錄第一章總則 1
第二章會議形式 1
第三章會議組織 3
第四章會議效率管理 5
第五章會議室管理 8
第六章附則 8
附錄：會議記錄簿 9
為使鑫科集團公司（以下簡稱「公司」）的會議管理規範化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。
會議本著精減、有效、節儉原則執行。
總裁辦公會
（一） 出席人員：總裁、執行總裁、行政總監、營銷總監、產業總監、財務總監、人力資源部部長、財務部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業部總經理等常設成員。
（二） 週期：根據需要隨時召開；
（三） 會議內容：公司經營計畫事項，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項，人事管理事項，公司合理化建議管理事項，公司其他重大經營決策和管理問題等。
（四） 主持人：總裁。
總裁質詢會
（五） 出席人員：總裁、執行總裁、行政總監、營銷總監、產業總監、財務總監、人力資源部部長、財務部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業部總經理等常設成員；
（六） 週期：每週一次；
（七） 會議內容：上週業務工作總結、下週業務工作安排、公司情況傳達；
（八） 主持人：總裁或執行總裁
全體員工會議
（九） 出席人員：公司全體員工；
（一十） 週期：每半年或一年、或不定期；
（一十一） 會議內容：公司經營、管理情況通報，討論職工關心的切身利益問題、與公司發展相關的合理化建議；
（一十二） 主持人：總裁。
每週晨會
（一十三） 內容：對本週重大工作事項進行統一安排，協調跨部門工作；
（一十四） 出席人員：總裁、執行總裁、各相應總監、各職能部門部長、各事業部總經理、公司內其他的重要人員等；
（一十五） 主持人：總裁；
（一十六） 週期：每週周初
工作匯報會
（一十七） 內容：下級向上級匯報指定內容；
（一十八） 出席人員：上下級或有關責任人；
（一十九） 主持人：上級主管；
（二十） 週期：定期或不定期。
專題會議
（二十一） 內容：某一問題討論和商定；
（二十二） 出席人員：有關人員；
（二十三） 主持人：相關主管；
（二十四） 週期：不定期或定期。
各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開，（與會人員不發生時間上的衝突除外）應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
會議程式
一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：
（二十五） 確立會議議題；
（二十六） 安排會議議程；
（二十七） 發出會議通知；
（二十八） 會務準備；
（二十九） 做會議記錄和攝像、錄音；
（三十） 整理會議紀要、決議；
（三十一） 相關領導閱改、簽批；
（三十二） 印發有關部門、人員，並歸檔。
確立會議議題
會議的議題可能有以下的**：公司領導提出和各部門提出，總裁辦收集等。經主管領導同意，即可召開會議。
對定期的常規會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。
對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：
1、會議名稱；2、會議主旨和目標；3、會議議項；4、會議時間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）；8、會議財務（支出收入）預算；9、現有籌備情況及進展；10、籌畫備時間進度等。
該報告批准後方執行。
提前發出會議通知
（三十三） 通知內容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；
（三十四） 方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發出，注意口頭僅適用於例會召開的確認；
（三十五） 出席會議的重要或主要人員，應通過**等方式確認是否能如期出席，並做出相應安排。
（三十六） 通知時間：根據會議要項擬訂會議通知，並提前傳送。
會務準備
會務準備包括以下內容：會議場所布置座次布局、會議需用裝置的準備與除錯、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風和**系統、錄音工具、茶水、飲料、水果或點心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。
根據會議的內容和性質的不同進行相應的準備。
各部門召開本部門會議，由本部門指定負責會議紀要的起草人。
幾個部門召開聯席會議，由幾個部門協商指定乙個部門負責起草會議紀要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。
乙個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責會議紀要的起草工作。
各部門起草會議紀要的內容要求：
（三十七） 必須全面記錄會議的內容；
（三十八） 必須準確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內容，或加入記錄人自己的觀點；
（三十九） 會議紀要必須做到全而精，要詳略得當，重點突出；
（四十） 起草會議紀要應採用列印體（其正文部分字型要求是宋體小四號）；時間緊急的情況也可採用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時要保持紙面清潔；
（四十一） 會議紀要應在會後的三天之內提交總裁辦存檔；
（四十二） 會議紀要一般要由總裁或執行總裁簽發，重要決議必須經所有參會人員閱讀簽字後存檔。
判斷會議效率的高低有以下的標準：
（四十三） 會議是否按預期進行
（四十四） 目的及議題是否清晰，是否徹底討論
（四十五） 會場準備是否完善
（四十六） 資料是否齊全
（四十七） 會議日程是否有計畫性
（四十八） 參加者是否預先了解主題
（四十九） 討論離題是否嚴重
（五十） 會議氣氛是否熱烈
（五十一） 建設性發言數量
（五十二） 是否得出結論或對策
提高會議效率的要領
（五十三） 要嚴格遵守會議的開始時間；
（五十四） 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；
（五十五） 要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者；
（五十六） 在會議進行中要注意如下事項：
發言內容是否偏離了議題?
發言內容是否出於個人的利害?
是否全體人員都專心聆聽發言?
發言的內容是否朝著結論推進?
（五十七） 應當引導在預定時間內做出結論；
（五十八） 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間；
（五十九） 應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認；
（六十） 應當把決議付諸實行的程式理出，加以確認。
會議禁忌事項
（六十一） 發言時不可長篇大論，滔滔不絕；
（六十二） 不可取用不正確的資料；
（六十三） 不可打斷他人的發言；
（六十四） 不要中途離席。
會議管理技巧
（六十五） 控制出席人數，與會無關者不參加；
（六十六） 每次會議須明確主題；
（六十七） 對重大或有分歧的議題，在會議上爭執不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會後再議；
（六十八） 會議發言應言簡意賅，相對控制每位發言時間；
（六十九） 對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中乙個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發言時間做出小結，及時做出決定。
會議室使用登記手續
（七十） 凡需用會議室的部門及人員須提前做預約登記手續；
（七十一） 會議室預約登記手續由總裁辦辦理；
（七十二） 會議結束後將會議紀要送總裁辦備案。
會議室必備的物品、用品和環境
（七十三） 會議室備有會議桌、椅；
（七十四） 會議室備有飲水機；
（七十五） 會務準備有特殊要求的，請與總裁辦協商；
（七十六） 會議室保潔。
會議室使用環境衛生的要求
（七十七） 注意保持會議室的環境衛生；
（七十八） 嚴禁在會議室吃東西；
（七十九） 嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關的設施；
（八十） 嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。
會議室維護費用由總裁辦編制預算並執行。
本辦法的擬定或者修改由總裁辦負責，報總裁批准後執行。
本辦法由總裁辦負責解釋。
附錄：會議記錄簿
使用要點：
重要會議，有言必錄，詳細記錄；
一般會議，可摘其要點記錄；
日常事務性會議，簡要記錄；
對於重要會議記錄，與會人員須確認簽字；
本簿裝訂成冊使用。
集團公司會議管理制度
深博香港電氣集團 編制審核批准 2014年4月份 目錄第一章總則 3 第二章會議形式 3 第三章會議組織 4 第四章會議效率管理 6 第五章會議室管理 8 第六章附則 8 附錄 會議紀要 9 為使深博香港電氣集團 以下簡稱 公司 的會議管理規範化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。會議本著精減 ...
集團公司會議管理制度
集團 目錄第一章總則 1 第二章會議形式 2 第一節董事會會議 2 第二節總裁辦公會會議 3 第三節半年總結會 7 第四節年度大會 8 第五節專題工作會 10 第六節全體員工大會 10 第三章會議組織 12 第四章附則 15 附錄 會議記錄簿 16 1 目的 為使 集團旅遊控股 以下簡稱 集團公司 ...
工程集團公司安全生產會議管理制度
為加強安全生產管理工作，把施工安全管理工作落實到實處，努力提高全體職工的安全生產意識，徹底清除不安全因素，確保施工人員的人身安全，制生產安全生產會議制度。第一條 公司執行定期和不定期安全生產工作會議，公司召開的安全生產工作會議由公司安全部負責組織召集。下列人員必須參加會議，主管安全的副經理，安全部全...