【修訂記錄】
【目的】
為進一步規範公司管理制度、合同管理檔案/記錄的編寫格式，統一檔案號的編制辦法，便於檔案/記錄檢索、查詢、管理，明確發文流程，特制定此規定。
【適用範圍】
本規定適用於本公司管理檔案、員工合同、公司合同所有檔案及其記錄。
【正文】
一、 職責
人事行政部負責檔案/記錄的統一編號、歸檔、管理、儲存及檔案規範性檢查。
二、 書寫格式
1、順序要求:為確保檔案格式統一，在編寫檔案時一律按以下順序進行編寫：
1）修訂記錄，將編號、版本號、修訂日期、執行日期等全部填好。首次修訂記錄為「建立」；
2）目的；
3）適用範圍；
4）職責；
5）工作程式；
6）相關檔案；
7）流程圖；
2、檔案編號說明
根據檔案的性質、對文件和資料夾進行分類編號，具體編號規則 a（b）-c-d-e：
1) a：取公司英文名稱單詞的核心字母 lrs；
2）b：年度；
3）c：檔案類別；如：管理制度—zd、會議紀要—jy、合同—ht、通知—tz
4）d：取部門英文名稱的第乙個字母；
5）e：檔案的三位編號
如：龍瑞森公司 2007 年人事行政部的第 1 號管理制度 lrs（2011）-zd-a- 001；
銷售部 2011 年存放合同的資料夾 lrs（2011）-ht-b。
總經辦－z；人事行政部－a；業務部-b；財務部-f；
3、版本號的編寫規則：
建立時版本號為 1.0，再次修改時如變動不大，則版本號公升級的間隔為 0.1；如修改時發生重大變化或修改三次以上，則版本號由小數點符號前的數字直接加 1 公升級，小數點後的數字歸零。
4、字型的規定：
1） 檔名
三號、加粗、黑體字。
2） 目的、適用範圍、行文、副標題
小五、宋體字。
3） 段落行距
固定值為16磅。
4） 段落間距
設為「0.5 行」
5、專案編號的規定：
行文過程中，內容列有多項，需要專案編號的規則如下：
一、 1、
1)a、a）b）
2、二、 6、頁首頁尾的規定：
1）頁首左角
為「名仕致遠公司」，
2）頁首右角
為「xx 部+檔案類別」，如銷售部程式檔案等。
3）頁尾
為「頁碼」，居中。
4）頁首頁尾的字型
小五、加粗、黑體字。
7、頁面設定規定：
1）左、右頁邊距均設定為 2.0 厘公尺；
2）上、下頁邊距均設定為 2.0 厘公尺；
3）頁首頁尾距邊距的距離為 1.5 厘公尺；
三、 通知的編寫格式 《發文模版》（詳見附件一）
四、 編號的管理
1、編號的申請：檔案的編制部門（人員）在編制檔案/記錄後，向人事行政部申請乙個檔案/記錄編號；
2、編號編制原則：人事行政部在編制檔案/記錄編號時應根據檔案編號辦法及現有的檔案/記錄的編排順序進行編號，避免出現重號、漏號現象；
3、檔案/記錄的編制：檔案的編制部門 （人員）得到檔案號後即可進行檔案/記錄的編制，在編制檔案/記錄時要按照如上所述的格式要求進行排版；
4、檔案的審核：檔案/記錄編制完成後首先要經部門主管進行內容審核，待批准後將此檔案/記錄的電子文件交到人事行政部進行檔案/記錄的字型、排版等格式的外在審核。若人事行政部發現所編制的檔案/記錄格式不符合規定要求，可以拒收並退回檔案的編制部門（人員）要求其進行更改直到符合要求為止；
5、檔案審核無誤後檔案的編製者需將檔案列印出來並找相關領導審核，將審核過的檔案交至人事行政部，人事行政部在審批的檔案的顯著位置加蓋「受控」印章， 並加蓋騎縫章，登記到「受控檔案清單」中，同時發放至相關部門。
6、 編號的更改、廢止：若檔案的更改或廢止等行為引起其檔案號也發生變化，則需到人事行政部對此檔案號進行重新編號或換號，人事行政部要定期對檔案/記錄編號進行審查，發現錯號、漏號現象要及時更正。
五、 發文流程：發文處流程包括：交擬→擬稿→審核→定稿→簽發→列印→用印→分發/投送→歸檔等環節。
1、交擬
上級將撰寫檔案的任務交給具體負責人員撰稿；
交擬的內容包括：意圖、要求、寫法，檔案內容。
2、擬稿
擬稿是關係檔案質量優劣的關鍵環節，要求觀點鮮明、表達準確、言簡意賅、重點突出、有條理。
3、審核
擬稿人對初稿內容及格式進行全面自查；交擬人對初稿進行全面審核；
4、定稿
簽發人對定稿的檔案的主要內容進行確認。
5、簽發
簽發人在《檔案發放/**記錄》(詳見附件二)上填寫「同意」字樣。
6、列印
注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印製的底板、廢頁也要管理好，防止洩密。
7、分發或投送
1）分發：依照發文的範圍，對印製後的檔案進行統一分發，接受檔案的部門和個人應在「檔案發放/**記錄」上簽名。
2）投送：通過一定形式（信件或網路傳遞），將檔案傳送到受文單位。投送要準確、及時、安全，要嚴格履行登記手續。涉及公司機密的檔案要通過加密或專人遞送的方式。
8、檔案存檔管理
1）公司所有檔案都要設專人、專櫃保管；
2）存放的檔案要在資料夾/檔案盒的中間部分貼上檔名稱，檔名稱一律用宋體、50 號字、加黑、靠上對齊，豎型排版。列印完後剪成同資料夾/檔案盒中間部分大小相同的紙條貼上於資料夾上，以便於查詢檢索。
3）檔案要存放於防潮的條件下，並按檔案控制程式對檔案進行控制。
4）對於電子檔案應貯存在防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防消磁的環境條件下。
六、 相關檔案
1、附件一：發文模版
2、附件二：檔案發放/**記錄
檔案及檔案管理制度
為加強公司的檔案管理，根據企業檔案管理要求，結合公司實際情況，特制定檔案管理制度。一 職責要求 1 公司檔案由辦公室負責管理。負責公司所有檔案的收集 整理 歸檔 保管 借閱及檔案室的日常管理工作。2 公司設立專門的檔案室，由辦公室人員負責日常管理。3 公司各部門檔案由各部門落實具體工作人員負責本部門...
技術檔案及檔案管理制度
1 總則 1.1 為了加強公司技術檔案的管理，充分發揮技術檔案在生產過程中的作用，依據 科學技術檔案工作條例 結合本公司實際工作的特點，特制定本規定。1.2 技術檔案是公司生產經營中的重要組成部分，是公司在新技術 新產品 新設計 新工藝 新材料等技術研究 技術開發過程中形成的具有儲存價值的，並按歸檔...
工作服發放及管理制度
一 目的 為推進公司企業文化建設，樹立和保持公司良好統一的社會形象，全體員工應按規定著裝並保持著裝整潔得體。二 適用範圍 1 本公司經理以下員工工作服的發放及管理均按照本制度執行 2 公司工作服按夏季和冬季工作服兩種，冬季長袖一件 套，夏季短袖兩件 套。3 每位員工發放一雙工作鞋 辦公室員工不發放 ...