企業制度-執行類
1 基本要求
1.1 本規範所稱檔案是指公司一體化管理體系檔案。
1.2 本規範規定了公司內部所使用檔案的分類、編號以及檔案的編寫格式。
1.3 公司檔案實行「統一歸口管理、業務分管負責」的管理原則。
1.4 檔案的分類、編號由各檔案業務主管部門按照本規範要求確定。
1.5 檔案的編寫格式執行本規範所確定的模板及有關要求。
1.6 檔案必須符合國家、地方現行法律法規要求；符合相關行業標準、規範及中國石化相關規定的要求；符合公司一體化管理體系涵蓋的各項標準的要求。
1.7 所有檔案必須在公司「管理體系辦公自動化系統」中發布。
1.8 未作特別說明的檔案，均適用於中國石化北海煉化有限責任公司及中國石化集團北海石化有限責任公司。
2 術語和定義
下列術語和定義適用於本規範
2.1 檔案
資訊及其承載的**，**可以是紙張，計算機磁碟、光碟或其他電子**，**或標準樣品，或它們的組合。包括：手冊、管理性檔案、技術性檔案、崗位說明書、記錄格式（**、表單、錶樣）、模板格式、業務流程圖及外來檔案等。
2.2 受控檔案
需要對檔案的編寫、審查、批准、發布、編目、標識、歸檔、使用、處理、更改等過程進行控制的檔案，公司員工在工作中須以現行有效受控檔案為依據，更改時須追溯更新：「管理體系辦公自動化系統」上能查閱到的現行有效檔案均為受控檔案。
2.3 非受控檔案
提供公司內部員工學習或提供給顧客、相關方參考的資料，內容雖與同版本受控檔案一致，但不能作為執行和判定的依據，在檔案更改後不對它進行追溯更新。
2.4 記錄格式和模板格式
記錄格式：用於記錄管理所要求資料的檔案，記錄格式大部分為**。
模板格式：用於規定檔案（包括記錄）格式的檔案。
2.5 記錄
闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的檔案。當記錄格式填入資料後即成為記錄，包括原始記錄和通過對原始記錄進行初步整理、歸納後所形成的臺帳等。本規範所稱的記錄僅限於管理體系所要求的證據檔案。
2.6 手冊
本規定所稱的手冊特指公司管理手冊、職責劃分手冊和內部控制手冊等三大手冊的總稱。
管理手冊是用來闡述並規定公司管理體系的方針、目標、基本結構、範圍、過程/要素之間的相互作用等內容的綱領性檔案。
職責劃分手冊是基於公司各項業務管理要求，明確責任部門、橫向部門和執行單位（部門）的職責、許可權及相互關係的檔案。
。2.7 程式檔案
本規定所稱的程式檔案特指依據體系管理要求，用文字描述某些特定過程/要素的文字檔案，通常是針對管理手冊某過程/要素的進一步闡述，或針對某項複雜業務管理作概括性描述，其下還可有其它檔案予以支撐。
2.8 業務流程圖
業務流程圖是指根據職責劃分，用圖形、文字、符號等形式圖形化表述的工作程式。
2.9 管理性檔案
指對公司內部需要協調統一的管理事項做出規定的檔案，一般稱為「制度」，如手冊、程式檔案、管理規定、辦法、細則等檔案及相關記錄等。
2.10 技術性檔案
指對需要協調統一的技術事項做出規定的檔案，如技術標準、試驗方法、各類操作規程、檢定（修）規程、工藝卡片及相關記錄等。
2.11 崗位說明書
指對公司崗位的任職條件、崗位目的、指揮關係、溝通關係、職責範圍、工作標準和考核評價內容等做出具體規定的檔案。
2.12 外來檔案
公司執行相關法律法規和其它要求的管理規定，識別來自公司外部的檔案，其中直接採用的這類檔案稱為外來檔案。
2.13 受控通知
用於布置工作，階段性有效的規範性檔案。
2.14 會議紀要
會議紀要是用於記載、傳達會議情況和議定事項，要求相關單位執行的規範性檔案，需經相應許可權的與會領導簽發。
2.15 受控公文
特指按受控要求分發管理的公司公文。
3 職責
3.1 綜合管理部負責制（訂）本規範，並監督執行。
3.2 各單位負責按照本規範的要求進行檔案的編寫工作。
4 檔案層次、型別及編寫要求
4.1 檔案層次、型別為：
4.1.1 第一層次檔案，主要指：
t1——管理手冊、職責劃分手冊和內部控制手冊，其中管理手冊是公司管理體系的綱領性檔案，是管理體系的總綱。
4.1.2 第二層次檔案，主要指：
t2——程式檔案、業務流程圖；
4.1.3 第三層次檔案，主要指：
t3——管理性檔案；
t4——技術性檔案；
t5——崗位說明書；
t6——記錄格式；
t7——模板格式；
t9——部門級檔案
外來檔案；
受控通知；
會議紀要；
受控公文。
4.2 編寫要求
4.2.1 總體要求
檔案要按照規範要求編制，以確保檔案編制規範化，並具有簡明性、可操作性。
針對某項活動或過程應編制一項單獨的檔案。檔案所規定的的條款應明確而無歧義，並且：
——內容完整；
——描述清楚、準確，相互協調；
——通俗易懂；
——在清晰、明確地說明控制要求的情況下，盡量簡化；
——檔案中使用的詞語應當確定，盡可能不使用「一般應」、「原則上」等模稜兩可的語句；
——同一事項僅能在乙個主導檔案中表述，相關檔案的描述應統一，盡量避免多處表述引起歧義，相關檔案可按照管理要求進行引用。
在同一檔案應用場合只能有乙份檔案描述單一事項，不應同時有兩份不同的檔案描述此事項。
4.2.2 統一性
為了達到所有檔案整體協調統一的目的，檔案結構、格式、文體力求統一；所使用的名詞、術語、量值單位及其符號、圖形符號、縮略語、代號、公式和其他技術內容應保持一致；每個選用的術語應盡可能只有唯一的含義；當編制的檔案有模板的應使用模板。
4.2.3 穩定性
檔案的名稱、編號應保持相對穩定，確保其它檔案對其進行準確引用。
4.2.4 適用性
檔案的內容應通俗易懂，便於實施，檔案的條款編號應便於被其它檔案所引用。
4.2.5 格式要求
4.2.5.1 t3層次檔案採用t3檔案模板（17.3）進行編制。
4.2.5.2 t1、t2層次檔案編制採用檔案正文模板（17.2）進行編制。
4.2.5.3 t4、t5～t9層次檔案由專業主管部門按照專業要求編寫，模板可參照17記錄中的相關模板進行編制。
5 檔案命名
5.1 檔名稱要求簡練，並明確表示出檔案的主題，使之與其它檔案相區分。
5.2 檔名稱不得使用「試行」或「暫行」等字眼。
5.3 命名格式：
5.3.1 t1、t2檔案的命名
t1手冊按照：「北海煉化××××手冊」進行命名；
t2程式檔案按照：「北海煉化××××控制程式」進行命名；
t2業務流程圖按照：「北海煉化××××業務流程圖」進行命名
5.3.2 t3檔案的命名
t3管理性檔案的名稱應按：「北海煉化××××制度/程式/規定/手冊/辦法/規範/規程/細則/實施細則」等進行命名，如「北海煉化檔案編制規範」。
5.3.3 t4檔案的命名
t4技術性檔案的名稱應執行相關專業技術管理要求，按「××××操作法/工藝卡片/規程/方案/預案」等進行命名。
5.3.4 t9檔案的命名
t9部門級檔案的名稱應按：「北海煉化××××部××××規定/操作法」等進行命名，部門應寫全稱，如 「機動工程部、執行二部、包裝中心」。
示例：「北海煉化執行二部機幫浦盤車管理規定」。
5.3.5 其它檔案命名
其它檔案命名參照t3、t4檔案命名規則。
6 檔案編號
檔案編號在「管理體系辦公自動化系統」中已預設自動編號，業務部門在起草檔案時須檢查自動生成的編號是否符合以下編號規則。
6.1 t3類檔案的編號方法
t3類檔案的編號格式為：
t3類檔案的編號由7個部分組成，每部分之間用「-」分開，分別說明如下：
——「gbhlh」：g為股份公司，bhlh為北海煉化公司；
——「eeeeeee」：代表業務類別，最長為7位碼，編碼根據業務類別長度不同，不做補位。大類制度是3位碼，中類制度是5位碼，小類制度是7位碼。
其中第1位表示a類或b類，第2、3位碼表示大類序號，為01-18的數字，第4、5位碼表示中類序號，為01-10的數字，第6、7位碼表示小類序號，為01-15的數字，當檔案在「管理體系辦公自動化系統」中起草時，通過選擇檔案型別後自動產生；
——「43」：4表示企業制度，3表示執行類，表明公司制度均為企業制度執行類，本部分固定不變；
——「fff」：代表公司內t3檔案的大流水號，為001-999的數字，以頒布年份為週期，每年從001開始重新編號，當檔案在「管理體系辦公自動化系統」中起草時，由系統按順序自動產生；
——「dddd」：代表頒布年份，例如2023年頒布即為「2012」；
——「b」：代表當年的版本號，為1位碼，以頒布年份為週期，每年從1開始重新編號，當年內修訂一次變為2，以此類推；
專案投標檔案編制規範
加強公司對於專案投標過程的控制 監督與管理，明確投標流程中的各責任部門及責任人，確保投標檔案滿足招標檔案及客戶要求。本制度適用於各類專案的投標。涉及 銷售 售前 商務 研發和實施等部門 參與人員。一 銷售人員 1 負責發起招投標任務，提供相應的背景和競爭等資訊。2 負責確定投標策略和專案 3 負責整...
標書編制規範
d 在作投標保證金應答時，需確認是公司匯款還是現場付款。若是從公司匯款，則需向財務部門索要匯款底單。市場人員現場付款，則可留待市場人員現場繳費後影印收據，放入標書中。15 標書的技術部分 a 除包含必要的產品介紹部分外，應對招標方的技術規範部分做出逐項應答，應答部分嚴禁複製 貼上招標方的技術要求作為...
工資表編制規範
13 調整工資欄為員工不滿勤或補員工前期出勤漏作工資而造成的加 扣款記錄。並在備註欄說明款項增 扣理由。14 員工加班費 質量獎 補助三項前期漏作或多支付的，在相對應欄內做加 扣款記錄。例一 小王五月工資表少作加班費50元，則在六月工資表的 加班費 欄填寫 50 在備註欄說明，並應有五月加班表附後 ...