242004#3
辦公室業務
秘書工作
秘書作為領導的參謀和助手，經常處在領導的身邊，與領導交往接觸頻繁。秘書與領導能否融洽、和諧地相處，是秘書人際關係中最重要、最直接也最現實的問題。因此，正確處理與領導的關係，是秘書人員充分發揮主觀能動性，搞好秘書本職工作的必要條件，也是秘書工作崗位對秘書人員的特殊要求。
筆者結合近年來自身工作實踐，對此談談個人的一些感受和看法。
一、秘書人員應盡職盡責做好自己的本職工作首先，秘書人員要甘於做領導的/後勤部長0和幕後英雄。秘書工作從大的方面看，是為整個單位和機關服務，從小的方面看，是直接為本單位領導服務。乙個單位和部門，日常需要處理或解決的問題涉及方方面面、大大小小，作為領導，不能把全部精力和時間投入到每項具體工作中，因此，更多的日常事務需要交由秘書人員辦理和完成。
秘書在日常工作中必須具備敏銳的觀察能力和較強的思維能力，圍繞領導的日常工作積極開展各項工作。領導沒想到的，要替領導想到並做到；領導身份不便出面協調、辦理的事，要替領導出面協調、辦理；領導需出席或參加有關重要會議，秘書應及時主動地為領導收集準備會議相關資料及發言材料。在任何時刻，秘書都應樹立樂於奉獻的精神，甘心為領導做好幕後工作。
乙個稱職的秘書應時時刻刻替領導著想，做好領導的/二傳手0，積極為領導出謀劃策，但又不越權越位，做到只參謀，不決策，讓領導自己拍板決定，對領導已作出的決策、方案，要帶頭貫徹執行。
此外，秘書人員還應保持一顆平常的心態，淡泊功利，做到工作面前拼搏，名利面前退讓，把光環和榮譽讓給領導。領導從心底裡也會體會和感激你為之付出的艱辛勞動，領導自然會認同你、信任你。如果因為一點點成績和功勞就沾沾自喜，或者在領導面前故意炫耀或邀功請賞，向領導提要求，要好處，這樣的秘書，領導十有**是不欣賞和看重的，與領導相處起來自然不會和諧愉快。
其次，秘書應具有委曲求全的胸襟和肚量。作為領導身邊的一名下屬，秘書的某些工作和做法可能得不到領導的理解和支援，某些好的方案和建議可能不被領導採納和肯定，有的情況下，秘書可能還會因為某件事或某項工作遭到不公的待遇甚至受到領導的批評。此時，秘書應保持冷靜，千萬不能與領導爭論問題的是秘書如何處理好與領導的關係
果，也要從大局考慮，以領導的功績為主。但不計較名利不等於放棄事業上的追求。作為領導的得力助手，在該表現自己特殊的工作才能和工作藝術，在有機會發表自己的獨到見解的時候，應該大膽地發出自己的聲音，陳述自己的觀點，不要因為有所謂的/謙虛0的思想包袱，讓自己的金點子消失在關鍵時刻，要清楚，在適當的時機發揮自己的才能往往能事半功倍。
秘書要處理好與領導的關係，還要不斷地提醒自己認清自己的位置，既不能越位也不能一味盲從，既不能跟風跑也不能一意孤行。人與人的相處原本就是一門學問，上下級關係的處理就更是學問。秘書與領導這種既是朋友又是上下級關係的處理就要更講究藝術。
但總的原則就是有效地服務，離開這一點，一切都是有害無益的。秘書人員要以為領導提供有效服務為宗旨和根本出發點，加強才幹、品德、性格方面的修養，努力提高自己的水平。
(作者單位：武漢工業學院)
李通福辦公室業務
2004#3秘書工作
非曲直,要保持大度的胸懷和坦然的心態。
要相信和理解領導,要滿懷信心與領導一道工作,即使一時受到一點委屈,也不要感到心灰意懶,打不起精神,要允許領導有乙個了解認識的過程,應該相信領導在明白事情的真相之後,是能正確對待和處理的。此外,秘書人員還應加強學習,提高自身素質和修養,善於從大局觀察和處理問題,站在領導角度換位思考,有高度的自我批評和自我犧牲精神,這樣遇到委屈時才能心平氣和、泰然處之。
二、秘書與領導應保持必要的交流和溝通
領導與秘書之間是領導與被領導的關係,是上下級關係,秘書在工作上應輔助、服從、服務於領導,在工作或生活上應與領導保持必要的交流和溝通,秘書與領導交流、溝通情況的好壞,直接體現秘書人員工作成效的高低。
首先,秘書向領導請示彙報工作時應講求方式方法。向領導請示彙報工作是秘書人員工作的乙個基本要求,也是尊重、服從、服務於領導的具體體現。請示彙報工作時,秘書人員應擺正自己的身份和位置,注意語氣適當,措辭委婉,謙虛得體。
請示事項必須清楚明白,並表明自己的觀點和看法,供領導決策參考;匯報工作應實事求是,表明自己的立場和觀點,對某些不便直說或說出後影響單位和領導形象的,應採用恰當的方式,委婉表達自己的看法。請示彙報口氣應比較緩和,顯示自己的真誠和謙遜,如果尺度把握不好,說得過火或過於渲染,損害領導的尊嚴和權威,就有可能被領導誤以為心懷不滿;同時要注意言詞應盡量簡短,把問題講清楚就行,所謂/言多必失0,這也是秘書人員應準確把握的。
其次,秘書要深入領會領導意圖,按領導意圖開展工作。領會領導意圖,讀懂領導,最能考驗乙個秘書的水平。日常工作中領導者的乙個手勢,乙個表情,有時很可能表達出一種他不願用語言來表達的意思,因此,秘書人員日常應細心觀察領導者的喜、怒、哀、樂,準確把握領導心理。
秘書要從細微之處觀察和領會領導的心理變化,只有平時緊緊跟著領導關心的敏感點進行思考,才會在工作中準確領會和把握領導的思想意圖,更好地按領導的意圖和思路開展工作。
再次,在領導面前當乙個忠實的聽眾。認真聆聽是尊重別人、重視別人的表現,不善於聆聽就是不尊重別人、不重視別人。要想與人有較好的溝通和交流,必須學會並做到認真傾聽對方談話。
作為秘書人員,在與領導交流時更應認真聆聽領導講話,因為領導的一些思想、觀點和看法會有意或無意地流露表白出來,對你的思想必有啟迪,對日後的工作必定會有很大幫助。當然,秘書人員在聆聽領導談話過程中,也不能一味地去聽,應時不時點頭示意或簡略地表明自己的一些觀點和看法,讓領導感覺你是在認真聽他講話;對領導的一些重要講話和要求還應做好記錄,以顯示對領導的尊重。
三、秘書應時刻注重維護領導的形象和尊嚴
秘書人員作為領導的最直接下屬,應時刻注意尊重領導,維護領導的形象和尊嚴。
首先,秘書人員應堅決維護領導權威。服從服務於領導是秘書人員的天職,也是對秘書人員的乙個基本要求。秘書人員在與領導相處的過程中,應時刻表明對領導的尊重和服從,要處處維護領導的形象和尊嚴。
一項工作在決策和醞釀過程中,秘書可向領導表明自己的觀點和看法,一旦領導拍板決定,秘書應堅決維護,並帶頭會同相關部門共同貫徹落實。
其次,在關鍵時刻向領導伸出你的援助之手。每個人都不是一帆風順的,在一生中都會伴有坎坷和波折,都會有不如意和不稱心的時候,此時,人最需要得到別人的幫助和關心。當領導孤立無助時,作為領導身邊的秘書人員如果也遠離或迴避他,他心裡必定會更加感到難受,此時你若站出來替他說句公道話,或者出面替領導打個圓場,他內心定會非常感激你。
此外,對領導微妙的臉色和情緒變化,秘書應有所注意,並主動接近問寒問暖,在他心靈最脆弱的時候給予必要的關心和安慰。
總之,秘書與領導相處是一門複雜的技巧和藝術,關鍵看你如何把握和處理,掌握處理得好,秘書與領導的關係就很融洽,也利於工作開展;若掌握處理不好,雙方相處起來就不很融洽,工作起來也就不舒心和順暢。實際工作中,秘書要學會正確對待並處理好自己與領導的關係。
(作者單位:貴州省福泉市國家稅務局辦公室)
更正啟示
本刊2023年第1期5/卷0改/件0是機關檔案工作的發展趨勢6一文作者康維
克的單位應為廣東省佛山市城建檔案館,
特此更正,並向作者致歉。
辦公室業務雜誌社25
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