第一章總則
第一條為建立科學規範的物資結算管理體系，加強大宗、輔材發票掛賬和付款的管理，制定本辦法。
第二章適用範圍
第二條本辦法適用於華北物資公司物資結算部門。
第三條本辦法所稱物資是指歸屬於冀東大區統一採購的大宗原燃材料、輔助材料等。
第三章職責分工
第四條華北物資公司（以下簡稱本公司）與結算相關部門的職責：
第五條煤炭部、採購部負責業務接洽、**詢比、合同簽訂、大宗結算**等工作。
第六條物流部負責大宗、輔材調配與接收、大宗結算數量確認等工作。
第七條結算中心負責輔材結算**、聯絡開據輔材發票、票據審核與掛賬及付款申請與手續經辦等業務。
第八條各單位相關部門職責：
第九條生產技術部或庫房負責按實際收貨數量核對大宗完工單（輔材送貨清單）數量。
第一十條質檢部或相關質量驗收部門負責出據質量檢驗（鑑定）結果的單證。
第一十一條計財部負責發票財務掛賬，形成應付賬款；負責辦理付款。
第四章物資結算付款程式和要求
第一十二條物資結算付款包括發票掛賬，資金付款。
第一十三條本公司結算中心根據華北區各公司財務規定，在規定的期限內完成物資結算各項手續的辦理。
第一十四條物資結算業務流程
一、 發票掛賬
（一） 數量核對：
1、 大宗原燃材料：**商按各單位規定的期限依據檢斤單向物資部門提出結算申請，物流員、庫管員、**商共同核對，確定結算數量，庫管員開據大宗原燃材料數量對賬單（一式兩聯，見附件1），物流員留存第一聯作為數量結算憑證，庫管員留存第二聯。
2、 輔助材料：收貨清單、（耐火材料、柴油）檢斤單直接作為數量結算憑證。
（二） 質檢部或相關質量驗收部門出據質量檢驗（鑑定）結果（質檢單或質量鑑定單），部門負責人簽字後通知物流員取質檢單或質量鑑定單。
（三）在無質量爭議或其它糾紛的情況下，本公司採購員根據已核對的結算數量，對應質量檢驗（鑑定）結果，按照合同規定，計算結算單價、結算總金額，形成大宗**確認單（見附件2）；核算員根據庫房系統入庫記錄對應採購合同，形成輔材**確單（見附件3），報本公司相關領導審批。
（四）**確認單審批完成後，本公司採購員、核算員分別按大宗、輔材**確認單內容通知**商開據發票，並告知**商發票送達的期限。
（五）**商將發票送抵後，本公司核算員對發票的票面外觀、開票內容進行檢查，有明顯的摺痕、破損、印章不清或缺失或不符、列印內容壓線或出格附件不全、開票內容有誤等不合格發票，一律要求**商退換，並做好發票退回記錄。
（六）本公司物流員、核算員分別根據大宗、輔材發票在nc**系統上填寫發票入庫單，核算員審核入賬後列印入庫（衝回）單據，並將大宗發票，含大宗**確認單、質檢單（或質量鑑定單）、大宗完工單、入庫（衝回）單、採購合同原件；輔材發票，含（耐火材料、柴油）檢斤單、入庫（衝回）單、採購合同（內部運作單）原件統一裝訂，辦理財務發票掛賬手續。
二、 資金付款
（一）每月3-5日（如遇節假日順延），本公司核算員通過nc系統生成大宗、輔材（已確認、暫估）往來對賬單，轉各公司財務部，進行往來餘額核對，核准後，一式兩份，雙方於對賬單上簽字確認。
（二）本公司核算員根據對賬結果、預付款說明、結合採購合同規定、《月資金付款計畫提報比例通知》編制當月付款計畫明細表，經結算中心部門負責人審核後，報本公司總經理、冀東大區總經理、大區財務負責人審批，審批完成後存檔並報計財部門備案。
（三）本公司核算員嚴格按照審批完成的月付款計畫明細表填寫付款申請單，經部門負責人→本公司總經理 →計財部會計→子公司總經理→計財部長→大區財務負責人審批後，交回子公司計財部門辦理付款。對無計畫或超計劃申請付款的，各資金使用部門應提交追加資金計畫申請，經本公司總經理審核後，報冀東大區總理審批。
（四）辦理預付款申請單時，本公司採購員必須提供採購合同，如合同無明確註明預付比例或額度的必須提供預付款說明（大宗），預付款說明必須有出具部門負責人、本公司總經理簽字並加蓋本公司公章。
（五）本公司核算員取回財務開據的相應付款票據，進行妥善保管，並及時通知**商取款。
（六）**商取款的同時，要出示取款授權委託書且需開據與票據金額相符的收據，本公司核算員核對收據並存檔後，將付款票據交給**商。
第一十五條對於貨已到，在結算期限前未完成發票掛賬手續的業務，本公司物流員、核算員，分別在各公司財務規定日期辦理大宗、輔材暫估入庫，並將暫估入庫單報至計財部；取得發票後本公司核算員及時辦理暫估入庫衝回手續，並將發票、暫估衝回入庫單一並報計財部進行發票掛賬。各公司財務規定：有三個月以上暫估入庫的大宗、輔材**商，在暫估未衝回前，本公司不予辦理付款申請。
第五章專項考核
第十六條本公司核算員辦理發票財務掛賬時，手續應齊全正確（本辦法，第十四條
一、（六）），如有缺失、錯誤的，每月1日各公司財務部統計上月發票問題明細，報至本公司綜合部，並減發相關責任人當月績效工資100元/項。
第十七條**商在規定時間內送達發票後，如屬合格發票，應當月辦理財務掛賬手續，如個人原因截留合格發票，並造成付款延誤、發票過期或丟失的情況，由本公司綜合部按以下規定對相關責任人進行處理。
一、付款延期：因付款延期而影響物資二次採購的，減發相關責任人當月績效工資300元，部門負責人400元。
二、截留發票，造成發票過期或丟失的，減發相關責任人當月績效工資800元，部門負責人1000元。如無特殊造成此後果的，在減發相關責任人績效的同時，調離其現工作崗位。
第十八條本公司核算員在進行月度資金付款申請時，未完成與各公司財務往來核對工作的，綜合部減發責任人當月績效工資200元。 本公司核算員在每半年的後一月以往來詢證方式與**商進行餘額核對，核對範圍為半年內與公司發生經濟業務往來的單位，如在規定時期、範圍未進行往來核對且辦理付款申請的，綜合部減發相關責任人當月績效工資200元。
第六章附則
第十九條本制度解釋權歸華北物資公司；
第二十條本制度自2023年月日執行。
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