1）印章使用須經專案經理同意後由資料員蓋章，任何人無權私自蓋章，根據簽發資格人和檔案型別、性質選擇相應許可權之印章；
2）蓋印份數與原稿標準印刷份數相同，多餘份數不蓋章；
3）蓋印位置應在落款正**，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即「騎年蓋月」；
4）印章必須端正、清晰。蓋印時要穩當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。
5）印章由文控部資料員負責保管、供用、登記，並建立印章使用台賬。
4.3.1.3 檔案傳送
文控人員進行檔案傳送必須嚴格按照檔案標註的傳送範圍（收、抄送單位/個人）進行本工程檔案的傳送，要求以下三種方式分別進行：
1）人工送達。適用於圖紙、管理檔案、技術檔案以及涉及撥付款、工程變更、重大質量、安全問題等事件時的檔案傳送。
2）通過網路或即時通訊軟體傳送。各機組之間往來的通用公文、工程報表均可採用此方式進行。對於其它非重大事件的檔案也應優先採用此方式進行。
3）傳真傳送。適用於沒有網路條件的單位之間往來檔案的傳遞。
4.3.1.4檔案傳送的回執確認
為了確保檔案傳送準確到位，證實檔案已成功傳送，對方已成功接收。應根據傳送檔案的方式分別進行確認，回執確認必須做到及時，並記錄簽收人、時間等資訊。
1）人工送達類檔案的回執確認。在進行發文的同時，應配送一張《檔案傳送單》，收文單位收到檔案後，立即填寫該單，反饋發件人。
2）通過網路或即時通訊軟體傳送類檔案的回執確認。各機組在進行發文的同時，請保留電子記錄並儲存。
3）傳真傳送檔案的回執確認。在進行發文的同時，應在檔案上標記簽收處，由收件人收文時及時簽收回執。
4.3.2 檔案接收管理
4.3.2.
1文控人員應對所有收到的檔案的格式和完備性進行檢驗，避免收到無效檔案、不合格檔案。接收的檔案如有缺頁、不清晰等情況，要立即通知發件方、檔案提交方補發或補交，直到完整接收。
4.3.2.2 收文登記
1）對外部單位（監理、業主、質檢站、鍋檢所等）發來的所有正式檔案資料均應建立臺帳，收文登記應同檔案「批辦」、「轉辦」、「傳閱」等檔案管理工作相結合。
2）文控人員在進行檔案登記時，應註明標題、密級、檔案編碼、收文號、來文單位、收文時間、件數和頁數，填寫好《收文登記表》。
4.3.2.3 收文辦理
來件的辦理由文控人員提交專案經理或主管副經理進行批示，文控人員根據批示進行檔案處理。辦文期間，文控人員要負責催辦、督查和上報需要的有關情況。檔案屬性按檔案本質意向分為：
批辦、審查轉辦和傳閱三類。
1）紙質檔案的處理方式
①批辦類檔案：填製《檔案處理單》附於檔案之上，按檔案處理單上領導意見進行檔案處理。
②審查轉辦類檔案：應填製《檔案傳送單》附於檔案之上，提交專案經理或主管副經理簽署處理意見，影印傳送單或封面乙份，根據封面文件主題存至可讀檔案位置，並在首頁上面標明附件存放的位置。對於不能複製或不便複製的附件，應在《檔案傳送單》首頁註明附件的原件在傳送人手裡。
當接收者已使用完檔案後，應將其所接收的「拷貝」原件返給文控部儲存。完成影印後，按檔案傳送單上指定的位址或接收人予以送達（送達方式為當面送達和郵寄兩種）。
③傳閱類檔案：應填製《檔案傳閱單》附於檔案之上，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最後一位看完後，返回文控部，所有傳閱人員簽字。
2）對於接聽的**、口頭通知等要及時做好記錄、匯報或轉達，有條件的單位在經對方允許的條件下還可進行**錄音儲存。對於收到的具有儲存價值的**、影像資料也要妥善保管。
4.3.3 檔案報批
4.3.3.1 報批檔案應根據《文控編碼細則》，由檔案編制部門編碼並核稿。文控部將報批檔案呈報上級批准部門，一般情況，批准部門應在收到檔案2個工作日內給予批覆。
4.3.3.
2 報批檔案批准前的各版應提交乙份原件、2份影印件（圖紙提交3份影印件）。檔案經過批准部門審查返還時，文控部應核查對方《檔案傳送單》，簽收登記後，將返還檔案連同對方《檔案傳送單》副本一併送檔案編制部門。
4.3.4 檔案存放
4.3.4.1 文控應針對收發檔案，分別建立臨時檔案存放區（夾和櫃）和專門的資料夾和檔案櫃進行存放，且檔案應加蓋日戳，做到分類有序，便於查詢。
4.3.4.
2 文控應在對檔案進行合理分類的基礎上，建立資料夾系統（包括實物資料夾和計算機中的資料資料夾），每一檔案在資料夾中都有確定的唯一位置，檔案在資料夾中按照反時間順序，即後到的檔案放在上邊，以方便查詢最近的檔案。對已處理完的檔案要及時進行歸檔；尚在辦理狀態的檔案，先期存放於臨時存放區（臨時資料夾、櫃等），辦理完畢後才可以歸檔。
4.3.5 檔案借閱
檔案借閱均應由各單位文控部門統一辦理。
4.3.5.1檔案的借閱，應規定好借閱範圍，對於技術性資料、保密性資料等的借閱，應建立借閱審批制，嚴格辦理借閱手續。
4.3.5.2借閱人進行借閱時，要在《檔案借閱登記表》上登記，並按要求填寫借閱原因，借閱時間，歸還期限，方可借閱；對於有些檔案不能借閱的，只能就地查閱。
4.3.5.3 文控人員要定期清查借閱登記，發現借閱到期日尚未歸還的，要及時催還。
4.3.5.4遺失或損壞檔案資料，責任人要即時上報，進行複製修補，必要時，還應追究當事人的責任。
4.3.5.5 檔案借閱到期需要續借時，借閱人應及時到文控人員處辦理續借手續。
4.3.6 檔案安全與保密
工程秘密有關工程參建各方的權力和利益，依照特定程式確定，在一定時間內只限一定範圍的人員知悉的事項。檔案保密在工程保密過程中起著至關重要的作用。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務，在進行檔案管理時，要根據密級採取相對應的保密措施。
對所擁有的工程檔案應依據工程參加者對檔案的需要程度來確定其安全等級。
4.3.6.1 保密範圍
工程秘密主要包括下列事項：
1）涉及工程重大決策中的秘密事項；
2）尚未付諸實施的規劃、計畫、決策等；
3）內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記要；
4）預決算報告及各類投資、造價報表
5）圖紙、涉及儲罐技術資料；
6）涉及高新技術、專利等資料；
一般性進度、質量報表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等檔案不屬於保密範圍。
4.3.6.2 檔案安全及保密措施
1）根據檔案密級嚴格按檔案應傳達人或單位控制檔案的傳遞、使用範圍；受控檔案的分發必須按要求保密且應分發給指定的人；
2）過程處理檔案要做到及時清收，存放；
3）加強檔案的保管、電子加密。如：對電子發文時進行格式轉換，紙張類檔案採取加鎖保管等；
4）凡涉及工程經濟技術的、屬密級管理的電子文件，原則上不允許拷入個人使用的計算機。確因工作需要拷進計算機的、屬密級管理的經濟技術電子文件，必須進行加密處理；
5）為防止資料丟失，文件電子版記錄應定期備份；
6）檔案列印、影印失誤，造成檔案報廢時，要做到及時銷毀報廢檔案；
7）嚴格檔案借閱制度，控制借閱範圍，未報專案負責人書面批准，不得向外借閱或拷貝涉及工程經濟技術類屬密級管理的電子文件檔案；
4.3.7 文控檢查與考評
4.3.7.1 檢查內容
檢查內容：
①《檔案控制編碼規定》是否有效執行；
② 檔案收、發、存記錄、登記是否齊全；
③ 檔案的簽署是否齊全；
④ 檔案的分類及歸檔是否按電子版、紙製版雙籍制進行；
⑤ 資料的收集是否及時、齊全
⑥ 檔案格式是否按統一規定執行；
⑦ 檔案控制編碼編寫是否正確；
⑧ 檔案的簽發、蓋章是否規範；
⑨ 檔案收發登記是否齊全；
⑩ 檔案的處理是否規範；
4.3.7.2 檢查程式：
①組織檢查的單位應編制文控檢查計畫；
②組織檢查的單位主管領導對檢查計畫進行審查；
③下發檢查計畫到被檢查單位；
④按計畫組織檢查（定期檢查需提前下發檢查通知；抽查事先不通知）；
⑤被檢查單位派文控人員陪同並協助檢查員進行檢查，提供受檢資料；
⑥檢查員根據檢查內容逐一進行檢查，簽發檢查不符合項清單，並由被檢查方代表簽字確認。
4.3.7.3 不符合項的處理
1）檢查方應根據檢查情況填寫《不符合項整改清單》。
2）《不符合項整改清單》要求被檢查方書面答覆，並將糾正措施寫入不合格報告。
3）受檢方應根據《不符合項整改清單》中規定的整改時間進行整改，嚴禁拖延。
4）檢查人員應對所有不合格項的整改狀態進行跟蹤，並確認整改情況。
5、專案部圖紙管理
專案部文控接收到施工圖紙後，先進行登記，記錄圖紙名稱、數量、接收時間等，再按要求進行發放，並做好圖紙發放記錄。
圖紙發放原則為：經營辦、總工處應有全套圖紙；技術辦公用一套圖紙，各專業負責人負責領取本專業內容圖紙；各施工機組根據工作內容分發乙份圖紙，不能滿足需求的自行影印；其餘圖紙在文控部存檔，且文控應保證至少有2套藍圖存檔，
6、本辦法解釋權歸epc專案部
7、本規定自頒布之日生效
******專案部年月日
監控管理辦法
1 總則 1.1 目的 為確保廠區財產安全 加強電視監控系統管理 確保監控系統的安全執行，充分發揮監控系統的作用 特制定本辦法。1.3 管理單位 2 監督管理 2.1 監控人員每天查核監控系統 發現有異常情況 應立即儲存錄影記錄 向一級主管匯報 不得隱瞞 若遇投訴異常 監控人員應及時儲存錄影資料 2...
內控管理辦法
第一條為加強內控管理 防範經營風險 提高經營效益，特制訂本辦法。第二條本制度所稱的內控管理，是對集團和各所屬 集團 公司 子公司的戰略發展 投資活動 經營活動進行的控制 監管的管理行為。第三條內控管理主要內容包括 一 戰略規劃及執 況的監管。即對集團和各所屬 集團 公司 子公司的戰略規劃進行審查，並...
寧波龍湖地產研發部文控管理辦法修訂
目錄一 總則 1 目的 2 管理原則 3 管控內容 檔案編號方法及保管期限 二 管理程式 1 接收程式 2 發放程式 3 資料借閱 三 配合檔案 四 附件 文控常用 一 總則 1 目的 規範部門檔案 圖紙等資訊資料管理和控制，確保資訊流的及時 通暢和準確。2 管理原則 研發部文員負責文控的歸口管理，...