績效溝通反饋是績效管理的乙個重要環節，是基於考核期間績效指標達成情況進行分析說明的乙個過程。績效溝通反饋主要由考評者與被考評者進行交流，主要是對考核期間目標以及績效達成情況進行回顧，對指標達成進行原因分析找到改進的機會，並制定相應的績效改進措施。在溝通過程中，被考評者需及時做好記錄，與考評者將未達成原因分析透徹並獲得考評者適當的建議與幫助，一起制定切實可行的改進措施計畫。
我們所講的溝通不是隨隨便便坐在一起的聊聊天，特別是績效管理迴圈中的兩個溝通，都是帶有任務的溝通，是乙個有明確物件與流程的溝通，你準備好冒險了嗎？
下面我們解釋一下什麼叫有效的溝通，以及如何進行有效的溝通。有效的溝通是一種習慣的改變，你準備好接受在這個過程中經歷的痛苦了嗎？
一、有效的溝通是有準備的溝通
溝通準備充分與否決定了溝通的質量，決定了溝通的成敗。準備是為了提高溝通的效率，節省溝通的時間。我們不習慣於事前關於溝通的準備，也不知該如何準備，所以我們習慣在溝通的過程中去應對種種意外的狀況，然後再發現原來我沒有準備好。
這是乙個壞習慣，我們需要改變。溝通的準備包括：
1、 材料的準備
2、 流程的準備
考評者針對考評結果選擇合適的溝通流程並預先告知被考評者，考評者與被考評者需要事先在腦海裡反覆預演將要進行的溝通的流程方案。
除了想要做幾件事外，還要想我該說什麼？我該如何說？該先說什麼再說什麼？
什麼是需要重點說的？如果我被這樣提問了我該如何回答？有時間的話甚至要想想我這樣的安排是否妥當？
是否能完全表達我要表達的意思？
3、 時間的準備
考評者與被考評者需預先安排乙個同時有空的時間，半個小時至乙個小時即可，前提是該時段無任何安排與打擾。我們需要選擇乙個合適的時間來保證我們的溝通有效，乙個合適的時間不會讓我們的準備很倉促，不會讓我們的溝通雙方很焦急地想結束，不會讓我們溝通雙方感覺不方便。
溝通時間的選取主要是由考評者選擇安排，為了這樣乙個時間的有效性我們必須做一些適當的安排來保證其合理性。
4、 地點的準備
考評者應選擇乙個不被打擾、便於溝通的地點，如果雙方有放映檔案的需要的話必須保證溝通地點有可用的投影儀等裝置。在溝通時能掛上乙個提示「溝通進行中，請勿打擾」的提示牌就更完美了。
5、 心情的準備
溝通前雙方必須都是心平氣和的，不帶有任何的惡劣情緒，願意開誠布公的進行交流並準備好接受他人的意見，並且願意為之努力行動。溝通時候的心情是非常重要的，也是我們的安排者經常會忽略的，我們的績效溝通是為了更好地達成目標，是為了改進我們的績效，只有真心地去接受這樣一種溝通，我們的溝通才會真正有效而不是一種形式。
沒有準備好請不要開始溝通，我們要拒絕無準備的溝通，因為我們拒絕低效率與浪費！
二、有效的溝通是有約束的溝通
1、 時間的約束
事先約定時間限制，溝通過程中遵守時間限制，一般建議溝通時間不要超過
乙個小時。
2、 內容的約束
績效溝通圍繞的是績效指標和指標考核結果，所有的交流都是圍繞績效指標展開的。在績效溝通反饋的過程中不聊與指標無關的內容，哪怕是再緊急重要的事情也不在此次的溝通範疇中。
3、 行為的約束
在溝通過程中，溝通雙方必須要管好自己的通訊工具，不要讓有限的乙個小時被**打斷，被一些「看似緊急」的請示打斷，我們的溝通要「免打擾」。
沒有約束的溝通請立即停止，我們要拒絕無約束的溝通，因為我們拒絕低效率與浪費！
三、有效的溝通是有記錄的溝通
1、 有關指標的平時記錄
有關指標的平時記錄是溝通前的準備記錄，是我們溝通的事實基礎。
2、 溝通過程中的記錄
3、 落實情況的記錄
溝通結束以後，我們實施績效溝通的雙方除了遞交《績效溝通反饋記錄》外，還要持續性地做好記錄，為下一次的溝通做好準備。
沒有記錄的溝通請重新進行，我們要拒絕無記錄的溝通，因為我們拒絕低效率與浪費！
四、有效的溝通是不達目的不罷休的溝通
1、 原因分析透徹
1 只有深層次的剖析才能找到改進的機會；
2 必須對指標達成本身進行原因分析。
2、 措施切實可行
1 制定的措施必須有針對性；
2 制定的措施必須能看到預期效果；
3 制定的行動措施必須切合實際；
4 制定的措施必須可實行。
3、 計畫清晰明了
1 計畫包括採用的方法、花費的時間、需要的資源等；
2 計畫無需完美，但必須有行動的方向；
3 溝通所得的計畫還要繼續分解。
沒有結果的不完整溝通請反思，我們要創造有結果的溝通，因為我們拒絕低效率與浪費！
溝通的成本很高，所以不要輕易開展無效的溝通。但是有效的溝通可以大大提高未來一定期限內的效率，從而大大節省成本，所以我們需要有效的溝通。
作者：績效管理工作小組（高海鳳）
2023年10月22日
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