一、目的
為加強對集團會議室等場所的管理，充分發揮作用，提高利用率，增強公司各部門工作的計畫性和協調性，進一步節約公司資源，保障各類場所的正常使用狀態。
二、適用範圍
本制度適用於集團公司辦公區會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所的管理與使用。
三、權責
（一）辦公室：全面負責會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所日常管理。
1、場所預定資訊接收、審核及相關調配；
2、場所使用時相關物資的準備；
3、各類場所的日常清潔維護及整理。
（二） 申請單位：負責部門召開會議或進行外部接待時場所的申請並遵循本規定規範使用各類場所。
1、提前申請，並做好前期的相關準備；
2、在場所使用過程中，場所內所有物品（含音像及音響器材、數碼裝置、茶藝裝置、裝飾品等）的保管與維護；
3、場所使用完畢後，場所的清潔整理。
四、具體流程及優先原則
（一）部門經辦人申請（填寫會議申請表）——會議室管理員審核——申請部門負責人審批——會議室管理員登記並發布場所預約資訊——經辦人及會議室管理員共同準備場所需物品——場所使用——場所清潔整理
（二）相關安排：
1、重要會議（全員大會、董事長辦公會、總裁例會等）和辦公室牽頭承辦召開的各類公司性重要會議，由相關組織部門安排人員協助會議室管理人員做好會務工作；
2、部門會議及接待如與高管會議及接待發生場地使用衝突時，必須保證高管優先使用。各部門使用會議室按登記時間先後依次使用，如發生衝突，則由辦公室安排協調使用其他會議室或調整使用時間；
3、使用茶藝室等專用性接待場所的，需提前向董事長進行申請，臨時使用的申請人需請示董事長獲批後方可使用。
（三）申請要求：因會議等級不同，需準備會議物資，請按照以下時限執行：
五、注意事項：
(一)使用會議室等各類場所時，未經會議室管理員辦同意，不得改變裝置、家具的位置，不得將場所內的物品攜出室外。音響、話筒等裝置不得擅自動用，如需調整使用應事先徵求辦公室的同意，由辦公室派專人進行除錯；
（二）場所使用期間請使用部門自覺保持場所內的清潔，會後及時清掃場所衛生，關好門窗、空調、飲水機等裝置，離開時應確認場所門口是否鎖好。否則若造成裝置和物品損壞或丟失的，則由使用部門承擔相應責任。
六、附則
（一）本辦法的修訂、解釋權由集團公司辦公室負責。
（二）本辦法自發布之日起施行。
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