集團會議室使用管理制度

一、目的

為加強對集團會議室的規範化管理，充分發揮作用，提高利用率，增強公司各部門工作的計畫性和協調性，進一步節約公司資源，確保會議室的文明、有效使用。

特制定本制度：

(一) 五樓集團會議室是集團專門用於召開會議和接待客人的場所，未經允許，不得挪作他用。會議室由行政管理部統一管理，負責使用登記與排程、裝置維護等相關內容。

(二) 為了避免會議時間發生衝突，各部門使用會議室提前乙個月申請，特殊情況至少提前一天通知行政管理部，並填寫《會議室使用申請表》，領取《會議記錄登記表》，以便統一安排。

(三) 填寫《會議室使用申請表》時，需說明會議相關情況。比如明確使用時間、參會人員等，如有需要行政管理部協辦的事項需提前註明，以便根據情況做好相關協調安排。

(四) 正常工作日，各部門提前到行政管理部填寫申請單，並到前台進行登記備案，即可使用會議室。沒有辦理報批手續的，一律不得使用會議室。經過批准後，行政部將派工作人員於會議召開前十分鐘開門，會議所需用水、手提電腦請各部門自行準備（總裁辦接待貴賓除外）。

若週六日使用，需提前1天到行政管理部填《會議室使用申請表》，領用會議室鑰匙備用，並於會議結束後及時歸還。

(五) 會議室使用需遵循領導、使用**部門優先，先登記先使用、先緊急後一般、先全域性後部門的原則；各部門之間可本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，立即開啟會議室先行使用，事後補辦有關登記。

(六) 部門會議及接待如與高管會議及接待發生使用衝突時，必須保證高管優先使用。各部門使用會議室按登記時間先後依次使用，如發生衝突，則由行政部管理部安排協調使用其他會議室或調整使用時間。

(七) 調音台、投影儀等裝置由專人除錯，未經允許不得隨意變動。如出現故障，影響會議進行，可通知資訊部門工作人員進行處理。

(八) 各部門須在所預約的時間到達會議室，並開始使用。超過20分鐘未到達會議室的，行政管理部有權對會議室的使用權另作安排。

(九) 如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。

(十) 為了不影響下乙個會議室的使用，各部門須按預約的時間內使用完畢若超時使用，會議預約負責任人處以每10分鐘20元罰款。

二、適用範圍：

本制度適用於集團會議室的管理與使用。

三、適用物件：

本制度適用於本集團各分子公司各部門。

四、注意事項：

(一) 使用會議室等各類場所時，愛護會議室的裝置設施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，未經會議室管理員辦同意，不得改變裝置、家具的位置，不得將場所內的物品攜出室外。音響、話筒等裝置不得擅自動用，如需調整使用應事先徵求行政管理部工作人員的同意，資訊部派專人進行除錯；

（二）愛護會議室的設施，保持會議室清潔。開會期間，要愛惜會議室的裝置及物品，特別是電腦、投影儀等貴重物品。與會人員要自覺維護環境衛生，做到不在會議室抽菸，更不能亂扔菸頭、紙屑和雜物，不隨地吐痰。

(三) 會議結束後，將《會議記錄登記表》交行政部前台。將會議室的使用部門應切斷會議室電燈、空調等電器裝置的電源，並配合工作人員檢查設施是否完好，如有損壞，照價賠償；衛生不合格的，使用部門要對會議室進行清掃和整理，並處以50元罰款。使用部門工作人員離開時，應確認會議室門窗是否鎖好。

否則若造成裝置和物品損壞或丟失的，則由使用部門承擔相應責任。

(四) 未經行政部允許，任何部門和個人不得將會議室內的所有設施裝置，未經允許不能帶出會議室，一經發現，必須立即將所帶出物品歸還，並將其處以100元罰款。

上述要求，請自覺遵守，行政管理部將作為是否繼續借用會議室的必要條件。

五、附則

（一）本制度的修訂、解釋權由集團公司行政管理部所有。

（二）此制度自發布之日起實行。

集團行政管理中心

2023年2月4日