為規範集團會議室管理，提高會議室使用效率，防止安排衝突和準備不足，特制訂本制度。
本制度涉及的會議室是指名典集團二樓商務會議室、五樓總監會議室和五樓多功能廳。使用和管理會議室，遵照本制度執行。
一、使用原則。會議室由各部門共同使用，總經辦秘書科統一管理。
秘書科安排會議室，遵照先到先安排的原則和先全域性後區域性、先緊急後一般的原則，統一安排會議室。
四十人以上的會議，原則上安排在五樓多功能廳。
二、使用申請。部門需要使用會議室，要向總經辦秘書科提出口頭或者書面申請，告知會議安排的基本情況和基本需求。書面申請格式見附件《會議室使用申請表》。
外單位需要會議室，由總經理決定或者由總經辦根據實際情況安排，其他部門不能對外承諾。
三、會場布置。會場由會議主辦部門布置，包括擺放桌椅、台布，製作席位牌和物料擺設等所有與會議有關的裝置和物料。
在五樓多功能廳布置會場，需要保安人員幫助的，可請保安隊派人協助。
四、裝置使用。會場需要使用音響、投影儀、遙控器、話筒、碟片、線路、網路、燈光、空調等裝置，要提前到會場檢查情況，如有不正常情況的，要與秘書科聯絡，由秘書科聯絡裝置科和資訊部等職能部門解決問題。如果本部門不會正確使用音響、投影儀等裝置的，要及早、主動與資訊部聯絡幫助解決。
會議需要的展架、手提電腦及其他會場裝置和物料等由會議主辦單位負責落實。
會議主辦部門在會後要及時關閉燈光、空調、音響裝置、投影儀等裝置。
會場桌椅和裝置原則上不能外借，如需要外借的，要經總監以上領導批准，對方出據借條並由秘書科登記造冊後才能出借。
秘書科對會議裝置使用情況進行會前和會後督查。
五、茶水**。會議需要**茶水的，要事先告知秘書科，由秘書科統一安排。夏季**礦泉水，冬季小型會議可以**開水，大型會議**礦泉水。
會議需要提供水果和香菸的，要事先經總監以上領導批准後告知秘書科，由秘書科負責安排。
六、衛生管理。會場衛生由行政部負責清潔。會議主辦單位在會後要通知行政部來清理會場。對會議中產生的各種物品，會後不需要繼續保留的，會議主辦單位要告知行政部進行清理。
主辦單位要在會前檢查會議室的衛生情況，發現不清潔的，要馬上通知行政部進行清潔。
舉辦有外單位來人的會議或者召開訂貨會等大型會議，行政部要提前檢查和清理衛生間，並放置衛生紙。
七、損壞管理。會議主辦單位如果發現會議室裝置損壞或者裝置不能正常使用的，要及時告知秘書科，由秘書科提請資訊部或者裝置科解決。在緊急情況下，會議主辦單位可以直接提請資訊部或者裝置科解決。
總經辦要與會議主辦單位、資訊部或者裝置科一起，調查裝置損壞的原因和責任人，按公司的規定追究責任。
八、安全保衛。參會人員要做好安全和保密工作，嚴禁傳播、洩露公司商業秘密。
會議室的鑰匙實行專人保管。召開訂貨會等有保密材料或者重要裝置的會議，由行政部派保安人員到會負責安全保衛工作。
九、宣傳品製作。會議室內外所需的條幅、看板、易拉寶等宣傳引導品，由會議主辦單位提出意見，經總監以上領導批准後由品牌推廣部負責製作，在會前放置在規定的地點。
會議需要照相和錄影的，由文化培訓部負責。
十、資料儲存。會議使用的影音資料、**和電子文件等數碼材料和會議分發的紙質資料，會議結束後要及時提供給秘書科存檔。
十一、其他事項。與會場管理有關的其他事項，由各職能部門各自負責。
附件：《會議室使用申請表》。
會議室使用申請表
集團會議室使用管理制度
一 目的 為加強對集團會議室的規範化管理，充分發揮作用，提高利用率，增強公司各部門工作的計畫性和協調性，進一步節約公司資源，確保會議室的文明 有效使用。特制定本制度 一 五樓集團會議室是集團專門用於召開會議和接待客人的場所，未經允許，不得挪作他用。會議室由行政管理部統一管理，負責使用登記與排程 裝置...
會議室管理制度
x會議室使用管理辦法 為了充分利用會議室功能，使會議室的管理和使用更加規範化 合理化，確保公司各類會議正常召開。現根據本公司實際情況，制定會議室使用管理辦法。1 會議室專門用做召開會議與研討工作之用，未經允許不得挪借他用。2 會議裝置管理統一由綜合行政部負責，會議涉及到的筆記本 錄音筆等裝置到綜合行...
會議室管理制度
1.目的 為節約公司資源，提高各部門會議效率，保障會議室的正常使用狀態，人事行政部現面向公司內部實施會議室使用管理制度，具體事項如下 2.適用範圍 本制度適用於公司各部門會議室的管理與使用。3.管理許可權 3.1 行政管理部 全面負責會議室日常管理。1 會議室使用接收 審核及相關協調工作 2 會議室...